Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzufügen
Einer der ersten Schritte zur Verwaltung eines Projekts besteht darin, die Aufgaben hinzuzufügen, die Ihr Projekt zum Abschluss bringen. Ihre Aufgabenliste kann so einfach sein wie eine Checkliste der Dinge, die erledigt werden müssen, oder sie kann etwas komplizierter sein, mit Start- und Enddaten, Beziehungen zu anderen Aufgaben und anderen zugehörigen Aufgabeninformationen. Eine einfache Checkliste mit Aufgaben und eine geplante Aufgabenliste verwenden beide dieselbe Liste auf Ihrer Website, sodass Sie mit einer einfachen Checkliste beginnen und den Aufgaben später Details hinzufügen können, um daraus eine geplante Aufgabenliste zu machen.
Fügen Sie eine einfache Checkliste mit Aufgaben hinzu
Wenn Sie gerade erst mit Ihrer Projektplanung beginnen oder wenn Sie davon ausgehen, dass dieses Projekt nicht besonders kompliziert wird, kann eine einfache Checkliste mit Aufgaben ausreichen, um Ihr Projekt effektiv zu verwalten. Ihre Checkliste kann Fälligkeitsdaten für die Aufgaben Ihres Projekts und Zuweisungen an Projektteammitglieder enthalten.
So fügen Sie eine einfache Checkliste mit Aufgaben hinzu:
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste Ihrer Site auf Aufgaben .
Klicken Sie auf der Seite Aufgaben auf Bearbeiten .
Geben Sie in der Spalte Aufgabenname einen Namen für jede Aufgabe ein, die in Ihrem Projekt abgeschlossen werden muss. Drücken Sie die Eingabetaste , um nach dem Hinzufügen einer Aufgabe zur nächsten Zeile zu wechseln.
Tipp: Möchten Sie eine neue Aufgabe zwischen zwei bereits aufgelisteten Aufgaben einfügen? Klicken Sie in den Bereich links neben dem Kontrollkästchen für eine vorhandene Aufgabe, und drücken Sie dann Einfügen. Über der ausgewählten Aufgabe wird eine neue Zeile hinzugefügt. Sie können auch auf der Registerkarte " Aufgaben " in der Gruppe " Hierarchie " auf " Einfügen " klicken.
Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsdatum ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus, an dem jede Aufgabe in der Liste abgeschlossen sein soll. Wenn Sie nicht sicher sind, wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, lassen Sie diese Spalte für diese Aufgabe leer.
Geben Sie in der Spalte Zugewiesen an den Namen jeder Person ein, die an jeder Aufgabe in der Liste arbeiten wird, oder wählen Sie sie aus.
Tipp: Eine bewährte Methode besteht darin, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als erledigt führen. Wenn Anne ihre Arbeit an der Aufgabe beendet, ist es sinnvoll, dass sie sie auf ihrer Seite „Meine Aufgaben" als erledigt abhakt. Dadurch wird die Aufgabe jedoch für alle zugewiesenen Aufgaben als erledigt markiert, nicht nur für Ann. Jemand anderes an der Aufgabe hat möglicherweise noch Arbeit zu erledigen. Wenn Sie entscheiden, dass Sie einer Aufgabe dennoch mehr als eine Person zuweisen müssen, können Sie die Namen mit einem Semikolon (;) trennen.
Wenn Sie Ihre einfache Checkliste mit Aufgaben hinzugefügt haben, klicken Sie auf Stopp .
Eine weitere schnelle Möglichkeit, eine einfache Checkliste mit Aufgaben hinzuzufügen, besteht darin, eine Liste aus einem Excel-Arbeitsblatt einzufügen. Solange die Spalten, die Sie im Arbeitsblatt verwenden, mit den Spalten übereinstimmen, die auf der Aufgabenseite angezeigt werden, können Sie einfach in die Aufgabenliste klicken und Ihre Arbeitsblattdaten einfügen. Namen werden nach Möglichkeit mit Konten in der Spalte „ Zugewiesen zu " verknüpft.
Während Sie an Ihrem Projekt arbeiten, können Sie das Kontrollkästchen neben jedem Aufgabennamen aktivieren, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Kontrolle über die Aufgaben in Ihrer einfachen Checkliste benötigen, können Sie die Schritte im nächsten Abschnitt verwenden, um Details zu Ihren Aufgaben hinzuzufügen und eine robustere geplante Liste zu erstellen.
Fügen Sie eine geplante Aufgabenliste hinzu
Wenn Ihr Projekt etwas komplex ist, werden Sie möglicherweise feststellen, dass eine geplante Aufgabenliste Ihnen dabei hilft, den Überblick über die Arbeit zu behalten.
So fügen Sie eine geplante Aufgabenliste hinzu:
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste Ihrer Site auf Aufgaben .
Klicken Sie auf der Seite Aufgaben auf Neue Aufgabe . Oder klicken Sie auf der Registerkarte Aufgaben des Menübands auf Neues Element .
Hinweis: Wenn Sie ursprünglich eine einfache Checkliste mit Aufgaben erstellt haben, das Projekt jedoch etwas komplizierter wurde, können Sie Ihren vorhandenen Aufgaben problemlos weitere Details hinzufügen. Um eine Aufgabe auszuwählen, klicken Sie in den Bereich links neben dem entsprechenden Kontrollkästchen und klicken Sie dann auf der Registerkarte Aufgaben des Menübands auf Element bearbeiten . Dadurch wird die Aufgabe geöffnet, sodass Sie weitere Planungsdetails hinzufügen können.
Geben Sie einen Namen für Ihre Aufgabe in das Feld Aufgabenname ein.
Geben Sie ein Start- und Enddatum für Ihre Aufgabe in die Felder Startdatum und Fälligkeitsdatum ein oder wählen Sie es aus. Wenn Sie sich bei keinem dieser Daten sicher sind, lassen Sie diese Informationen vorerst weg. Sie können später jederzeit zurückkehren und Informationen hinzufügen, indem Sie die Aufgabe bearbeiten.
Geben Sie im Feld Zugewiesen an den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die an der Aufgabe arbeiten soll.
Tipp: Eine bewährte Methode besteht darin, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als erledigt führen. Wenn Anne ihre Arbeit an der Aufgabe beendet, ist es sinnvoll, dass sie sie auf ihrer Seite „Meine Aufgaben" als erledigt abhakt. Dadurch wird die Aufgabe jedoch für alle zugewiesenen Aufgaben als erledigt markiert, nicht nur für Ann. Jemand anderes an der Aufgabe hat möglicherweise noch Arbeit zu erledigen. Wenn Sie entscheiden, dass Sie einer Aufgabe dennoch mehr als eine Person zuweisen müssen, können Sie die Namen mit einem Semikolon (;) trennen.
Wenn die Arbeit an der Aufgabe bereits begonnen hat, geben Sie einen Prozentsatz in das Feld % abgeschlossen ein, um anzugeben, wie viel Arbeit ungefähr erledigt wurde und was noch zu tun ist.
Tipp: Dies ist ein großartiges Feld für die Teammitglieder Ihres Projekts, um es regelmäßig zu aktualisieren. Es kann Ihnen helfen zu verstehen, wie die Arbeit an Ihrem Projekt voranschreitet und ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist, um rechtzeitig fertig zu werden.
Geben Sie eine kurze Beschreibung der Aufgabe in das Feld Beschreibung ein, wenn Sie nähere Angaben zu der damit verbundenen Arbeit machen möchten. Dies kann für Führungskräfte oder andere Beteiligte hilfreich sein, die versuchen, Ihr Projekt zu verstehen.
Verwenden Sie die Felder und Schaltflächen neben Vorgänger , um anzugeben, welche Aufgaben in Ihrem Projekt abgeschlossen werden müssen, bevor die aktuelle Aufgabe beginnen kann.
Angenommen, Sie erstellen eine Aufgabe mit dem Namen „Pressemitteilung veröffentlichen", die erst beginnen kann, wenn die Aufgabe „Pressemitteilung schreiben" abgeschlossen ist. Wählen Sie die Aufgabe „Pressemitteilung schreiben" aus dem linken Feld aus und klicken Sie dann auf „ Hinzufügen ", um sie in das rechte Feld zu verschieben. Dies weist darauf hin, dass die Aufgabe „Pressemitteilung schreiben" ein Vorgänger der Aufgabe „Pressemitteilung veröffentlichen" ist (d. h. ihr vorausgeht).
Wählen Sie die entsprechende Prioritätsstufe aus der Prioritätsliste aus.
Wählen Sie die entsprechende Statusebene aus der Aufgabenstatusliste aus.
Tipp: Dies ist ein weiteres Feld, das für Ihre Projektteammitglieder hilfreich ist, um es regelmäßig zu aktualisieren. Es kann Ihnen helfen, den Überblick über Arbeitsblockaden, Terminverzögerungen und andere kritische Planungsprobleme zu behalten.
Klicken Sie auf Speichern .
Arbeiten Sie mit Ihrer Aufgabenliste
Während Sie mit Ihrer Aufgabenliste arbeiten, verspäten sich diejenigen mit rot markierten Fälligkeitsdaten. Sobald Sie eine verspätete Aufgabe als abgeschlossen markieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Aufgabe aktivieren, wird das Fälligkeitsdatum nicht mehr als roter Text angezeigt.
Außerdem können Sie zwischen verschiedenen Ansichten Ihrer Aufgabenliste wechseln, indem Sie auf die Ansichtslinks über der Liste klicken. Sie können zwischen Alle Aufgaben , Kalender , Erledigt , Gantt-Diagramm , Verspätete Aufgaben , Meine Aufgaben und Anstehend wählen, oder Sie können eine vorhandene Ansicht ändern oder Ihre eigene Ansicht Ihrer Aufgabenliste erstellen. Wenn die gewünschte Ansicht nicht über der Aufgabenliste aufgeführt ist, klicken Sie neben den Ansichtslinks auf Für zusätzliche Optionen klicken (…) und wählen Sie die gewünschte Ansicht aus. Weitere Informationen zum Erstellen Ihrer eigenen Ansicht finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek .
Nachdem Sie Ihrem Projekt detaillierte Aufgaben hinzugefügt haben, können Sie Folgendes tun:
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