Verwenden Sie eine Sprachausgabe, um Excel-Daten in Access-Desktopdatenbanken zu bringen
Dieser Artikel richtet sich an Personen mit visuellen oder kognitiven Beeinträchtigungen, die ein Bildschirmleseprogramm wie die Sprachausgabe von Microsoft, JAWS oder NVDA mit Microsoft 365-Produkten verwenden. Dieser Artikel ist Teil des Microsoft 365 Screenreader-Support- Inhaltssatzes, in dem Sie weitere Informationen zur Barrierefreiheit für unsere Apps finden. Allgemeine Hilfe finden Sie auf der Microsoft-Support-Startseite .
Verwenden Sie Access mit Ihrer Tastatur und einer Sprachausgabe, um ein Excel-Arbeitsblatt in Access zu importieren oder eine Verknüpfung von einer Access-Desktopdatenbank zu einem Excel-Arbeitsblatt herzustellen. Wir haben es mit der Sprachausgabe, JAWS und NVDA getestet, aber es könnte auch mit anderen Screenreadern funktionieren, solange sie den gängigen Zugänglichkeitsstandards und -techniken folgen.
Anmerkungen:
Neue Microsoft 365-Features werden nach und nach für Microsoft 365-Abonnenten veröffentlicht, sodass Ihre App diese Features möglicherweise noch nicht enthält. Nehmen Sie am Office Insider-Programm teil, um zu erfahren, wie Sie schneller auf neue Funktionen zugreifen können.
Weitere Informationen zu Bildschirmlesegeräten finden Sie unter Funktionsweise von Bildschirmlesegeräten mit Microsoft 365 .
In diesem Punkt
Bereiten Sie das Excel-Arbeitsblatt für den Import oder die Verknüpfung vor
Bevor Sie Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt in Access übertragen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das Arbeitsblatt zu überprüfen und zu entscheiden, wie Sie Daten daraus importieren möchten.
Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Teil davon verknüpfen oder importieren möchten. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts zu Access bringen möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die Zellen enthält, die Sie bringen möchten. Anweisungen finden Sie unter Verwenden eines Bildschirmleseprogramms zum Benennen einer Zelle oder eines Datenbereichs in Excel .
Stellen Sie sicher, dass das Excel-Arbeitsblatt im Flatfile-Format vorliegt, damit der Assistent die darin enthaltenen Daten problemlos verarbeiten kann. Korrigieren Sie beispielsweise mögliche Fehlerwerte, entfernen Sie unnötige leere Spalten und Zeilen und prüfen Sie, ob jede Spalte in jeder Zeile denselben Datentyp enthält. Ausführlichere Informationen zum Vorbereiten des Imports oder Verknüpfens finden Sie in den Abschnitten Vorbereiten des Arbeitsblatts, Vorbereiten der Excel-Daten und Fehlerbehebung bei fehlenden oder falschen Werten in Daten in einer Excel-Arbeitsmappe importieren oder verknüpfen .
Bereiten Sie die Access-Zieldatenbank für den Import vor
Bevor Sie Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überprüfen, ob die Access-Zieldatenbank für den Import bereit ist, und entscheiden Sie, wie Sie die importierten Daten speichern möchten.
Stellen Sie sicher, dass die Access-Zieldatenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie über Berechtigungen zum Vornehmen von Änderungen an der Datenbank verfügen.
Entscheiden Sie, ob Sie die Daten in einer neuen oder bestehenden Tabelle speichern möchten:
Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, erstellt Access eine Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Wenn bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden ist, überschreibt Access den Inhalt der Tabelle mit den importierten Daten.
Wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzufügen, werden die Zeilen im Excel-Arbeitsblatt an die angegebene Tabelle angehängt.
Wenn Sie sich entscheiden, die Excel-Daten an eine vorhandene Access-Tabelle anzuhängen, stellen Sie sicher, dass die Struktur- und Feldeinstellungen in den Quelldaten in Excel mit denen in der Zieltabelle in Access übereinstimmen. Um die Access-Tabelle in der Entwurfsansicht zur Überprüfung zu öffnen, drücken Sie Alt+H, W, D. Vergleichen Sie die Tabelle mit der Checkliste im Abschnitt Vorbereiten der Zieldatenbank, Schritt 2, in Daten in einer Excel-Arbeitsmappe importieren oder verknüpfen .
Importieren Sie die Daten
Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne das Excel-Quellarbeitsblatt zu ändern.
Hinweis: Möglicherweise benötigen Sie einen Kollegen, der Ihnen in Schritt 9 hilft, das Feld auszuwählen, das Sie bearbeiten möchten.
Schließen Sie die Excel-Quellarbeitsmappe, falls sie geöffnet ist.
Öffnen Sie die Access-Zieldatenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden.
Tipp: Wenn Sie eine neue, leere Datenbank erstellen möchten, drücken Sie Alt+F, N, L.
Führen Sie je nach verwendeter Access-Version einen der folgenden Schritte aus, um das Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" zu öffnen:
Drücken Sie in der Microsoft 365-Abonnementversion oder Access 2019 Alt+X, N, 1, dann F und X.
Drücken Sie in Access 2016 oder Access 2013 Alt+X, um zur Registerkarte Externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Gruppe „ Importieren und verknüpfen " erreichen, drücken Sie die NACH-RECHTS-TASTE, bis Sie „Excel" hören, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Das Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" wird geöffnet.
Führen Sie im Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" einen der folgenden Schritte aus, um die Excel-Datei anzugeben, die die zu importierenden Daten enthält:
Um den Fokus auf das Textfeld Dateiname zu verschieben, drücken Sie F und fügen Sie dann den Pfad zur Excel-Datei ein oder fügen Sie ihn ein.
Um nach der Datei zu suchen, drücken Sie R. Das Dialogfeld „ Datei öffnen " wird geöffnet. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei und drücken Sie die Eingabetaste, wenn Sie sich in der Datei befinden, um sie auszuwählen.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um anzugeben, wie Sie die importierten Daten speichern möchten:
Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, drücken Sie I, um zu wechseln und die Option Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren auszuwählen. Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.
Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen möchten, drücken Sie A, um zur Option Eine Kopie der Datensätze an die Tabelle anhängen zu wechseln und diese auszuwählen. Um die Tabelle auszuwählen, drücken Sie einmal die Tab-Taste. Der Fokus wird auf die Tabellenliste verschoben. Drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE, um die Liste zu erweitern, drücken Sie die nach-oben-oder nach-unten-Taste, bis Sie die gewünschte Tabelle hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um sie auszuwählen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen enthält.
Drücken Sie die Tab-Taste, bis Sie die Schaltfläche OK erreichen, und drücken Sie die Eingabetaste. Der Assistent zum Importieren von Tabellenkalkulationen wird gestartet .
Tipp: Wenn Ihr Screenreader die Assistentenfenster nicht automatisch liest, drücken Sie die SR-Taste+W.
Wenn die Excel-Quellarbeitsmappe nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche enthält, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um das zu importierende Arbeitsblatt oder den Bereich auszuwählen:
Um ein Arbeitsblatt auszuwählen, drücken Sie ALT+W, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie das gewünschte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um es auszuwählen.
Um einen benannten Bereich auszuwählen, drücken Sie ALT+R, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den gewünschten Bereich hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.
Das nächste Assistentenfenster wird geöffnet.
Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder -bereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zur Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften zu wechseln und diese auszuwählen. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus zum nächsten Assistentenfenster zu verschieben.
Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen, können Sie mit Schritt 11 fortfahren.
Im neuen Assistentenfenster können Sie bei Bedarf Informationen zu jedem zu importierenden Feld angeben. Das erste Feld im Arbeitsblatt oder Bereich wird ausgewählt. Sie können Folgendes tun:
Um den Namen des aktuellen Felds zu ändern, drücken Sie Alt+M und geben Sie den neuen Namen ein.
Um den Datentyp des Felds zu ändern, drücken Sie Alt+T. Der Fokus wird auf die Liste Datentyp verschoben . Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie den gewünschten Wert hören, und drücken Sie dann einmal die Tab-Taste.
Um zu ändern, ob das Feld indiziert ist oder nicht, drücken Sie Alt+I. Sie hören den aktuellen Wert. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie den gewünschten Wert hören, und drücken Sie dann einmal die Tab-Taste.
Wenn Sie das aktuelle Feld nicht importieren möchten, drücken Sie Alt+S, um zur Option Feld nicht importieren zu wechseln und auszuwählen.
Um ein anderes Feld auszuwählen, drücken Sie F6, bis Sie „Bereich" hören, und bitten Sie einen Kollegen, Ihnen bei der Auswahl des gewünschten Felds zu helfen. Ändern Sie die Felder wie oben beschrieben. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Eingabetaste, um zum nächsten Fenster des Assistenten zu wechseln.
Fügen Sie einen Primärschlüssel für die neue Tabelle hinzu. Der Primärschlüssel identifiziert die Datensätze in Ihrer Tabelle, sodass Sie Daten schneller abrufen können. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Um Access den Primärschlüssel hinzufügen zu lassen, drücken Sie A.
Um Ihren eigenen Primärschlüssel auszuwählen, drücken Sie C. Um den zu verwendenden Schlüssel zu definieren, drücken Sie einmal die Tab-Taste. Der Fokus wird auf die Schlüsselliste verschoben. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die nach-oben-oder nach-unten-Taste, bis Sie die gewünschte Taste hören.
Wenn Sie keine Primärschlüssel verwenden möchten, drücken Sie O.
Um das letzte Fenster des Assistenten zu verschieben, drücken Sie die Eingabetaste.
Das letzte Fenster des Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld In Tabelle importieren, und Sie hören den aktuellen Namen der Zieltabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den Import abzuschließen.
Hinweis: Wenn Sie eine Warnung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und Sie die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschreiben möchten, drücken Sie Y. Wenn Sie die Tabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie Alt+I, um den Fokus wieder auf zu verschieben Geben Sie im Feld In Tabelle importieren einen anderen Tabellennamen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Wenn der Import vollständig oder teilweise erfolgreich war, zeigt Access den Importstatus an. Access fordert Sie außerdem auf, die Importschritte zu speichern, um sie schnell ohne den Import-Assistenten zu wiederholen. Um diese Option auszuwählen, drücken Sie Alt+V. Um die Importschritte zu benennen, drücken Sie Alt+A und geben Sie einen Namen für den Importvorgang ein. Um die Importschritte zu speichern, drücken Sie Alt+S.
Wenn der Import fehlschlägt, hören Sie „Beim Importieren der Datei ist ein Fehler aufgetreten", gefolgt vom Dateinamen. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Warnmeldung zu verlassen.
Erstellen Sie eine Verknüpfung zu Daten in Excel
Verwenden Sie den Assistenten für Verknüpfungstabellen, um eine Verknüpfung von einer Access-Datenbank zu Daten in Excel zu erstellen, sodass Sie die Abfrage- und Berichtstools in Access verwenden können, ohne eine Kopie der Excel-Daten in Ihrer Datenbank verwalten zu müssen.
Wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel vornehmen, werden in der verknüpften Tabelle in Access angezeigt. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Excel-Quelldatei vornehmen.
Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.
Starten Sie den Link-Tabellen-Assistenten
In Access gibt es zwei Möglichkeiten, die Excel-Arbeitsmappe auszuwählen, mit der Sie verknüpfen möchten, und den Assistenten zum Verknüpfen von Tabellenkalkulationen zu starten. Sie können die Excel-Arbeitsmappe entweder in Access öffnen oder das Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" verwenden.
Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe in Access
Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten.
Drücken Sie Alt+F, O, um zum Menü Öffnen zu wechseln.
Um nach der Arbeitsmappe zu suchen, drücken Sie O. Das Windows-Dialogfeld „ Öffnen " wird geöffnet.
Um den Dateityp zu ändern, drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie "Dateityp Microsoft Access" hören, und drücken Sie ALT + NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-OBEN-TASTE, bis Sie "Alle Dateien" hören, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Navigieren Sie zur gewünschten Arbeitsmappe, und drücken Sie dann die Eingabetaste, um sie auszuwählen und den Assistenten für Verknüpfungstabellen zu starten.
Verwenden Sie das Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Excel-Tabelle".
Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten.
Tipp: Wenn Sie keine Verknüpfung zu einer vorhandenen Datenbank herstellen möchten, drücken Sie Alt+F, N, L, um eine neue, leere Datenbank zu erstellen.
Führen Sie je nach verwendeter Access-Version einen der folgenden Schritte aus, um das Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" zu öffnen:
Drücken Sie in der Microsoft 365-Abonnementversion oder Access 2019 Alt+X, N, 1, dann F und X.
Drücken Sie in Access 2016 oder Access 2013 Alt+X, um zur Registerkarte Externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Gruppe „ Importieren und verknüpfen " erreichen, drücken Sie die NACH-RECHTS-TASTE, bis Sie „Excel" hören, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Das Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" wird geöffnet.
Führen Sie im Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" einen der folgenden Schritte aus, um die Excel-Datei anzugeben, zu der Sie die Verknüpfung erstellen möchten:
Um den Fokus auf das Textfeld Dateiname zu verschieben, drücken Sie F und fügen Sie dann den Pfad zur Excel-Datei ein oder fügen Sie ihn ein.
Um nach der Datei zu suchen, drücken Sie R. Das Dialogfeld „ Datei öffnen " wird geöffnet. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei und drücken Sie die Eingabetaste, wenn Sie sich in der Datei befinden, um sie auszuwählen.
Drücken Sie Alt+L, um zur Option Durch Erstellen einer verknüpften Tabelle verknüpfen zur Datenquelle zu wechseln und diese auszuwählen, und drücken Sie die Eingabetaste. Der Link-Tabellen-Assistent wird gestartet.
Verwenden Sie den Link Spreadsheet Wizard, um einen Link zu Excel-Daten zu erstellen
Die Fenster des Link Spreadsheet Wizard führen Sie durch den Verknüpfungsprozess. Wählen Sie einfach die gewünschten Optionen aus und haben Sie die Excel-Daten im Handumdrehen mit Ihrer Datenbank verknüpft.
Tipp: Wenn Ihr Screenreader die Assistentenfenster nicht automatisch liest, drücken Sie die SR-Taste+W.
Wenn die Excel-Quellarbeitsmappe nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche enthält, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um das Arbeitsblatt oder den Bereich auszuwählen:
Um ein Arbeitsblatt auszuwählen, drücken Sie ALT+W, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie das gewünschte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um es auszuwählen.
Um einen Bereich auszuwählen, drücken Sie ALT+R, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den gewünschten Bereich hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.
Das nächste Assistentenfenster wird geöffnet.
Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder -bereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zur Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften zu wechseln und diese auszuwählen. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus zum nächsten Assistentenfenster zu verschieben.
Das letzte Fenster des Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld Name der verknüpften Tabelle, und Sie hören den aktuellen Namen der verknüpften Tabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Tabellennamen ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den Import abzuschließen.
Hinweis: Wenn Sie eine Warnung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und Sie die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschreiben möchten, drücken Sie Y. Wenn Sie die Zieltabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie Alt+I, um den Fokus zurück zu verschieben Geben Sie im Feld In Tabelle importieren einen anderen Tabellennamen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Wenn die Verknüpfung erfolgreich war, hören Sie „Verknüpfung der Tabelle mit Datei abgeschlossen", gefolgt vom Namen der Excel-Datei. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Benachrichtigung zu verlassen. Navigieren Sie zur verknüpften Tabelle und überprüfen Sie deren Inhalt. Informationen zur Fehlerbehebung finden Sie unter Fehlerbehebung bei #Num! und andere falsche Werte in einer verknüpften Tabelle beim Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe .
Wenn die Verknüpfung fehlgeschlagen ist, überprüfen Sie die Excel-Quelldatei erneut anhand der Checkliste im Abschnitt Vorbereiten der Zieldatenbank, Schritt 2, in Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe .
Siehe auch
Verwenden Sie eine Sprachausgabe, um Tabellen in Access-Desktopdatenbanken zu erstellen
Verwenden Sie eine Sprachausgabe, um eine Abfrage in Access-Desktopdatenbanken zu erstellen
Verwenden Sie eine Sprachausgabe, um ein Formular in Access-Desktopdatenbanken zu erstellen
Verwenden Sie eine Sprachausgabe, um eine Access-Tabelle in eine Textdatei zu exportieren
Verwenden Sie einen Bildschirmleser, um Access zu erkunden und darin zu navigieren
Technische Unterstützung für Kunden mit Behinderungen
Microsoft möchte allen seinen Kunden die bestmögliche Erfahrung bieten. Wenn Sie eine Behinderung oder Fragen zur Barrierefreiheit haben, wenden Sie sich bitte an den Microsoft Disability Answer Desk , um technische Unterstützung zu erhalten. Das Support-Team des Disability Answer Desk ist in der Verwendung vieler beliebter Hilfstechnologien geschult und kann Unterstützung in Englisch, Spanisch, Französisch und Amerikanischer Gebärdensprache anbieten. Rufen Sie die Website des Microsoft Disability Answer Desk auf, um die Kontaktdaten für Ihre Region herauszufinden.
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