Pc Support: Erstellen Sie einen Bereich für die Projektzusammenarbeit in SharePoint

SharePoint ermöglicht es Organisationen, Lösungen für allgemeine Geschäftsprobleme zu finden, indem sie vorgefertigte Webparts und Anwendungen verwenden. Ihre einzigartigen Geschäftsszenarien bestimmen den Typ der Website und Webparts, die verwendet werden.

Sehen Sie sich die Beispielgeschichte unten an, um mehr über den Site-Erstellungsprozess zu erfahren. Verwenden Sie die Geschichten, um zu sehen, wie verschiedene Arten von Rollen und Abteilungen innerhalb einer Organisation zusammenarbeiten können, um die Anforderungen ihrer Benutzer und Geschäftsziele zu erfüllen. Verstehen Sie die Phasen der Site-Erstellung – Planen, Erstellen und Verwalten – und die Arten von Aufgaben in jeder Phase. Beginnen Sie dann mit der Erstellung Ihrer SharePoint-Site.

Erwägen Sie die Verwendung und Anpassung der Projektmanagement-Websitevorlage , um schnell loszulegen.

Weitere inspirierende Ressourcen:

Sehen Sie, was mit dem SharePoint-Lookbook möglich ist
Holen Sie sich Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Erstellen von Websites mit geführten Walkthroughs
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Szenario: Ein Produktteam muss einen gemeinsamen und sicheren Bereich erstellen, um Dokumente zu speichern, Statusaktualisierungen auszutauschen und zu kommunizieren

Megan ist eine Projektmanagerin, die für die Leitung eines Teams verantwortlich ist, das auf die Veröffentlichung eines neuen Produkts in den nächsten 6 Monaten hinarbeitet. Sie weiß, dass sie einen Ort braucht, an dem sie Teamdokumente speichern, gemeinsam an Inhalten arbeiten, Updates zu Projektneuigkeiten austauschen und mit dem Team kommunizieren kann. Derzeit verwendet Megans Team E-Mail als primäres Kommunikationsmittel, und einige Projektdokumente werden an einem gemeinsam genutzten Ort gespeichert, auf den außerhalb des Büros oder auf einem mobilen Gerät jedoch nicht sicher zugegriffen werden kann.

Neue Teamseite:

Bild einer Teamwebsite mit Countdown-Timer, Nachrichtenartikel und Planer

Szenarioziele:

Richten Sie einen einheitlichen Ort für Projektnachrichten, Teamzusammenarbeit und Projektkommunikation ein
Ermöglichen Sie effizientere Kommunikationswege durch Echtzeit-Chat und Videokonferenzen
Vereinheitlichen Sie Teamressourcen wie Teamkalender, E-Mail-Adresse, OneNote und Aufgabenverwaltungstool
Speichern Sie Dateien und Ordner sicher an einem Ort, auf den aus der Ferne und auf jedem Gerät zugegriffen werden kann

Schritte zum Erstellen der Website:

Planen Sie die Website - 1/2 Tag

Megan beginnt mit einem Brainstorming von Ideen mit einem anderen Projektmanager, der in der Vergangenheit eine ähnliche Website erstellt hat. Sie lernt, dass sie ihre Projektwebsite am besten starten kann, indem sie ihr Team um Feedback dazu bittet, wie sie am liebsten kommunizieren, zusammenarbeiten und welche Arten von Funktionen für die neue Projektwebsite am wertvollsten sind. Megan identifiziert die obersten Prioritäten ihres Teams und beginnt, Dokumente, Bilder und andere Inhalte zu sammeln.

Megan stellt fest, dass eine SharePoint-Teamwebsite am besten zu den Anforderungen ihres Teams und ihres Projekts passt. Eine SharePoint-Teamwebsite ermöglicht jedoch keinen Echtzeit-Chat, es sei denn, Sie integrieren Microsoft Teams . Megan arbeitet mit dem SharePoint-Mandantenadministrator zusammen, um sicherzustellen, dass Microsoft Teams verfügbar ist. Sie erfährt, dass ihre Organisation bereits über die Berechtigung zur Verwendung von Microsoft Teams verfügt und sie lediglich sicherstellen muss, dass ihre Teamwebsite mit einer Office 365-Gruppe verbunden ist.

Jetzt ist Megan bereit, mit dem Aufbau ihres mit Office 365 verbundenen Projektbereichs und ihrer Teamwebsite zu beginnen.

Erstellen Sie die Website - 1/2 Tag

Megan erstellt eine SharePoint-Teamwebsite, verbindet die Website mit einer Office 365-Gruppe und erstellt ein verbundenes Microsoft-Team. Indem sie sich mit der Gruppe verbindet, gewährt sie ihrem Team automatisch Zugriff auf freigegebene Ressourcen wie einen Gruppenkalender, OneNote , Planner und E-Mail-Adressen.

Mit dem Planner-Webpart kann das Team Projektfortschrittsdetails nachverfolgen und freigeben
Das News-Webpart hilft dabei, Projektaktualisierungen und Meilensteine an die Organisation zu übermitteln
Das Team hat mithilfe des Gruppenkalender-Webparts einfachen Zugriff auf die Verfügbarkeit des anderen
Mithilfe des Quick Links-Webparts werden häufig verwendete interne Links für einen einfachen Zugriff hervorgehoben
Die Integration von Microsoft Teams ermöglicht neue Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Echtzeit-Chat , Videokonferenzen, Optionen zum Aufzeichnen von Besprechungen und Speichern gemeinsam genutzter Ressourcen auf der SharePoint-Teamwebsite

Verwalten der Website – Fortlaufend

Wöchentlich veröffentlicht Megan Projektstatusaktualisierungen in Form von Newsbeiträgen , die durchsucht, im News-Webpart angezeigt und automatisch im Teams-Kanal gepostet werden können
Megan überprüft die Team-Website halbmonatlich, um sicherzustellen, dass Projektfristen und Neuigkeiten auf dem neuesten Stand sind
Wenn das Projekt startet, plant Megan, Teile des Inhalts und der Webparts der Website zu überarbeiten, um sie an den neuen Geschäftsrhythmus der Produktunterstützung anzupassen
Monatlich veranstaltet Megan Live-Q&A-Sitzungen, die von Microsoft Stream gehostet und automatisch mit der Registerkarte „Stream" im Teams-Kanal synchronisiert werden

Ergebnisse:

Ermöglicht es Teammitgliedern, über wichtige Updates in Verbindung zu bleiben und Gespräche über dauerhafte Chats und Videokonferenzen zu verlängern
Erhöhte Teamproduktivität, indem es Teammitgliedern ermöglicht wird, an Inhalten in Teams oder SharePoint zusammenzuarbeiten, wo immer sie auch arbeiten
Reduzierung des Meeting- und E-Mail-Aufkommens vor der Einführung der Teamwebsite durch Steigerung des Informationsbewusstseins
Ermöglichen Sie Remote-Teammitgliedern, effektiver zu arbeiten