Verwenden Sie die Datenbankvorlage „Students Access".
Verwenden Sie die Datenbankvorlage für Access-Studenten, um Informationen über Ihre Schüler zu verfolgen, einschließlich Notfallkontakte, medizinische Informationen und Informationen über ihre Erziehungsberechtigten. Sie können auch Schüler suchen und filtern, die Anwesenheit von Schülern verfolgen, Spalten ein- oder ausblenden und Schüleradressen zuordnen.
Möchten Sie sich ein Video über die Verwendung dieser Vorlage ansehen? Siehe diesen Artikel, Verwenden Sie die Schülerdatenbankvorlage .
Hinweis: Die Vorlage für die Schülerdatenbank wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download zur Verfügung steht. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Nutzung der Datenbank
In diesem Artikel behandeln wir die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Schülerdatenbankvorlage.
Bereiten Sie die Datenbank für die Verwendung vor
Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen anzeigen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .
Schließen Sie das Willkommensformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Statusleiste auf Diesen Inhalt aktivieren .
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll .
Suchen Sie nach einem Schüler
Mit dem Feld „Schnellsuche" können Sie schnell einen Schüler auf dem Formular „Studentenliste" finden.
Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen . (Das ist das X im Suchfeld.)
Filtern Sie die Schülerliste
Auf dem Formular Schülerliste können Sie die Liste der Schüler filtern und Ihre bevorzugten Filter für die zukünftige Verwendung speichern.
Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
Klicken Sie auf Filter speichern .
Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein und klicken Sie dann auf Schließen .
Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.
Spalten ein- oder ausblenden
Auf dem Formular „Studentenliste" sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:
Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden .
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Spalten einblenden" das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Schülerdetails anzeigen
Mit dem Formular Schülerdetails können Sie weitere Informationen zu einem Schüler anzeigen und eingeben, darunter Bilder, Erziehungsberechtigte, Notfallinformationen und Anwesenheit. So zeigen Sie das Formular „Student Details" an:
Klicken Sie im Formular „Studentenliste" neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .
Bild hinzufügen
Auf dem Formular Schülerdetails können Sie Bilder und andere Anhänge hinzufügen.
Klicken Sie unter dem Bilderrahmen auf Bild bearbeiten .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf Hinzufügen .
Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf OK .
Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anhängen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Tabellenkalkulationen.
Fügen Sie Schüler aus Microsoft Outlook hinzu
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Schüler aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
Klicken Sie im Formular Schülerliste auf Aus Outlook hinzufügen .
Wählen Sie im Dialogfeld „Hinzuzufügende Namen auswählen" die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK .
Zeigen Sie eine Karte mit der Adresse eines Schülers an
Wenn Sie im Formular „Studentendaten" eine Adresse für den Schüler eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:
Klicken Sie auf Zum Zuordnen klicken .
Berichte anzeigen
Die Schülerdatenbank enthält mehrere Berichte, darunter Alle Schüler , Allergien und Medikamente , Kontaktinformationen für Notfälle , Informationen zu Erziehungsberechtigten und mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einen einfachen Bericht erstellen .
Ändern Sie die Schülerdatenbank
Sie können die Datenbank „Schüler" anpassen, indem Sie der Tabelle „Studenten" ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Formular „Schülerliste" , dem Formular „Schülerdetails " und dem Bericht „Alle Schüler" hinzufügen.
Fügen Sie der Tabelle „Studenten" ein Feld hinzu
Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Students .
Scrollen Sie nach rechts, bis Sie die Spalte mit dem Namen Neues Feld hinzufügen sehen. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben Sie den Feldnamen ein.
Wenn Sie zum ersten Mal Daten in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.
Fügen Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzu
Sobald ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste in das Formular oder den Bericht.
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