Richten Sie eine automatische Google Voice-Vermittlung ein – Google Workspace-Administratorhilfe [gg-a-en]

Richten Sie eine automatische Google Voice-Vermittlung ein

Diese Funktion ist mit den Voice Standard- und Premier-Abonnements verfügbar. Erfahren Sie mehr

Sie können in Google Voice ein Menü einrichten, um Anrufer an die richtigen Personen oder Abteilungen in Ihrer Organisation weiterzuleiten. Diese automatische Telefonzentrale (Auto Attendant) spielt Nachrichten ab und ermöglicht Anrufern die Auswahl von Optionen.

Sie könnten beispielsweise ein Menü einrichten, etwa „Für Support drücken Sie die Eins." Für den Verkauf drücken Sie die 2. Um mit einem Mitarbeiter zu sprechen, drücken Sie die Null."

Schritt 1: Erstellen Sie eine automatische Telefonzentrale

Erstellen Sie im Hauptfenster eine vorhandene automatische Telefonzentrale oder wählen Sie sie zum Ändern aus.

1. Melden Sie sich bei Ihrer Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an (endet nicht auf @gmail.com).

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Menü Apps Google Workspace Google Voice .
3. Klicken Sie auf Automatische Telefonzentralen .
   Die Admin-Konsole zeigt eine Liste der automatischen Telefonzentralen in Ihrer Organisation an.
4. Klicken Sie oben auf Erstellen .
5. Geben Sie einen Namen für die automatische Telefonzentrale ein und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
6. Klicken Sie auf Erstellen .
7. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die automatische Telefonzentrale einzurichten.

Schritt 2: Grüße hinzufügen

Geben Sie im Abschnitt „Erste Begrüßung" die ersten Nachrichten ein, die Anrufer hören sollen.

1. Klicken Sie unter „Willkommensnachricht" auf „Willkommensnachricht hinzufügen" oder „Weitere Willkommensnachricht hinzufügen" und wählen Sie eine Option aus:
   • Text-to-Speech (TTS) verwenden: Geben Sie eine Willkommensnachricht ein und klicken Sie dann auf „Standard" , um die Sprache, den Sprachtyp und die Nachrichtengeschwindigkeit auszuwählen. Klicken Sie auf OK .
   • Laden Sie Ihr eigenes Audio hoch: Laden Sie eine aufgezeichnete Nachricht hoch, wählen Sie die Sprache aus und ändern Sie bei Bedarf den aufgezeichneten Text. Klicken Sie auf Speichern .
2. (Optional) Um eine Ankündigung einzugeben, die Benutzer nicht überspringen können, klicken Sie auf „Eine besondere Ankündigung hinzufügen" und wählen Sie eine Option aus.
   Sie könnten beispielsweise hinzufügen: „Wir verzeichnen ein überdurchschnittlich hohes Anrufaufkommen."
3. Klicken Sie auf Fertig .

Schritt 3: Anrufbearbeitung einrichten

Wählen Sie im Abschnitt „Anrufbearbeitung" die Aktionen der automatischen Telefonzentrale aus, nachdem Anrufer die Begrüßungen gehört haben.

Menüaufforderungen abspielen

Erstellen Sie Menüoptionen, aus denen Anrufer auswählen können.

1. Geben Sie im Feld „Optionale Einführung hinzufügen" eine Nachricht ein, die das Menü und seine Optionen erläutert.

   Zum Beispiel: „Bitte hören Sie aufmerksam zu und wählen Sie aus den folgenden Menüoptionen."

2. (Optional) Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf „en-US" und wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus.
3. Geben Sie in der Eingabeaufforderung „Fügen Sie eine Eingabeaufforderung für die Taste n hinzu" eine Nachricht ein, die den Anrufern mitteilt, wofür die Option gedacht ist.

   Beispiel: „Für technischen Support drücken Sie die Eins."

4. (Optional) Um die Eingabeaufforderungsnummer und den Schlüssel zu ändern, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie einen verfügbaren Schlüssel.

5. Klicken Sie neben „Aktion auswählen" auf den Abwärtspfeil und wählen Sie aus, was passieren soll, nachdem die Schlüsselbotschaft abgespielt wurde:

Weiter zu einem Untermenü	Leiten Sie Anrufer zu einem anderen Menü weiter. Sie müssen auch das Untermenü einrichten.
Wiederholen Sie dieses Menü	Spielen Sie die Einführungsnachricht noch einmal ab.
Spielen Sie eine Nachricht ab	Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab. Sie müssen auch auswählen, was als Nächstes zu tun ist: Dieses Menü wiederholen – Spielen Sie die Einführungsnachricht erneut ab. Anrufer trennen – Trennen Sie den Anrufer nach dem Abspielen der Nachricht.
An Voicemail senden	Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab und leiten Sie den Anrufer dann an die Voicemail weiter. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen eingeben, um die Voicemail zu erhalten.
Leiten Sie den Anrufer weiter	Geben Sie im Feld „Optionale Ansage" eine Nachricht ein, die den Anrufern vor der Weiterleitung vorgespielt werden soll. Zum Beispiel: „Bitte warten Sie, während wir Sie an unsere Vertriebsabteilung weiterleiten." (Optional) Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf „en-US" und wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus. Klicken Sie im Feld Übertragungstyp auf den Abwärtspfeil und wählen Sie die Art der Überweisung: Benutzer: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person in Ihrer Organisation ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, der keine Telefonnummer hat, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Automatische Telefonzentrale : Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie die automatische Telefonzentrale aus, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Die automatische Telefonzentrale benötigt eine Telefonnummer, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Telefonnummer – Geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Um eine Telefonnummer zu verwenden, die nicht in den USA liegt, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie ein Land oder eine Region aus der Liste aus.

6. (Optional) Um weitere Menüoptionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Option hinzufügen .
7. (Optional) Um die Reihenfolge der Menüoptionen zu ändern, ziehen Sie neben einer Taste „Verschieben". in der Reihenfolge nach oben oder unten verschieben.
8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Fertig" .

Anrufer weiterleiten

Richten Sie ein, wohin Anrufer weitergeleitet werden sollen.

1. Geben Sie im Feld „Optionale Ansage" eine Nachricht ein, die den Anrufern vor der Weiterleitung vorgespielt werden soll.

   Zum Beispiel: „Bitte warten Sie, während wir Sie an unsere Vertriebsabteilung weiterleiten."

2. (Optional) Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf „en-US" und wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus.
3. Klicken Sie im Feld Übertragungstyp auf den Abwärtspfeil und wählen Sie die Art der Überweisung:
   • Benutzer: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person in Ihrer Organisation ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, der keine Telefonnummer hat, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
   • Automatische Telefonzentrale : Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie die automatische Telefonzentrale aus, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Die automatische Telefonzentrale benötigt eine Telefonnummer, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
   • Telefonnummer – Geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Um eine Telefonnummer zu verwenden, die nicht in den USA liegt, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie ein Land oder eine Region aus der Liste aus.

An Voicemail senden

Richten Sie Voicemail für Anrufer ein.

Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab und leiten Sie den Anrufer dann an die Voicemail weiter. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen eingeben, um die Voicemail zu erhalten.

Voicemail-Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Transkript und einer MP3-Datei der Nachricht.

Anrufer trennen

Die automatische Telefonzentrale trennt Anrufer, nachdem sie die Begrüßung gehört haben.

Schritt 4: Passen Sie Ihre Arbeitszeiten an

Bei Anrufen außerhalb Ihrer Arbeitszeiten kann die automatische Telefonzentrale eine alternative Begrüßung abspielen und Anrufe anders behandeln. Sie können auch Optionen für Feiertage angeben, wenn Sie geschlossen haben.

Legen Sie Öffnungszeiten fest

1. Klicken Sie links auf „Geschäftszeiten bearbeiten" .
2. Wählen Sie unter Öffnungszeiten die Öffnungszeiten Ihrer Organisation aus:
   • 24 Stunden pro Tag – (Standard) Die automatische Telefonzentrale verwendet immer die von Ihnen eingerichteten Standardoptionen. Die Optionen außerhalb der Geschäftszeiten werden nicht genutzt.
   • Individuelle Arbeitszeiten – Wählen Sie die Arbeitszeiten für Ihr Unternehmen. Anrufe außerhalb dieser Zeiten hören die Optionen außerhalb der Geschäftszeiten.
3. Wenn Sie mit dem Einstellen der Stunden fertig sind, klicken Sie auf „Fertig" .

Legen Sie Feiertagsschließungen fest

1. Klicken Sie im Feld Feiertagsschließungen auf Hinzufügen und wählen Sie den Tag aus, an dem Anrufer die Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten hören müssen.
2. (Optional) Um weitere Daten hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt eins.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Fertig" .

Legen Sie eine Aktion außerhalb der Geschäftszeiten fest

1. Geben Sie im Feld „Aktion außerhalb der Geschäftszeiten" die Ansage ein, die Anrufer hören, wenn es außerhalb Ihrer Arbeitszeiten oder während Feiertagsschließungen ist.

   Zum Beispiel: „Unsere Öffnungszeiten sind 9:00 bis 17:00 Uhr Eastern Time, bitte rufen Sie zurück."

2. (Optional) Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf „en-US" und wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus.
3. (Optional) Um eine weitere Ankündigung in einer anderen Sprache hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen .
4. Klicken Sie neben „Aktion auswählen" auf den Abwärtspfeil und wählen Sie eine Aktion aus, die nach dem Abspielen der Ansage ausgeführt werden soll:

Trennen Sie den Anrufer	Die automatische Telefonzentrale trennt Anrufer, nachdem sie die Ansage gehört haben.
An Voicemail senden	Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab und leiten Sie den Anrufer dann an die Voicemail weiter. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen eingeben, um die Voicemail zu erhalten.
Leiten Sie den Anrufer weiter	Geben Sie im Feld „Optionale Ansage" eine Nachricht ein, die den Anrufern vor der Weiterleitung vorgespielt werden soll. Zum Beispiel: „Bitte warten Sie, während wir Sie an unsere Vertriebsabteilung weiterleiten." (Optional) Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf „en-US" und wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus. Klicken Sie im Feld Übertragungstyp auf den Abwärtspfeil und wählen Sie die Art der Überweisung: Benutzer: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person in Ihrer Organisation ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, der keine Telefonnummer hat, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Automatische Telefonzentrale : Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie die automatische Telefonzentrale aus, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Die automatische Telefonzentrale benötigt eine Telefonnummer, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Telefonnummer – Geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Um eine Telefonnummer zu verwenden, die nicht in den USA liegt, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie ein Land oder eine Region aus der Liste aus.

5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Fertig" .

Schritt 5: Testen Sie die automatische Telefonzentrale

Nachdem Sie eine automatische Telefonzentrale erstellt oder geändert haben, können Sie eine Vorschau der Änderungen anzeigen, bevor Sie sie aktivieren.

1. Klicken Sie unten rechts auf Vorschau .
2. Klicken Sie an der Eingabeaufforderung auf Anrufen .

   Google Voice wird in einem neuen Tab Ihres Browsers geöffnet. Im rechten Bereich können Sie einen Beispielanruf an die von Ihnen eingerichtete Nummer der automatischen Vermittlung sehen und hören. Das rechte Feld wird eine Minute lang angezeigt.

3. Wähle eine Option:
   • Um die automatische Telefonzentrale zu testen, klicken Sie auf „Wählen". und wählen Sie Optionen.
   • Um die automatische Telefonzentrale zu ändern, kehren Sie zu den vorherigen Schritten zurück.

Schritt 6: Veröffentlichen Sie die automatische Telefonzentrale

Nachdem Sie die automatische Telefonzentrale getestet haben, veröffentlichen Sie sie, um die vorherige Version der automatischen Telefonzentrale zu ersetzen.

1. Klicken Sie unten rechts auf „Veröffentlichen" .
2. Wenn Sie eine Meldung über Fehler oder fehlende Informationen im Setup erhalten:
   1. Klicken Sie auf Schließen .
   2. Beheben Sie die Fehler.
   3. Nochmals veröffentlichen.
3. Klicken Sie bei der Bestätigung auf „Veröffentlichen" .

Schritt 7: Telefonnummern zuweisen

Hinweis: Um die automatische Telefonzentrale zu erreichen, müssen Sie der Telefonzentrale eine Sprachnummer zuweisen, die noch keinem Benutzer zugewiesen ist.

1. Klicken Sie links unter Telefonnummern auf Nummer zuweisen und wählen Sie eine Option:
   • ​Eine neue Nummer zuweisen – Um eine Nummer zu erstellen
   • Eine Nummer übernehmen – Um eine Ihrer Nummern für die automatische Telefonvermittlung umzuwidmen
   • Eine vorhandene Nummer neu zuweisen – Gehen Sie zu „Eine Voice-Nummer neu zuweisen".
2. Klicken Sie im Feld Land/Region auf den Abwärtspfeil und wählen Sie ein Land oder eine Region aus der Liste aus.

   Wenn Sie einen Standort auswählen, der nicht zu Ihren Voice-Standorten gehört, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Einzelheiten finden Sie unter Voice-Standorte hinzufügen .

3. Geben Sie im Feld Serviceadresse die Adresse Ihrer Organisation ein.

   Eine verfügbare Voice-Nummer wird angezeigt.

4. (Optional) Um eine andere Nummer zu finden, klicken Sie auf Ändern Wählen Sie neben einer Nummer in der Liste aus.
5. Klicken Sie auf Zuweisen .

Während Sie Informationen eingeben, speichert das System Ihre Änderungen.