Verwenden Sie Werte aus einer SQL Server-Datenbank, um ein Listenfeld, ein Dropdown-Listenfeld oder ein Kombinationsfeld zu füllen
Sie können ein Listenfeld, ein Dropdown-Listenfeld oder ein Kombinationsfeld mit Daten aus einer Abfragedatenverbindung zu einer Microsoft SQL Server-Datenbank füllen.
In diesem Artikel
Überblick
Ein Listenfeld, Dropdown-Listenfeld oder Kombinationsfeld zeigt Elemente an, die ein Benutzer auswählen kann, wenn er ein Formular ausfüllt, das auf Ihrer Formularvorlage basiert. Sie können diese Arten von Steuerelementen konfigurieren, um die Daten von einer sekundären Datenverbindung zu einer Microsoft SQL Server-Datenbank anzuzeigen. Eine sekundäre Datenverbindung ist eine beliebige Datenverbindung zu einer externen Datenquelle, die Sie einer Formularvorlage hinzufügen, damit Benutzer, die Formulare basierend auf dieser Formularvorlage ausfüllen, Daten von einer externen Datenquelle abrufen oder Daten an eine externe Datenquelle, z. B. einen Webdienst, senden können .
Wenn Sie Ihrer Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die Daten abfragt, erstellt Microsoft Office InfoPath eine sekundäre Datenquelle mit Datenfeldern und Gruppen, die der Art und Weise entspricht, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden. Die Abfragedatenverbindung ruft Daten vom Webdienst ab und speichert diese Daten in der sekundären Datenquelle des Formulars. Standardmäßig sind die Daten in der sekundären Datenquelle nur verfügbar, während Benutzer mit einem Netzwerk verbunden sind. Sie können die sekundäre Datenverbindung so konfigurieren, dass die Ergebnisse der Abfrage auf den Computern Ihrer Benutzer gespeichert werden, sodass sie Zugriff auf die Daten haben, wenn ihr Formular nicht mit einem Netzwerk verbunden ist.
Sicherheitshinweis: Wenn Sie eine sekundäre Datenverbindung verwenden, um vertrauliche Daten von einer externen Datenquelle abzurufen, sollten Sie diese Funktion möglicherweise deaktivieren, um die Daten vor unbefugter Verwendung zu schützen, falls der Computer verloren geht oder gestohlen wird. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, sind die Daten nur verfügbar, wenn der Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist.
Da die Datenstruktur in der sekundären Datenquelle mit der Art und Weise übereinstimmen muss, wie Daten in der Datenbank gespeichert werden, können Sie vorhandene Felder oder Gruppen in der sekundären Datenquelle nicht ändern. Links zu weiteren Informationen zu Datenverbindungen und Datenquellen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie Werte aus einer SQL Server-Datenbank verwenden können, um ein Steuerelement in Ihrer Formularvorlage aufzufüllen, benötigen Sie die folgenden Informationen von Ihrem Datenbankadministrator:
Der Name des Servers mit der Datenbank, die Sie mit dieser Formularvorlage verwenden werden.
Der Name der Datenbank, die Sie mit dieser Formularvorlage verwenden werden.
Die von der Datenbank benötigte Authentifizierung. Die Datenbank kann entweder die Microsoft Windows-Authentifizierung oder die SQL Server-Authentifizierung verwenden, um zu bestimmen, wie Benutzer auf die Datenbank zugreifen können.
Der Name der Tabelle, die die Daten enthält, die Sie an das Formular senden möchten. Dies ist die primäre Tabelle. Wenn Sie mehr als eine Tabelle in der Datenbank verwenden möchten, benötigen Sie die Namen der anderen, untergeordneten Tabellen. Außerdem benötigen Sie die Namen der Felder in den untergeordneten Tabellen, die Beziehungen zu den Feldern in der Primärtabelle haben.
Ob Sie die Abfrageergebnisse sicher auf den Computern Ihrer Benutzer für die Offline-Verwendung speichern können.
Schritt 1: Fügen Sie eine Abfragedatenverbindung hinzu
Wenn Sie keine vorhandene Abfragedatenverbindung haben, die Sie für Ihre Formularvorlage verwenden können, führen Sie diese Schritte aus, um Ihrer Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzuzufügen, die Daten abfragt. Wenn Ihre Formularvorlage bereits über eine sekundäre Datenverbindung verfügt, die Sie verwenden können, können Sie diesen Abschnitt überspringen und mit Schritt 2: Konfigurieren des Steuerelements fortfahren.
Klicken Sie im Menü Extras auf Datenverbindungen .
Klicken Sie im Dialogfeld Datenverbindungen auf Hinzufügen .
Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten auf Neue Verbindung erstellen zu , klicken Sie auf Daten empfangen und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank (nur Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access) und dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen .
Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf Neue Quelle .
Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten in der Liste Welche Art von Datenquelle möchten Sie verbinden? auf Microsoft SQL Server und dann auf Weiter .
Geben Sie im Feld Servername den Namen des Servers ein, der die SQL Server-Datenbank enthält.
Führen Sie unter Anmeldeinformationen einen der folgenden Schritte aus:
Wenn die Datenbank basierend auf den in einem Microsoft Windows-Netzwerk verwendeten Anmeldeinformationen bestimmt, wer Zugriff hat, klicken Sie auf Windows-Authentifizierung verwenden .
Wenn die Datenbank bestimmt, wer Zugriff hat, basierend auf einem angegebenen Benutzernamen und Kennwort, das Sie vom Datenbankadministrator erhalten, klicken Sie auf Folgenden Benutzernamen und Kennwort verwenden und geben Sie dann Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in die Felder Benutzername und Kennwort ein.
Klicken Sie auf Weiter .
Klicken Sie in der Liste Wählen Sie die Datenbank mit den gewünschten Daten aus auf den Namen der Datenbank, die Sie verwenden möchten, klicken Sie auf Mit einer bestimmten Tabelle verbinden , klicken Sie auf den Namen der Primärtabelle und klicken Sie dann auf Weiter .
Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, in der die Datenverbindungsinformationen gespeichert sind, und klicken Sie dann auf Fertig stellen , um diese Einstellungen zu speichern.
Wenn Sie beabsichtigen, andere Tabellen in der Abfragedatenverbindung zu verwenden, können Sie die anderen Tabellen auf dieser Seite des Assistenten hinzufügen.
Fügen Sie weitere Tabellen hinzu
Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen .
Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle und dann auf Weiter . InfoPath versucht, die Beziehungen festzulegen, indem es Feldnamen in beiden Tabellen abgleicht. Wenn Sie die vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die Beziehung aus und klicken Sie dann auf Beziehung entfernen . Um eine Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen . Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen auf den Namen jedes Bezugsfelds in der entsprechenden Spalte und dann auf OK .
Klicken Sie auf Fertig stellen .
Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere untergeordnete Tabellen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Weiter .
Um die Ergebnisse der Abfrage mit der Formularvorlage zu speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern . Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Abfrageergebnisse in der Formularvorlage gespeichert. Da die Daten in der Formularvorlage gespeichert sind. Die Daten sind in den Formularen verfügbar, die Benutzer ausfüllen, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind.
Sicherheitshinweis: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Abfrageergebnisse in der Formularvorlage gespeichert. Da die Daten in der Formularvorlage gespeichert werden, sind sie in den Formularen verfügbar, die Benutzer ausfüllen, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind. Wenn Sie vertrauliche Daten über diese Datenverbindung erhalten, sollten Sie diese Funktion möglicherweise deaktivieren, um die Daten zu schützen, falls der Computer verloren geht oder gestohlen wird.
Klicken Sie auf Weiter .
Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen aussagekräftigen Namen für diese sekundäre Datenverbindung ein. Wenn das Formular beim Öffnen des Formulars automatisch Daten empfangen soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen .
Schritt 2: Konfigurieren Sie das Steuerelement
Wenn die Formularvorlage über mehrere Ansichten verfügt, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichtsname , um zu der Ansicht mit dem Steuerelement zu wechseln, in der Sie die Daten aus der sekundären Datenquelle anzeigen möchten.
Doppelklicken Sie auf das Listenfeld, Dropdown-Listenfeld oder Kombinationsfeld-Steuerelement, das Sie füllen möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte Daten .
Klicken Sie unter Listenfeldeinträge auf Werte aus einer externen Datenquelle nachschlagen .
Klicken Sie in der Liste Datenquelle auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.
Klicken Sie auf XPath auswählen
neben dem Eingabefeld . Geben Sie im Dialogfeld „Feld oder Gruppe auswählen" an, welche Daten dem Benutzer angezeigt werden und welche Daten an die externe Datenquelle gesendet werden, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen.
Geben Sie an, dass die Daten, die der Benutzer sieht, dieselben Daten sind, die der Benutzer übermittelt
Klicken Sie auf ein Feld und dann auf OK .
Geben Sie an, dass sich die Daten, die der Benutzer sieht, von den Daten unterscheiden, die der Benutzer übermittelt
Hinweis: In diesem Szenario stammen die Daten, die der Benutzer sieht, aus einem der Felder in der Gruppe, und die Daten, die der Benutzer übermittelt, befinden sich in einem anderen Feld in derselben Gruppe.
Klicken Sie auf eine Gruppe und dann auf OK .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Steuerelementen auf XPath auswählen
neben dem Feld Wert . Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf ein Feld, das die Daten enthält, die der Benutzer an die externe Datenquelle übermittelt, und klicken Sie dann auf OK .
Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Steuerelementen auf XPath auswählen
neben dem Feld Anzeigename . Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf ein Feld, das die Daten enthält, die im Steuerelement angezeigt werden, und klicken Sie dann auf OK .
Wenn das Feld im Feld Anzeigename Werte mit ähnlichen Anzeigenamen enthält und Sie nur eindeutige Namen anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Einträge mit eindeutigen Anzeigenamen anzeigen .
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