Verwenden Sie InfoPath-E-Mail-Formulare in Outlook
Wenn Sie Microsoft Office InfoPath-Formulare bereits für Aufgaben wie das Senden wöchentlicher Statusberichte verwenden und wenn Sie Microsoft Office Outlook 2007 zum Verwalten von E-Mail-Nachrichten verwenden, können InfoPath-E-Mail-Formulare dabei helfen, die Prozesse zu optimieren, die Sie für die Zusammenarbeit und den Austausch von Daten verwenden. Das liegt daran, dass Sie InfoPath-Formulare in Office Outlook 2007 öffnen, ausfüllen und senden können, ohne InfoPath öffnen zu müssen. Wenn Sie ein InfoPath-E-Mail-Formular erhalten, können Sie darauf antworten, es weiterleiten und speichern, genau wie alle anderen Elemente in Office Outlook 2007.
In diesem Artikel
Voraussetzungen für die Verwendung von InfoPath-E-Mail-Formularen
Bevor Sie beginnen, sollten Sie die folgenden Voraussetzungen für die Verwendung von InfoPath-E-Mail-Formularen lesen. Wenn die folgenden Elemente in Ihrer Organisation zutreffen, können Sie InfoPath-E-Mail-Formulare verwenden, um Formulardaten zu senden oder zu empfangen.
Installationsvoraussetzungen Zum Senden oder Empfangen von InfoPath-E-Mail-Formularen in Microsoft Office Outlook 2007 muss Microsoft Office InfoPath 2007 auf Ihrem Computer installiert und Office Outlook 2007 zum Senden und Empfangen von InfoPath-E-Mail-Formularen konfiguriert sein. Wenn Sie diese Programme auf Ihrem Computer installiert haben und Office Outlook 2007 zum Senden von InfoPath-E-Mail-Formularen konfiguriert ist, dies jedoch nicht für die Empfänger Ihrer InfoPath-E-Mail-Formulare gilt, werden die von Ihnen gesendeten Formulare diesen Empfängern angezeigt als Anhänge von E-Mail-Nachrichten. Die Empfänger können dann die angehängten Formulare speichern und mithilfe von InfoPath öffnen. Office Outlook 2007 ist standardmäßig so konfiguriert, dass InfoPath-E-Mail-Formulare gesendet und empfangen werden. Um InfoPath-E-Mail-Formulare zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie im Dialogfeld Optionen in Office Outlook 2007 auf der Registerkarte Sonstige auf Erweiterte Optionen , und aktivieren oder deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen InfoPath-E-Mail-Formulare aktivieren im Dialogfeld Erweiterte Optionen .
Verfügbarkeit von Formularen Wenn Sie möchten, dass Benutzer InfoPath-E-Mail-Formulare ausfüllen und die Daten an Sie zurücksenden, und die dem Formular zugeordnete Formularvorlage nicht an einem freigegebenen Speicherort gespeichert ist, auf den Ihre Benutzer zugreifen können, können Sie die Formularvorlage in die einschließen InfoPath-E-Mail-Formular, indem Sie im Aufgabenbereich E-Mail- Optionen auf die Option Formularvorlage einschließen klicken. Der Aufgabenbereich wird angezeigt, wenn Sie ein InfoPath-E-Mail-Formular weiterleiten oder darauf antworten oder wenn Sie es senden, indem Sie im Formular auf Senden klicken . Alternativ können Sie eine schreibgeschützte Version des Formulars senden.
Installationsvoraussetzungen für Empfänger Wenn die Empfänger Ihrer InfoPath-E-Mail-Formulare Microsoft Office Outlook 2007 und Microsoft Office InfoPath 2007 nicht installiert und für die Verwendung von InfoPath-E-Mail-Formularen konfiguriert haben, erhalten sie eine E-Mail-Nachricht mit einer HTML-Darstellung der Standardformularansicht, und ein InfoPath-Formular wird an die E-Mail-Nachricht angehängt. Wenn die Empfänger eine frühere Version von InfoPath installiert haben und das Formular abwärtskompatible Features enthält, können sie die angefügte Formulardatei speichern und mit der früheren Version von InfoPath öffnen.
Hinweis: Wenn die InfoPath-E-Mail-Formulare, die Sie an andere senden, ausgefüllt und an Sie zurückgesendet werden, können Sie die Daten aus diesen Formularen auf verschiedene Weise in Office Outlook 2007 überprüfen. Beispielsweise können Sie die Daten mithilfe von a angepasste Ansicht eines InfoPath-Formularordners, mit der Sie die Formulardaten anzeigen können, ohne die Formulare selbst zu öffnen. Sie können auch mehrere InfoPath-E-Mail-Formulare in einem einzigen Formular zusammenführen, um Daten zu analysieren oder zu vergleichen, oder die Daten aus einem oder mehreren InfoPath-E-Mail-Formularen nach Microsoft Office Excel 2007 exportieren. Weitere Informationen zu diesen Aufgaben finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Sammeln Sie Daten von anderen mithilfe eines InfoPath-E-Mail-Formulars
Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu und klicken Sie dann auf InfoPath-Formular auswählen .
Doppelklicken Sie im Dialogfeld InfoPath-Formular auswählen auf das gewünschte Formular.
Klicken Sie im Fenster InfoPath-Formular: Formularname auf Weiterleiten .
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger in die Felder An und Cc ein. Trennen Sie Namen mit einem Semikolon (;).
Hinweis: Das Bcc -Feld wird standardmäßig nicht angezeigt. Um dem Feld Bcc eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf An oder Cc und geben Sie dann im angezeigten Dialogfeld die E-Mail-Adresse in das Feld Bcc ein.
Geben Sie im Feld Betreff einen neuen Betreff für die Nachricht ein.
Geben Sie im Feld Einführung einen erläuternden Text zum InfoPath-E-Mail-Formular ein.
Führen Sie im Aufgabenbereich E -Mail-Optionen einen der folgenden Schritte aus:
Um eine Version des Formulars zu senden, die Empfänger zum Ausfüllen und Senden von Daten verwenden können, klicken Sie auf Bearbeitbares Formular .
Hinweis: Wenn sich die Formularvorlage für das Formular nicht an einem freigegebenen Speicherort befindet, auf den andere Benutzer zugreifen können, z. B. in einem Netzwerkordner oder auf einer Windows SharePoint Services 3.0-Website, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formularvorlage einschließen .
Um eine schreibgeschützte Version des Formulars zu senden, klicken Sie auf Nur-Lese-Snapshot .
Klicken Sie auf Senden .
Hinweis: Da Sie ein InfoPath-E-Mail-Formular senden, um Daten von anderen zu sammeln, müssen Sie keine Daten in die InfoPath-E-Mail-Formularfelder eingeben, bevor Sie das Formular senden.
Übermitteln Sie Ihre eigenen Daten mithilfe eines InfoPath-E-Mail-Formulars
Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu und klicken Sie dann auf InfoPath-Formular auswählen .
Klicken Sie im Dialogfeld InfoPath-Formular auswählen auf das gewünschte Formular.
Geben Sie im Fenster InfoPath-Formular: Formularname Daten in das InfoPath-E-Mail-Formular ein.
Tipp: Das Ausfüllen eines InfoPath-E-Mail-Formulars ist genauso wie das Ausfüllen eines Formulars in InfoPath. Wenn das Formular beispielsweise mehr als eine Ansicht enthält, können Sie die Ansicht wechseln, indem Sie im Formular auf das Menü Ansicht klicken und dann die gewünschte Ansicht auswählen. Weitere Informationen zum Ausfüllen von InfoPath-Formularen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Klicken Sie auf Absenden , und geben Sie dann im Dialogfeld InfoPath-Formular: Formularname die E-Mail-Adressen der Empfänger in die Felder An , Cc oder Bcc ein . Trennen Sie Namen mit einem Semikolon (;).
Hinweis: Wenn der Designer der Formularvorlage eine benutzerdefinierte Sendeaktion definiert hat, werden die Daten automatisch gesendet.
Geben Sie im Feld Betreff einen neuen Betreff für die Nachricht ein.
Geben Sie in das große Feld unten im Dialogfeld einen erläuternden Text zum InfoPath-E-Mail-Formular ein.
Klicken Sie auf Senden .
Um eine Kopie des soeben gesendeten Formulars im aktiven Ordner zu speichern, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern .
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