Verwenden Sie Werte aus einer Access-Datenbank, um ein Listenfeld, ein Dropdown-Listenfeld oder ein Kombinationsfeld aufzufüllen
In einem InfoPath-Formular können Sie ein Listenfeld, Dropdown-Listenfeld oder Kombinationsfeld mit Daten aus einer Abfragedatenverbindung zu einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank (ACCDB-Format) oder einer zuvor gespeicherten Access-Datenbank füllen Version (MDB-Format).
In diesem Artikel
Überblick
Ein Listenfeld, Dropdown-Listenfeld oder Kombinationsfeld zeigt Elemente an, die Benutzer beim Ausfüllen eines InfoPath-Formulars auswählen können. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, können Sie diese Arten von Steuerelementen konfigurieren, um Daten von einer sekundären Datenverbindung zu einer Access-Datenbank anzuzeigen.
Eine sekundäre Datenverbindung ist eine beliebige Datenverbindung zu einer externen Datenquelle, die Sie einer Formularvorlage hinzufügen. Sie können sekundäre Datenverbindungen konfigurieren, um Daten abzurufen, die Ihre Benutzer benötigen, um Formulare auszufüllen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, oder um Formulardaten an eine externe Datenquelle, z. B. einen Webdienst, zu senden.
Wenn Sie Ihrer Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die Daten abfragt, erstellt InfoPath eine sekundäre Datenquelle, die Datenfelder und Gruppen enthält, die der Art und Weise entsprechen, wie Daten in der Datenbank gespeichert werden. Die Abfragedatenverbindung ruft Daten vom Webdienst ab und speichert diese Daten dann in der sekundären Datenquelle des Formulars.
Sie können die sekundäre Datenverbindung so konfigurieren, dass die Ergebnisse der Abfrage auf den Computern Ihrer Benutzer gespeichert werden, sodass diese Benutzer Zugriff auf die Daten haben, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind. Abhängig von der Art der Daten möchten Sie möglicherweise die Abfrageergebnisse nur anzeigen, wenn Benutzer mit einem Netzwerk verbunden sind.
Sicherheitshinweis: Wenn Sie eine sekundäre Datenverbindung verwenden, um vertrauliche Daten von einer externen Datenquelle abzurufen, sollten Sie diese Funktion möglicherweise deaktivieren, um die Daten vor unbefugter Verwendung zu schützen, falls der Computer verloren geht oder gestohlen wird. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, sind die Daten nur verfügbar, wenn der Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist.
Wenn Sie die Anzahl der Elemente in einem Listenfeld-Steuerelement begrenzen möchten, können Sie einen Filter verwenden. Verwenden Sie einen Filter, wenn Sie eine Teilmenge der Daten anzeigen müssen, die von einer Abfrage zurückgegeben werden, die auf von einem Benutzer ausgewählten Kriterien basiert. Dieses Kriterium kann ein Element sein, das in einem anderen Steuerelement (z. B. einem Listenfeld, Kombinationsfeld, Dropdown-Listenfeld oder Textfeld) ausgewählt ist, das an ein Feld in der Datenquelle gebunden ist.
Da die Datenstruktur in der sekundären Datenquelle mit der Art und Weise übereinstimmen muss, wie Daten in der Datenbank gespeichert werden, können Sie vorhandene Felder oder Gruppen in der sekundären Datenquelle nicht ändern. Links zu weiteren Informationen zu Datenverbindungen und Datenquellen finden Sie im Abschnitt „Siehe auch" dieses Artikels.
Kompatibilitätsüberlegungen
Sie können einer Access-Datenbank nur dann eine Abfragedatenverbindung hinzufügen, wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die keine browserkompatible Formularvorlage ist.
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie Werte aus einer Access-Datenbank verwenden können, um ein Steuerelement in Ihrer Formularvorlage aufzufüllen, benötigen Sie die folgenden Informationen von Ihrem Datenbankadministrator:
Name und Speicherort der Datenbank.
Hinweis: Wenn andere Benutzer im Netzwerk Formulare basierend auf dieser Formularvorlage erstellen, stellen Sie sicher, dass diese Benutzer auf Ihre Datenbank zugreifen können.
Der Name der Tabelle oder Abfrage, die die Werte für die Steuerelemente bereitstellt. Sie verwenden diese Tabelle oder Abfrage als primäre Tabelle, wenn Sie die Abfragedatenverbindung konfigurieren.
Die Namen aller anderen Tabellen oder Abfragen, aus denen die primäre Tabelle oder Abfrage möglicherweise Daten benötigt. In den meisten Fällen sind die Tabellenbeziehungen bereits in der Datenbank eingerichtet. Wenn Sie die Beziehungen zwischen der primären Tabelle oder Abfrage und einer anderen Tabelle oder Abfrage manuell herstellen müssen, benötigen Sie die zugehörigen Feldnamen beider Tabellen oder Abfragen.
Schritt 1: Fügen Sie eine Abfragedatenverbindung hinzu
Wenn Sie keine vorhandene Abfragedatenverbindung haben, die Sie in Ihrer Formularvorlage verwenden können, verwenden Sie das folgende Verfahren, um eine sekundäre Datenverbindung hinzuzufügen, die Daten zu Ihrer Formularvorlage abfragt. Wenn Ihre Formularvorlage bereits über eine sekundäre Datenverbindung verfügt, die Sie verwenden können, können Sie diesen Abschnitt überspringen und mit Schritt 2: Konfigurieren des Steuerelements fortfahren.
Klicken Sie im Menü Extras auf Datenverbindungen .
Klicken Sie im Dialogfeld Datenverbindungen auf Hinzufügen .
Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten auf Neue Verbindung erstellen zu , klicken Sie auf Daten empfangen und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank (nur Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access) und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen .
Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zum Speicherort Ihrer Datenbank.
Hinweis: Wenn Ihre Datenbank an einem Netzwerkspeicherort gespeichert ist, navigieren Sie zum Universal Naming Convention (UNC)-Pfad des Speicherorts. Navigieren Sie nicht über ein zugeordnetes Netzlaufwerk zum Netzwerkspeicherort. Wenn Sie ein zugeordnetes Netzlaufwerk verwenden (d. h. einem Netzlaufwerk einen Buchstaben zuweisen, z. B. H: oder Z:), suchen Formulare, die Benutzer erstellen und die auf dieser Formularvorlage basieren, nach der Datenbank auf diesem bestimmten zugeordneten Netzlaufwerk . Wenn der Benutzer das Netzlaufwerk nicht genau so zugeordnet hat, findet das Formular die Datenbank nicht.
Klicken Sie auf den Namen Ihrer Datenbank und dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die primäre Tabelle oder Abfrage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK .
Aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen.
Standardmäßig werden alle Felder in der Tabelle oder Abfrage der Hauptdatenquelle der Formularvorlage hinzugefügt.
Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die Sie nicht in die Hauptdatenquelle aufnehmen möchten.
Fügen Sie alle zusätzlichen Tabellen oder Abfragen hinzu, die Sie in die Abfragedatenverbindung einbeziehen möchten.
Wie?
Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen .
Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle und dann auf Weiter . InfoPath versucht, die Beziehungen festzulegen, indem es Feldnamen in beiden Tabellen abgleicht. Wenn Sie die vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die Beziehung aus und klicken Sie dann auf Beziehung entfernen . Um eine Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen . Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen auf den Namen jedes Bezugsfelds in der entsprechenden Spalte und dann auf OK .
Klicken Sie auf Fertig stellen .
Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere untergeordnete Tabellen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Weiter .
Um die Ergebnisse der Abfragedatenverbindung verfügbar zu machen, wenn das Formular nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern .
Sicherheitshinweis: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Daten auf dem Computer des Benutzers gespeichert, wenn das Formular diese Datenverbindung verwendet. Wenn das Formular vertrauliche Daten von dieser Datenverbindung abruft, sollten Sie diese Funktion möglicherweise deaktivieren, um die Daten zu schützen, falls der Computer verloren geht oder gestohlen wird oder anderweitig von einem unbefugten Benutzer darauf zugegriffen wird.
Klicken Sie auf Weiter .
Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen aussagekräftigen Namen für diese sekundäre Datenverbindung ein, und überprüfen Sie dann, ob die Informationen im Abschnitt „Zusammenfassung" korrekt sind.
Um das Formular so zu konfigurieren, dass beim Öffnen automatisch Daten empfangen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen .
Schritt 2: Konfigurieren Sie das Steuerelement
Wenn die Formularvorlage über mehrere Ansichten verfügt, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichtsname , um zu der Ansicht mit dem Steuerelement zu wechseln, in der Sie die Daten aus der sekundären Datenquelle anzeigen möchten.
Doppelklicken Sie auf das Listenfeld, das Dropdown-Listenfeld oder das Kombinationsfeld-Steuerelement in Ihrer Formularvorlage, das Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte Daten .
Klicken Sie unter Listenfeldeinträge auf Werte aus einer externen Datenquelle nachschlagen .
Klicken Sie in der Liste Datenquelle auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.
Klicken Sie auf XPath auswählen
, neben dem Feld Einträge . Geben Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen das Feld oder die Gruppe an, dessen Felder die Daten enthalten, die dem Benutzer angezeigt werden, und die Daten, die an die externe Datenquelle gesendet werden, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen.
Geben Sie an, dass die Daten, die der Benutzer sehen wird, dieselben Daten sind, die der Benutzer übermitteln wird
Klicken Sie auf ein Feld und dann auf OK .
Geben Sie an, dass sich die Daten, die der Benutzer sehen wird, von den Daten unterscheiden, die der Benutzer übermittelt
Hinweis: In diesem Szenario stammen die Daten, die der Benutzer sieht, aus einem der Felder in der Gruppe, und die Daten, die der Benutzer übermittelt, sind in einem anderen Feld in derselben Gruppe enthalten.
Klicken Sie auf eine Gruppe und dann auf OK .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Steuerelementen auf XPath auswählen
, neben dem Feld Wert . Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf ein Feld, das die Daten enthält, die der Benutzer an die externe Datenquelle übermittelt, und klicken Sie dann auf OK .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Steuerelementen auf XPath auswählen
, neben dem Feld Anzeigename . Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf ein Feld, das die Daten enthält, die im Steuerelement angezeigt werden, und klicken Sie dann auf OK .
Wenn das Feld im Feld Anzeigename Werte mit ähnlichen Anzeigenamen enthält und Sie nur eindeutige Namen anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Einträge mit eindeutigen Anzeigenamen anzeigen .
Optional: Legen Sie einen Filter fest, um die Elemente im Steuerelement einzuschränken
Doppelklicken Sie auf das Listenfeld, das Dropdown-Listenfeld oder das Kombinationsfeld-Steuerelement in Ihrer Formularvorlage, das Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte Daten .
Klicken Sie auf XPath auswählen
neben dem Eingabefeld . Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld oder die Gruppe mit den Feldern, die die Werte für das Steuerelement bereitstellen, und klicken Sie dann auf Daten filtern .
Klicken Sie im Dialogfeld Daten filtern auf Hinzufügen .
Hinweis: Wenn Sie einem vorhandenen Filter eine Bedingung hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Filter, den Sie anwenden möchten, und klicken Sie dann auf Ändern .
Klicken Sie im ersten Feld des Dialogfelds „Filterbedingungen angeben" auf den Namen des Felds, dessen Daten Sie filtern möchten.
Klicken Sie im zweiten Feld auf den Filtertyp, den Sie verwenden möchten.
Klicken Sie im dritten Feld auf den Bedingungstyp, den Sie auf den Filter anwenden möchten, und geben Sie dann die Bedingung ein.
Um mehr als eine Bedingung für den Filter zu konfigurieren, klicken Sie auf Und und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
Um die vorhandene Bedingung und die neue Bedingung auf Ihren Filter anzuwenden, klicken Sie auf und und fügen Sie dann Ihre neue Bedingung hinzu.
Um entweder die vorhandene Bedingung oder die neue Bedingung auf Ihren Filter anzuwenden, klicken Sie auf oder und fügen Sie dann die zusätzliche Bedingung hinzu.
Klicken Sie auf OK, um die Dialogfelder zu schließen.
Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Vorschau , oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B.
Die Formularvorlage wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Wählen Sie im Vorschaufenster verschiedene Werte in der Filtersteuerung aus, um zu testen, ob der Filter korrekt funktioniert.
Der Filter funktioniert nicht richtig
Wenn die Werte in dem Steuerelement, das einen Filter enthält, nicht korrekt sind, weil entweder zu viele oder nicht genügend Werte vorhanden sind, versuchen Sie Folgendes:
Wenn Sie mehrere Bedingungen in Ihrem Filter verwenden, entfernen Sie alle bis auf eine Bedingung, um zu überprüfen, ob die richtigen Werte von dieser einzelnen Bedingung zurückgegeben werden. Wenn die erste Bedingung die richtigen Werte zurückgibt, fügen Sie eine weitere Bedingung hinzu und testen Sie sie.
Filter unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung. Wenn Sie Daten anzeigen möchten, die mit einem Groß- oder Kleinbuchstaben beginnen, erstellen Sie einen Filter mit einer Großbuchstabenbedingung, wählen Sie oder im Dialogfeld „Filterbedingung angeben" und erstellen Sie dann eine Kleinbuchstabenbedingung.
Wenn die gefilterten Werte genau das Gegenteil von dem sind, was Sie erwarten, z. B. die Produkte aller Lieferanten anstelle der Produkte eines einzelnen Lieferanten angezeigt werden, ändern Sie den Filtertyp in der Bedingung. Wenn Ihre Bedingung beispielsweise den Filtertyp ist gleich verwendet und Sie zu viele Produkte erhalten, versuchen Sie es mit dem Filtertyp ist nicht gleich .
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