Verwenden Sie externe Datenspalten in einem Word-Dokument
Möchten Sie die Eingabe genauer und aktueller Daten in ein Geschäftsdokument einfach und effizient gestalten? Sie können Daten aus einer externen Quelle im Text eines Microsoft Word 2013-Dokuments verwenden, indem Sie eine Kombination aus externen Microsoft SharePoint-Datenspalten und Word-Inhaltssteuerelementen verwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Standardkundenvertrag in einer Dokumentbibliothek erstellen, die einen Kundennamen, einen Firmennamen und eine Telefonnummer enthält, die in einer Branchendatenbank (LOB) wie SAP oder Dynamics CRM gespeichert sind.
Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten und Festlegen einer Dateivorlage für eine Dokument- oder Formularbibliothek .
Was möchten Sie tun?
Bevor Sie beginnen
Das Arbeiten mit externen Daten erfordert mehrere erforderliche Aufgaben, um einen sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen bei der Planung Ihrer nächsten Schritte helfen. Wenn beim Versuch, mit externen Daten zu arbeiten, Probleme auftreten, können Ihnen diese Informationen außerdem dabei helfen, das Problem zu identifizieren. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator Folgendes tun:
Vorbereiten der externen Datenquelle Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle erteilen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände geraten. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Ansichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf das Notwendige zu beschränken und die Leistung zu verbessern.
Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren.
Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss Folgendes tun: Ermitteln Sie den besten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle, erstellen Sie eine Zielanwendung und legen Sie die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung fest.
Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über die Berechtigung zum Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und dass die entsprechenden Benutzer Zugriff auf den externen Inhaltstyp haben, auf dem die externe Liste basiert.
Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen zu Verbindungen, Zugriff, Vorgangsmethoden, Spalten, Filtern und anderen Metadaten enthält, die zum Abrufen der Daten aus der externen Datenquelle verwendet werden.
Stellen Sie sicher, dass Office-Produkte einsatzbereit sind Um externe Daten mit Office-Produkten zu synchronisieren, benötigen Sie Windows 7 oder höher und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 auf jedem Client-Computer (ggf. werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Office-Installationsoption Business Connectivity Services aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung). Diese Option installiert die Business Connectivity Services-Clientlaufzeit, die Folgendes ausführt: Zwischenspeichern und Synchronisieren mit externen Daten, Zuordnen von Geschäftsdaten zu externen Inhaltstypen, Anzeigen der externen Elementauswahl in Office-Produkten und Ausführen benutzerdefinierter Lösungen in Office-Produkten.
Erfahren Sie mehr über strukturierte Dokumente
Strukturierte Dokumente steuern, wo Inhalte in einem Dokument erscheinen können, welche Art von Inhalten im Dokument erscheinen können und ob die Inhalte bearbeitet werden können. Beispiele für strukturierte Dokumente sind:
Ein Rechtsdokument, das Rechtssprache enthält, die nicht bearbeitet werden sollte.
Ein Standard-Deckblatt für ein Geschäftsangebot, bei dem ein Autor Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name eingeben muss.
Eine Rechnung, die automatisch aktuelle Kundendaten enthält.
Um ein strukturiertes Dokument in Word 2013 zu erstellen, verwenden Sie Inhaltssteuerelemente, mit denen Sie die Position des Inhalts festlegen, die Art des Inhalts (Text, Datum, Bild usw.) angeben, mit Farbe hervorheben und die Bearbeitung steuern können. Sie können die Inhaltssteuerelemente auch automatisch mit entsprechenden externen Datenspalten verknüpfen.
Erstellen Sie externe Datenspalten in einer Liste oder Bibliothek
Hinweis: Das Erstellen einer externen Datenspalte erfordert die Beitragsberechtigung oder höher für die Liste oder Bibliothek.
Navigieren Sie zur SharePoint-Website und dann zur Liste oder Bibliothek.
Hinweis: Sie können einer externen Liste keine externe Datenspalte hinzufügen.
Klicken Sie auf Liste oder Bibliothek > Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen .
Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Spalte erstellen .
Geben Sie den Namen der Spalte ein, z. B. Kunde , und klicken Sie dann unter Spaltentypen auf Externe Daten .
Klicken Sie unter Externer Inhaltstyp auf die Auswahl für externe Inhaltstypen und wählen Sie dann das entsprechende Element aus der Liste der externen Inhaltstypen aus, z. B. Kunde .
Entscheiden Sie, wie Sie mit den für den externen Inhaltstyp definierten Aktionen umgehen möchten, indem Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte ausführen:
Um ein Menü mit einer oder mehreren Aktionen anzuzeigen, klicken Sie auf Aktionsmenü anzeigen .
Damit die externe Datenspalte bei Auswahl die Standardaktion ausführt, klicken Sie auf Diese Spalte mit der Standardaktion des externen Inhaltstyps verknüpfen .
Klicken Sie unter Spalte hinzufügen, um jedes dieser zusätzlichen Felder anzuzeigen auf Alle Felder auswählen oder wählen Sie einen oder mehrere spezifische Feldnamen aus, z. B. Firmenname und Geschäftstelefon .
Erstellen Sie eine Word-Vorlage, um externe Daten in Inhaltssteuerelementen anzuzeigen
Klicken Sie in der SharePoint-Dokumentbibliothek auf Bibliothek > Bibliothekseinstellungen .
Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen .
Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage unter Vorlagen-URL auf Vorlage bearbeiten .
Um nach dem Öffnen von Word 2013 den Dokumentinformationsbereich anzuzeigen oder auszublenden, klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Vorlagen auf Dokumentbereich , aktivieren oder deaktivieren Sie Dokumentinformationsbereich beim Öffnen und ersten Speichern des Dokuments immer anzeigen und klicken Sie dann auf OK .
Fügen Sie Standardtext hinzu, der in jedem Dokument erscheinen soll.
Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Standardvertragstext hinzufügen, der für ein Verkaufsangebot erforderlich ist.
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Quick Parts , zeigen Sie auf Dokumenteigenschaft und klicken Sie dann auf jedes Feld, das auf den externen Datenspalten basiert, und ziehen Sie es als Inhaltssteuerelemente in den Hauptteil des Dokuments.
Klicken Sie beispielsweise auf CustomerName , BusinessName und BusinessPhone und ziehen Sie sie.
Klicken Sie auf Datei > Speichern und beenden Sie dann Word 2013.
Klicken Sie in SharePoint auf der Seite Erweiterte Einstellungen der Dokumentbibliothek auf OK .
Erstellen Sie ein Word-Dokument und geben Sie Daten ein
Klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf Dokument > Neues Dokument .
Bearbeiten und überarbeiten Sie den Standardtext nach Bedarf.
Um die richtigen Werte für die externen Datenspalten einzugeben, wählen Sie das Inhaltssteuerelement aus, das die externe Datenelementauswahl enthält.
Wählen Sie beispielsweise den entsprechenden Kundennamen aus, und die Werte Customer , BusinessName und BusinessPhone werden automatisch für Sie ausgefüllt.
Klicken Sie auf Datei > Speichern und beenden Sie dann Word.
Die Spaltenwerte für externe Daten werden im Word-Dokument gespeichert und auch als entsprechende Spaltenwerte für externe Daten für das gespeicherte Dokument in der Dokumentbibliothek angezeigt.
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