Verwenden Sie die Projects Access-Datenbankvorlage
Verwenden Sie die Access-Projektverwaltungsdatenbank, um Projekte und die zugehörigen Aufgaben und Mitarbeiter zu verwalten. Sie können auch Projektdetails suchen und filtern, allgemeine Aufgaben eingeben und Daten per E-Mail-Nachrichten senden oder empfangen.
Hinweis: Die Vorlage für die Projektmanagement-Datenbank wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download zur Verfügung steht. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Nutzung der Datenbank
In diesem Artikel behandeln wir die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Desktopdatenbankvorlage Projects.
Bereiten Sie die Datenbank für die Verwendung vor
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, gehen Sie wie folgt vor:
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Statusleiste auf Diesen Inhalt aktivieren .
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll .
Mitarbeiter hinzufügen
Um mit der Verwendung der Projektdatenbankvorlage zu beginnen, besteht der erste Schritt darin, Mitarbeiter hinzuzufügen, damit Sie jemanden haben, dem Sie Projekte und Aufgaben zuweisen können. Verwenden Sie dieses Verfahren, um Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, oder lesen Sie den nächsten Abschnitt, um Mitarbeiter aus Ihren Outlook-Kontakten hinzuzufügen.
Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste .
Geben Sie auf dem Formular Mitarbeiterliste die Details jedes Mitarbeiters ein.
Um detailliertere Informationen zu einem Mitarbeiter einzugeben, doppelklicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf den Namen des Mitarbeiters und geben Sie die Informationen im Formular Mitarbeiterdetails ein.
Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projektliste zurückzukehren.
Fügen Sie Kontakte aus Microsoft Outlook hinzu
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Mitarbeiter aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste .
Klicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf Aus Outlook hinzufügen .
Wählen Sie im Dialogfeld „Hinzuzufügende Namen auswählen" die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK .
Fügen Sie ein neues Projekt hinzu
Klicken Sie im Formular Projektliste auf Neues Projekt .
Geben Sie im Formular Projektdetails die Details des Projekts ein und klicken Sie dann auf Schließen .
Bearbeiten Sie ein vorhandenes Projekt
Doppelklicken Sie im Formular Projektliste auf das Projekt, das Sie bearbeiten möchten.
Fügen Sie im Formular Projektdetails die Details des Projekts hinzu oder bearbeiten Sie sie.
Fügen Sie eine Aufgabe hinzu
Klicken Sie im Formular Projektdetails auf Aufgabe hinzufügen .
Geben Sie im Formular Aufgabendetails die Details der Aufgabe ein und klicken Sie dann auf Schließen .
Access zeigt das neue Projekt in der Liste Projektaufgaben im Formular Projektdetails an.
Bearbeiten Sie eine Aufgabe
Klicken Sie im Formular Projektdetails auf die Registerkarte Projektaufgaben .
Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten.
Bearbeiten Sie im Formular Aufgabendetails die Details der Aufgabe und klicken Sie dann auf Schließen .
Fügen Sie eine allgemeine Aufgabe hinzu
Allgemeine Aufgaben sind Aufgaben, die häufig in vielen verschiedenen Projekten verwendet werden, z. B. Budgetierung oder Schulung. Nachdem Sie eine allgemeine Aufgabe eingegeben haben, kann sie zu jedem Projekt in der Projektdatenbank hinzugefügt werden, ohne dass Sie die Aufgabendetails erneut eingeben müssen.
Klicken Sie im Formular Projektdetails auf Allgemeine Aufgaben .
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder allgemeinen Aufgabe, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Fügen Sie am Ende der Liste neue allgemeine Aufgaben hinzu.
Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projektdetails zurückzukehren.
Filtern Sie die Projektliste
Auf dem Projektlistenformular können Sie die Liste der Projekte filtern und Ihre bevorzugten Filter für die zukünftige Verwendung speichern.
Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
Klicken Sie auf Filter speichern .
Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein und klicken Sie dann auf Schließen .
Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.
Projekt- oder Mitarbeiterdetails anzeigen
Mit den Formularen Projektdetails und Mitarbeiterdetails können Sie weitere Informationen zu einem Projekt oder Mitarbeiter anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular „Projektdetails" oder das Formular „Mitarbeiterdetails" an:
Doppelklicken Sie im Formular Projektliste oder Mitarbeiterliste auf das Element, das Sie anzeigen möchten.
Anhänge hinzufügen
Auf den Formularen Projektdetails , Aufgabendetails und Mitarbeiterdetails können Sie Bilder und andere Anhänge hinzufügen.
Doppelklicken Sie in einem beliebigen Detailformular auf das Feld Anhänge (doppelklicken Sie im Formular Mitarbeiterdetails auf das Bildsymbol).
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf Hinzufügen .
Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf OK .
Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anhängen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Tabellenkalkulationen.
Berichte anzeigen
Die Projektdatenbank enthält mehrere Berichte, darunter Offene Projekte , Aufgabendetails , Mitarbeiteradressbuch und mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:
Wählen Sie im Formular Projektliste den Bericht aus, den Sie aus der Liste Berichte anzeigen möchten.
So drucken Sie einen Bericht:
Klicken Sie auf Datei > Drucken .
Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einen einfachen Bericht erstellen .
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