Importieren oder verknüpfen Sie Daten in einer Excel-Arbeitsmappe
Hinweis: Microsoft Access unterstützt das Importieren von Excel-Daten mit einer angewendeten Vertraulichkeitsbezeichnung nicht. Als Problemumgehung können Sie das Etikett vor dem Importieren entfernen und das Etikett nach dem Importieren erneut anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Dateien und E-Mails in Office .
Sie können die Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe auf viele Arten in Access-Datenbanken einbringen. Sie können Daten aus einem geöffneten Arbeitsblatt kopieren und in ein Access-Datenblatt einfügen, ein Arbeitsblatt in eine neue oder vorhandene Tabelle importieren oder eine Verknüpfung zu einem Arbeitsblatt aus einer Access-Datenbank herstellen.
In diesem Thema wird ausführlich erläutert, wie Sie Excel-Daten aus Access-Desktopdatenbanken importieren oder verknüpfen.
Was möchten Sie tun?
Verstehen Sie den Import von Daten aus Excel
Wenn Sie einige oder alle Daten aus einem oder mehreren Excel-Arbeitsblättern in Access speichern möchten, sollten Sie den Inhalt des Arbeitsblatts in eine neue oder vorhandene Access-Datenbank importieren. Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne das Excel-Quellarbeitsblatt zu ändern.
Gängige Szenarien zum Importieren von Excel-Daten in Access
Sie sind ein langjähriger Excel-Benutzer, möchten aber zukünftig Access verwenden, um mit diesen Daten zu arbeiten. Sie möchten die Daten in Ihren Excel-Arbeitsblättern in eine oder mehrere neue Access-Datenbanken verschieben.
Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, aber Sie erhalten gelegentlich Daten im Excel-Format, die mit Ihren Access-Datenbanken zusammengeführt werden müssen. Sie möchten diese Excel-Arbeitsblätter in Ihre Datenbank importieren, sobald Sie sie erhalten.
Sie verwenden Access, um Ihre Daten zu verwalten, aber die wöchentlichen Berichte, die Sie vom Rest Ihres Teams erhalten, sind Excel-Arbeitsmappen. Sie möchten den Importprozess optimieren, um sicherzustellen, dass Daten jede Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihre Datenbank importiert werden.
Wenn Sie zum ersten Mal Daten aus Excel importieren
Es gibt keine Möglichkeit, eine Excel-Arbeitsmappe als Access-Datenbank zu speichern. Excel bietet keine Funktionalität zum Erstellen einer Access-Datenbank aus Excel-Daten.
Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld „ Datei öffnen " das Listenfeld „Dateityp" in „ Microsoft Office Excel-Dateien" , und wählen Sie die gewünschte Datei aus), erstellt Access einen Link zur Arbeitsmappe, anstatt ihre Daten zu importieren. Das Verknüpfen mit einer Arbeitsmappe unterscheidet sich grundlegend vom Importieren eines Arbeitsblatts in eine Datenbank. Weitere Informationen zum Verknüpfen finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Verknüpfen mit Daten in Excel .
Importieren Sie Daten aus Excel
Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie Sie einen Importvorgang vorbereiten und ausführen und wie Sie die Importeinstellungen als Spezifikation zur späteren Wiederverwendung speichern. Denken Sie beim Fortfahren daran, dass Sie Daten jeweils nur aus einem Arbeitsblatt importieren können. Sie können nicht alle Daten aus einer ganzen Arbeitsmappe gleichzeitig importieren.
Bereiten Sie das Arbeitsblatt vor
Suchen Sie die Quelldatei, und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das die Daten enthält, die Sie in Access importieren möchten. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts importieren möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die Zellen enthält, die Sie importieren möchten.
Definieren Sie einen benannten Bereich (optional)Wechseln Sie zu Excel und öffnen Sie das Arbeitsblatt mit Daten, die Sie importieren möchten.
Wählen Sie den Zellbereich aus, der die zu importierenden Daten enthält.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den ausgewählten Bereich und klicken Sie dann auf Bereich benennen oder Namen definieren .
Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name im Feld Name einen Namen für den Bereich an und klicken Sie auf OK .
Denken Sie daran, dass Sie während eines Importvorgangs jeweils nur ein Arbeitsblatt importieren können. Um Daten aus mehreren Arbeitsblättern zu importieren, wiederholen Sie den Importvorgang für jedes Arbeitsblatt.
Überprüfen Sie die Quelldaten und ergreifen Sie die in dieser Tabelle beschriebenen Maßnahmen.
Element
Beschreibung
Anzahl der Spalten
Die Anzahl der Quellspalten, die Sie importieren möchten, darf 255 nicht überschreiten, da Access nicht mehr als 255 Felder in einer Tabelle unterstützt.
Überspringen von Spalten und Zeilen
Es empfiehlt sich, nur die Zeilen und Spalten einzuschließen, die Sie in das Quellarbeitsblatt oder den benannten Bereich importieren möchten.
Zeilen Sie können Zeilen während des Importvorgangs nicht filtern oder überspringen.
Spalten Sie können Spalten während des Vorgangs nicht überspringen, wenn Sie die Daten zu einer vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten.
Tabellenformat
Stellen Sie sicher, dass die Zellen im Tabellenformat vorliegen. Wenn das Arbeitsblatt oder der benannte Bereich verbundene Zellen enthält, wird der Inhalt der Zelle in das Feld eingefügt, das der Spalte ganz links entspricht, und die anderen Felder bleiben leer.
Leere Spalten, Zeilen und Zellen
Löschen Sie alle unnötigen leeren Spalten und leeren Zeilen im Arbeitsblatt oder Bereich. Wenn das Arbeitsblatt oder der Bereich leere Zellen enthält, versuchen Sie, die fehlenden Daten hinzuzufügen. Wenn Sie planen, die Datensätze an eine vorhandene Tabelle anzuhängen, stellen Sie sicher, dass das entsprechende Feld in der Tabelle Nullwerte (fehlende oder unbekannte) akzeptiert. Ein Feld akzeptiert Nullwerte, wenn die Feldeigenschaft „ Erforderlich " auf „ Nein " festgelegt ist und die Eigenschaftseinstellung „ ValidationRule " keine Nullwerte verhindert.
Fehlerwerte
Wenn eine oder mehrere Zellen im Arbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte wie #NUM und #DIV enthalten , korrigieren Sie diese, bevor Sie den Importvorgang starten. Wenn ein Quellarbeitsblatt oder -bereich Fehlerwerte enthält, fügt Access einen Nullwert in die entsprechenden Felder in der Tabelle ein. Weitere Informationen zum Korrigieren dieser Fehler finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Fehlerbehebung bei fehlenden oder falschen Werten .
Datentyp
Um Fehler beim Importieren zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass jede Quellspalte in jeder Zeile denselben Datentyp enthält. Access durchsucht die ersten acht Quellzeilen, um den Datentyp der Felder in der Tabelle zu bestimmen. Wir empfehlen dringend sicherzustellen, dass die ersten acht Quellzeilen in keiner der Spalten Werte unterschiedlicher Datentypen mischen. Andernfalls weist Access der Spalte möglicherweise nicht den richtigen Datentyp zu.
Außerdem empfiehlt es sich, jede Quellspalte in Excel zu formatieren und jeder Spalte ein bestimmtes Datenformat zuzuweisen, bevor Sie den Importvorgang starten. Die Formatierung wird dringend empfohlen, wenn eine Spalte Werte unterschiedlicher Datentypen enthält. Beispielsweise kann die Spalte „FlightNo" in einem Arbeitsblatt numerische und Textwerte wie 871, AA90 und 171 enthalten. Gehen Sie wie folgt vor, um fehlende oder falsche Werte zu vermeiden:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und klicken Sie dann auf Zellen formatieren .
Wählen Sie auf der Registerkarte Zahl unter Kategorie ein Format aus. Für die Spalte FlightNo würden Sie wahrscheinlich Text wählen.
Klicken Sie auf OK .
Wenn die Quellspalten formatiert sind, aber immer noch gemischte Werte in den Zeilen nach der achten Zeile enthalten, werden beim Importvorgang möglicherweise immer noch Werte übersprungen oder Werte falsch konvertiert. Informationen zur Fehlerbehebung finden Sie im Abschnitt Fehlerbehebung bei fehlenden oder falschen Werten .
Erste Reihe
Wenn die erste Zeile im Arbeitsblatt oder benannten Bereich die Namen der Spalten enthält, können Sie angeben, dass Access die Daten in der ersten Zeile während des Importvorgangs als Feldnamen behandelt. Wenn Ihr Quellarbeitsblatt oder -bereich die Namen nicht enthält, empfiehlt es sich, sie der Quelle hinzuzufügen, bevor Sie den Importvorgang starten.
Hinweis: Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen möchten, stellen Sie sicher, dass der Name jeder Spalte genau mit dem Namen des entsprechenden Felds übereinstimmt. Wenn sich der Name einer Spalte vom Namen des entsprechenden Felds in der Tabelle unterscheidet, schlägt der Importvorgang fehl. Um die Namen der Felder anzuzeigen, öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht in Access.
Schließen Sie die Quellarbeitsmappe, falls sie geöffnet ist. Wenn die Quelldatei geöffnet bleibt, kann es während des Importvorgangs zu Datenkonvertierungsfehlern kommen.
Bereiten Sie die Zieldatenbank vor
Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie berechtigt sind, Änderungen an der Datenbank vorzunehmen.
-oder-
Wenn Sie die Daten in keiner Ihrer vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank. Dazu:
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , klicken Sie auf Neu und dann auf Leere Datenbank .
Entscheiden Sie vor dem Start des Importvorgangs, ob Sie die Daten in einer neuen oder einer vorhandenen Tabelle speichern möchten.
Erstellen einer neuen Tabelle Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, erstellt Access eine Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Wenn bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden ist, überschreibt Access den Inhalt der Tabelle mit den importierten Daten.
An eine vorhandene Tabelle anhängen Wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten, werden die Zeilen im Excel-Arbeitsblatt an die angegebene Tabelle angehängt.
Denken Sie daran, dass die meisten Fehler bei Anfügevorgängen auftreten, weil die Quelldaten nicht mit der Struktur und den Feldeinstellungen der Zieltabelle übereinstimmen. Um dies zu vermeiden, öffnen Sie die Zieltabelle in der Entwurfsansicht und überprüfen Sie Folgendes:
Erste Zeile Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des benannten Bereichs keine Spaltenüberschriften enthält, stellen Sie sicher, dass die Position und der Datentyp jeder Spalte im Quellarbeitsblatt mit denen des entsprechenden Felds in der Tabelle übereinstimmen. Wenn die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, muss die Reihenfolge der Spalten und Felder nicht übereinstimmen, aber der Name und der Datentyp jeder Spalte müssen genau mit denen des entsprechenden Felds übereinstimmen.
Fehlende oder zusätzliche Felder Wenn ein oder mehrere Felder im Quellarbeitsblatt nicht in der Zieltabelle vorhanden sind, fügen Sie sie hinzu, bevor Sie den Importvorgang starten. Wenn die Tabelle jedoch Felder enthält, die in der Quelle nicht vorhanden sind, müssen Sie diese Felder nicht aus der Tabelle löschen, wenn sie Nullwerte akzeptieren.
Tipp: Ein Feld akzeptiert Nullwerte, wenn seine Required -Eigenschaft auf No gesetzt ist und seine ValidationRule -Eigenschaftseinstellung Nullwerte nicht verhindert.
Primärschlüssel Wenn die Tabelle ein Primärschlüsselfeld enthält, muss das Quellarbeitsblatt oder der Quellbereich eine Spalte mit Werten enthalten, die mit dem Primärschlüsselfeld kompatibel sind, und die importierten Schlüsselwerte müssen eindeutig sein. Wenn ein importierter Datensatz einen Primärschlüsselwert enthält, der bereits in der Zieltabelle vorhanden ist, zeigt der Importvorgang eine Fehlermeldung an.
Indizierte Felder Wenn die Eigenschaft Indiziert eines Felds in der Tabelle auf Ja (keine Duplikate) gesetzt ist, muss die entsprechende Spalte im Quellarbeitsblatt oder -bereich eindeutige Werte enthalten.
Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um den Importvorgang auszuführen.
Starten Sie den Importvorgang
Der Speicherort des Import-/Link-Assistenten unterscheidet sich leicht je nach Ihrer Version von Access. Wählen Sie die Schritte aus, die Ihrer Access-Version entsprechen:
Wenn Sie die neueste Version der Microsoft 365-Abonnementversion von Access oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf Neue Datenquelle > Aus Datei > Excel .
Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf Excel .
Hinweis: Die Registerkarte Externe Daten ist nur verfügbar, wenn eine Datenbank geöffnet ist.
Geben Sie im Dialogfeld „ Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle" im Feld „ Dateiname " den Namen der Excel-Datei an, die die zu importierenden Daten enthält.
-oder-
Klicken Sie auf Durchsuchen und verwenden Sie das Dialogfeld Datei öffnen , um die Datei zu suchen, die Sie importieren möchten.
Geben Sie an, wie Sie die importierten Daten speichern möchten.
Um die Daten in einer neuen Tabelle zu speichern, wählen Sie Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren aus . Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.
Um die Daten an eine vorhandene Tabelle anzuhängen, wählen Sie Kopie der Datensätze an die Tabelle anhängen und wählen Sie eine Tabelle aus der Dropdown-Liste aus. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen enthält.
Informationen zum Verknüpfen mit der Datenquelle durch Erstellen einer verknüpften Tabelle finden Sie im Abschnitt Verknüpfen mit Daten in Excel weiter unten in diesem Artikel.
Klicken Sie auf OK .
Der Assistent zum Importieren von Tabellenkalkulationen wird gestartet und führt Sie durch den Importvorgang. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.
Verwenden Sie den Assistenten zum Importieren von Tabellenkalkulationen
Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten das Arbeitsblatt aus, das die zu importierenden Daten enthält, und klicken Sie dann auf Weiter .
Klicken Sie auf der zweiten Seite des Assistenten entweder auf Arbeitsblätter anzeigen oder Benannte Bereiche anzeigen , wählen Sie entweder das Arbeitsblatt oder den benannten Bereich aus, den Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter .
Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder -bereichs die Feldnamen enthält, wählen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und klicken Sie auf Weiter .
Wenn Sie die Daten in eine neue Tabelle importieren, verwendet Access diese Spaltenüberschriften, um die Felder in der Tabelle zu benennen. Sie können diese Namen entweder während oder nach dem Importvorgang ändern. Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen, stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften im Quellarbeitsblatt genau mit den Namen der Felder in der Zieltabelle übereinstimmen.
Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen, fahren Sie direkt mit Schritt 6 fort. Wenn Sie die Daten einer neuen Tabelle hinzufügen, befolgen Sie die verbleibenden Schritte.
Der Assistent fordert Sie auf, die Feldeigenschaften zu überprüfen. Klicken Sie auf eine Spalte in der unteren Hälfte der Seite, um die Eigenschaften des entsprechenden Felds anzuzeigen. Führen Sie optional einen der folgenden Schritte aus:
Überprüfen und ändern Sie ggf. den Namen und den Datentyp des Zielfelds.
Access überprüft die ersten acht Zeilen in jeder Spalte, um den Datentyp für das entsprechende Feld vorzuschlagen. Wenn die Spalte im Arbeitsblatt in den ersten acht Zeilen einer Spalte verschiedene Arten von Werten wie Text und Zahlen enthält, schlägt der Assistent einen Datentyp vor, der mit allen Werten in der Spalte kompatibel ist – meistens die Textdaten Typ. Obwohl Sie einen anderen Datentyp auswählen können, denken Sie daran, dass Werte, die mit dem von Ihnen ausgewählten Datentyp nicht kompatibel sind, während des Importvorgangs entweder ignoriert oder falsch konvertiert werden. Weitere Informationen zum Korrigieren fehlender oder falscher Werte finden Sie im Abschnitt Fehlerbehebung bei fehlenden oder falschen Werten weiter unten in diesem Artikel.
Um einen Index für das Feld zu erstellen, setzen Sie Indiziert auf Ja .
Um eine Quellspalte vollständig zu überspringen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feld nicht importieren (Überspringen) .
Klicken Sie auf Weiter , nachdem Sie die Optionen ausgewählt haben.
Geben Sie im nächsten Bildschirm einen Primärschlüssel für die Tabelle an. Wenn Sie Primärschlüssel durch Access hinzufügen auswählen, fügt Access ein AutoWert-Feld als erstes Feld in der Zieltabelle hinzu und füllt es automatisch mit eindeutigen ID-Werten, beginnend mit 1. Klicken Sie auf Weiter .
Geben Sie im letzten Bildschirm des Assistenten einen Namen für die Zieltabelle an. Geben Sie im Feld In Tabelle importieren einen Namen für die Tabelle ein. Wenn die Tabelle bereits vorhanden ist, zeigt Access eine Eingabeaufforderung an, in der Sie gefragt werden, ob Sie den vorhandenen Inhalt der Tabelle überschreiben möchten. Klicken Sie auf Ja , um fortzufahren, oder auf Nein , um einen anderen Namen für die Zieltabelle anzugeben, und klicken Sie dann auf Fertig stellen , um die Daten zu importieren.
Wenn Access einige oder alle Daten importieren konnte, zeigt der Assistent eine Seite mit dem Status des Importvorgangs an. Darüber hinaus können Sie die Details der Operation für die zukünftige Verwendung als Spezifikation speichern. Wenn der Vorgang dagegen vollständig fehlgeschlagen ist, zeigt Access die Meldung Beim Versuch, die Datei zu importieren, ist ein Fehler aufgetreten .
Klicken Sie auf Ja , um die Details des Vorgangs für die zukünftige Verwendung zu speichern. Das Speichern der Details hilft Ihnen, den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt zu wiederholen, ohne jedes Mal den Assistenten durchlaufen zu müssen.
Siehe Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation speichern, um zu erfahren, wie Sie Ihre Spezifikationsdetails speichern können.
Siehe Ausführen einer gespeicherten Import- oder Exportspezifikation , um zu erfahren, wie Sie Ihre gespeicherten Import- oder Linkspezifikationen ausführen.
Siehe Planen einer Import- oder Exportspezifikation , um zu erfahren, wie Sie Import- und Verknüpfungsaufgaben so planen, dass sie zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden.
Beheben Sie fehlende oder falsche Werte
Wenn Sie die Meldung Beim Versuch, die Datei zu importieren, ist ein Fehler aufgetreten, erhalten, ist der Importvorgang vollständig fehlgeschlagen. Wenn umgekehrt beim Importvorgang ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie aufgefordert werden, die Details des Vorgangs zu speichern, konnte der Vorgang alle oder einige der Daten importieren. Die Statusmeldung erwähnt auch den Namen der Fehlerprotokolltabelle, die die Beschreibung aller Fehler enthält, die während des Importvorgangs aufgetreten sind.
Wichtig: Auch wenn die Statusmeldung einen vollständig erfolgreichen Vorgang anzeigt, sollten Sie den Inhalt und die Struktur der Tabelle überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht, bevor Sie die Tabelle verwenden.
Öffnen Sie die Zieltabelle in der Datenblattansicht, um zu sehen, ob alle Daten zur Tabelle hinzugefügt wurden.
Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, um den Datentyp und andere Eigenschaftseinstellungen der Felder zu überprüfen.
Die folgende Tabelle beschreibt die Schritte, die Sie ausführen können, um fehlende oder falsche Werte zu korrigieren.
Tipp: Wenn Sie bei der Fehlersuche in den Ergebnissen nur wenige fehlende Werte finden, können Sie diese manuell zur Tabelle hinzufügen. Wenn Sie umgekehrt feststellen, dass ganze Spalten oder eine große Anzahl von Werten entweder fehlen oder nicht richtig importiert wurden, sollten Sie das Problem in der Quelldatei beheben. Nachdem Sie alle bekannten Probleme behoben haben, wiederholen Sie den Importvorgang.
Ausgabe | Auflösung | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Grafische Elemente | Grafische Elemente wie Logos, Diagramme und Bilder können nicht importiert werden. Fügen Sie sie nach Abschluss des Importvorgangs manuell zur Datenbank hinzu. | ||||||||||||
Berechnete Werte | Die Ergebnisse einer berechneten Spalte oder Zelle werden importiert, aber nicht die zugrunde liegende Formel. Während des Importvorgangs können Sie einen Datentyp angeben, der mit den Formelergebnissen kompatibel ist, z. B. Zahl. | ||||||||||||
TRUE oder FALSE und -1 oder 0 Werte | Wenn das Quellarbeitsblatt oder der Quellbereich eine Spalte enthält, die nur TRUE- oder FALSE-Werte enthält, erstellt Access ein Ja/Nein-Feld für die Spalte und fügt -1- oder 0-Werte in das Feld ein. Wenn das Quellarbeitsblatt oder der Quellbereich jedoch eine Spalte enthält, die nur -1- oder 0-Werte enthält, erstellt Access standardmäßig ein numerisches Feld für die Spalte. Sie können den Datentyp des Felds während des Importvorgangs in Ja/Nein ändern, um dieses Problem zu vermeiden. | ||||||||||||
Mehrwertige Felder | Wenn Sie Daten in eine neue Tabelle importieren oder Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen, aktiviert Access keine Unterstützung für mehrere Werte in einem Feld, selbst wenn die Quellspalte eine durch Semikolon ( ; ) getrennte Liste von Werten enthält. Die Werteliste wird als einzelner Wert behandelt und in einem Textfeld platziert. | ||||||||||||
Abgeschnittene Daten | Wenn Daten in einer Spalte in der Access-Tabelle abgeschnitten angezeigt werden, versuchen Sie, die Breite der Spalte in der Datenblattansicht zu vergrößern. Wenn das Problem dadurch nicht behoben wird, sind die Daten in einer numerischen Spalte in Excel zu groß für die Feldgröße des Zielfelds in Access. Beispielsweise könnte die FieldSize- Eigenschaft des Zielfelds in einer Access-Datenbank auf Byte festgelegt sein, aber die Quelldaten enthalten einen Wert größer als 255. Korrigieren Sie die Werte in der Quelldatei und versuchen Sie erneut, zu importieren. | ||||||||||||
Anzeigeformat | Möglicherweise müssen Sie die Format -Eigenschaft bestimmter Felder in der Entwurfsansicht festlegen, um sicherzustellen, dass die Werte in der Datenblattansicht richtig angezeigt werden. Zum Beispiel:
Hinweis: Wenn das Quellarbeitsblatt Rich-Text-Formatierungen wie Fett, Unterstrichen oder Kursiv enthält, wird der Text importiert, aber die Formatierung geht verloren. | ||||||||||||
Doppelte Werte (Schlüsselverletzungsfehler) | Datensätze, die Sie importieren, enthalten möglicherweise doppelte Werte, die nicht im Primärschlüsselfeld der Zieltabelle oder in einem Feld gespeichert werden können, dessen Eigenschaft Indexed auf Yes (No Duplicates) gesetzt ist. Beseitigen Sie die doppelten Werte in der Quelldatei und versuchen Sie erneut, sie zu importieren. | ||||||||||||
Datumswerte verschieben sich um 4 Jahre | Die aus einem Excel-Arbeitsblatt importierten Datumsfelder können um vier Jahre abweichen. Excel für Windows kann zwei Datumssysteme verwenden:
Sie können das Datumssystem in den Excel-Optionen festlegen: Datei > Optionen > Erweitert > 1904-Datumssystem verwenden . Hinweis Wenn Sie aus einer .xlsb-Arbeitsmappe importieren, wird unabhängig von der Einstellung für das Datumssystem immer das 1900-Datumssystem verwendet. Ändern Sie vor dem Import der Daten das Datumssystem für die Excel-Arbeitsmappe oder führen Sie nach dem Anhängen der Daten eine Aktualisierungsabfrage durch, die den Ausdruck [ Datumsfeldname ] + 1462 verwendet, um die Daten zu korrigieren. Excel für Macintosh verwendet nur das 1904-Datumssystem. | ||||||||||||
Nullwerte | Möglicherweise wird am Ende des Importvorgangs eine Fehlermeldung zu Daten angezeigt, die während des Vorgangs gelöscht wurden oder verloren gegangen sind, oder wenn Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, sehen Sie möglicherweise, dass einige Feldwerte leer sind. Wenn die Quellspalten in Excel nicht formatiert sind oder die ersten acht Quellzeilen Werte unterschiedlicher Datentypen enthalten, öffnen Sie das Quellarbeitsblatt und gehen Sie wie folgt vor:
Die vorherigen Schritte können dazu beitragen, das Auftreten von Nullwerten zu minimieren. Die folgende Tabelle listet Fälle auf, in denen Sie immer noch Nullwerte sehen:
| ||||||||||||
Datumswerte durch numerische Werte ersetzt | In den folgenden Situationen sehen Sie scheinbar zufällige fünfstellige Zahlen anstelle der tatsächlichen Datumswerte:
| ||||||||||||
Numerische Werte ersetzt durch Datumswerte | In den folgenden Situationen sehen Sie scheinbar zufällige Datumswerte anstelle der tatsächlichen numerischen Werte:
Um dies zu vermeiden, ersetzen Sie die numerischen Werte durch Datumswerte in der Quellspalte und versuchen Sie dann erneut zu importieren. |
Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise die Fehlerprotokolltabelle (auf der letzten Seite des Assistenten erwähnt) in der Datenblattansicht überprüfen. Die Tabelle hat drei Felder – Fehler, Feld und Zeile. Jede Zeile enthält Informationen zu einem bestimmten Fehler, und der Inhalt des Fehlerfelds sollte Ihnen bei der Fehlerbehebung helfen.
Fehlerzeichenfolgen und Hinweise zur Fehlerbehebung
Fehler | Beschreibung |
|---|---|
Feldabschneidung | Ein Wert in der Datei ist zu groß für die FieldSize- Eigenschaftseinstellung für dieses Feld. |
Typkonvertierungsfehler | Ein Wert im Arbeitsblatt hat den falschen Datentyp für dieses Feld. Der Wert fehlt möglicherweise oder wird im Zielfeld falsch angezeigt. Weitere Informationen zur Behebung dieses Problems finden Sie in der vorherigen Tabelle. |
Schlüsselverletzung | Der Primärschlüsselwert dieses Datensatzes ist ein Duplikat – er existiert bereits in der Tabelle. |
Validierungsregelfehler | Ein Wert verstößt gegen den Regelsatz, indem die ValidationRule -Eigenschaft für dieses Feld oder für die Tabelle verwendet wird. |
Null im erforderlichen Feld | Ein Nullwert ist in diesem Feld nicht zulässig, da die Eigenschaft Erforderlich für das Feld auf Ja festgelegt ist. |
Nullwert im AutoWert-Feld | Die Daten, die Sie importieren, enthalten einen Nullwert , den Sie versucht haben, an ein AutoWert-Feld anzuhängen. |
Unparsable Aufzeichnung | Ein Textwert enthält das Texttrennzeichen (normalerweise doppelte Anführungszeichen). Wenn ein Wert das Trennzeichen enthält, muss das Zeichen in der Textdatei zweimal wiederholt werden; zum Beispiel: 4 1/2" Durchmesser |
Verknüpfung zu Daten in Excel
Indem Sie eine Access-Datenbank mit Daten in einem anderen Programm verknüpfen, können Sie die von Access bereitgestellten Abfrage- und Berichtstools verwenden, ohne eine Kopie der Excel-Daten in Ihrer Datenbank verwalten zu müssen.
Wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel vornehmen, werden in der verknüpften Tabelle angezeigt. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quelldatei vornehmen.
Gängige Szenarien zum Verknüpfen mit einem Excel-Arbeitsblatt in Access
In der Regel stellen Sie aus den folgenden Gründen eine Verknüpfung zu einem Excel-Arbeitsblatt her (anstatt es zu importieren):
Sie möchten Ihre Daten weiterhin in Excel-Arbeitsblättern aufbewahren, aber die leistungsstarken Abfrage- und Berichtsfeatures von Access nutzen können.
Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, aber Daten aus externen Quellen, mit denen Sie arbeiten, befinden sich in Excel-Arbeitsblättern. Sie möchten keine Kopien externer Daten verwalten, aber in Access damit arbeiten können.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Verknüpfung zu einem Excel-Arbeitsblatt herstellen
Sie können in Excel keine Verknüpfung zu einer Access-Datenbank erstellen.
Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer Excel-Datei herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die häufig als verknüpfte Tabelle bezeichnet wird. Die Tabelle zeigt die Daten im Quellarbeitsblatt oder im benannten Bereich, speichert die Daten jedoch nicht tatsächlich in der Datenbank.
Sie können Excel-Daten nicht mit einer vorhandenen Tabelle in der Datenbank verknüpfen. Das bedeutet, dass Sie keine Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen können, indem Sie eine Verknüpfungsoperation durchführen.
Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.
Alle Änderungen, die Sie an den Daten in Excel vornehmen, werden automatisch in der verknüpften Tabelle wiedergegeben. Der Inhalt und die Struktur einer verknüpften Tabelle in Access sind jedoch schreibgeschützt.
Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld Datei öffnen das Listenfeld Dateityp in Microsoft Excel , und wählen Sie die gewünschte Datei aus), erstellt Access eine leere Datenbank und startet automatisch den Assistenten für Tabellenkalkulationen verknüpfen.
Bereiten Sie die Excel-Daten vor
Suchen Sie die Excel-Datei und das Arbeitsblatt oder den Bereich mit den Daten, die Sie verknüpfen möchten. Wenn Sie nicht mit dem gesamten Arbeitsblatt verknüpfen möchten, sollten Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die Zellen enthält, zu denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten.
Erstellen Sie einen benannten Bereich in Excel (optional – nützlich, wenn Sie nur auf einige der Arbeitsblattdaten verlinken möchten)Wechseln Sie zu Excel und zeigen Sie das Arbeitsblatt an, in dem Sie einen benannten Bereich definieren möchten.
Wählen Sie den Zellbereich aus, der die Daten enthält, die Sie verknüpfen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den ausgewählten Bereich und klicken Sie auf Bereich benennen oder Namen definieren .
Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name im Feld Name einen Namen für den Bereich an und klicken Sie dann auf OK .
Beachten Sie, dass Sie während eines Verknüpfungsvorgangs jeweils nur eine Verknüpfung zu einem Arbeitsblatt oder Bereich herstellen können. Um Daten an mehreren Stellen in einer Arbeitsmappe zu verknüpfen, wiederholen Sie den Verknüpfungsvorgang für jedes Arbeitsblatt oder jeden Bereich.
Überprüfen Sie die Quelldaten und ergreifen Sie Maßnahmen wie in der folgenden Tabelle beschrieben:
Element
Beschreibung
Tabellenformat
Stellen Sie sicher, dass die Zellen im Tabellenformat vorliegen. Wenn der Bereich verbundene Zellen enthält, wird der Inhalt der Zelle in das Feld platziert, das der Spalte ganz links entspricht, und die anderen Felder bleiben leer.
Überspringen von Spalten und Zeilen
Sie können Quellspalten und -zeilen während des Verknüpfungsvorgangs nicht überspringen. Sie können jedoch Felder ausblenden und Datensätze filtern, indem Sie die verknüpfte Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, nachdem Sie sie in Access importiert haben.
Anzahl der Spalten
Die Anzahl der Quellspalten darf 255 nicht überschreiten, da Access nicht mehr als 255 Felder in einer Tabelle unterstützt.
Leere Spalten, Zeilen und Zellen
Löschen Sie alle unnötigen leeren Spalten und leeren Zeilen im Excel-Arbeitsblatt oder -Bereich. Wenn leere Zellen vorhanden sind, versuchen Sie, die fehlenden Daten hinzuzufügen.
Fehlerwerte
Wenn eine oder mehrere Zellen in einem Arbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte enthalten, korrigieren Sie diese, bevor Sie den Importvorgang starten. Beachten Sie, dass Access einen Nullwert in die entsprechenden Felder in der Tabelle einfügt, wenn ein Quellarbeitsblatt oder -bereich Fehlerwerte enthält.
Datentyp
Sie können den Datentyp oder die Größe der Felder in der verknüpften Tabelle nicht ändern. Bevor Sie den Verknüpfungsvorgang starten, müssen Sie sicherstellen, dass jede Spalte Daten eines bestimmten Typs enthält.
Wir empfehlen dringend, eine Spalte zu formatieren, wenn sie Werte unterschiedlicher Datentypen enthält. Beispielsweise kann die Spalte „FlightNo" in einem Arbeitsblatt numerische und Textwerte wie 871, AA90 und 171 enthalten. Gehen Sie wie folgt vor, um fehlende oder falsche Werte zu vermeiden:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und dann auf Zellen formatieren .
Wählen Sie auf der Registerkarte Zahl unter Kategorie ein Format aus.
Klicken Sie auf OK .
Erste Reihe
Wenn die erste Zeile im Arbeitsblatt oder benannten Bereich die Namen der Spalten enthält, können Sie angeben, dass Access die Daten in der ersten Zeile während des Verknüpfungsvorgangs als Feldnamen behandeln soll. Wenn das Arbeitsblatt keine Spaltennamen enthält oder wenn ein bestimmter Spaltenname gegen die Feldbenennungsregeln in Access verstößt, weist Access jedem entsprechenden Feld einen gültigen Namen zu.
Schließen Sie die Quelldatei, falls sie geöffnet ist.
Bereiten Sie die Zieldatenbank vor
Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Änderungen daran vorzunehmen.
Wenn Sie den Link in keiner Ihrer vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank: Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , klicken Sie auf Neu und dann auf Leere Datenbank . Hinweis: Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Neu .
Sie können jetzt den Verknüpfungsvorgang starten.
Erstellen Sie die Verknüpfung
Der Speicherort des Import-/Link-Assistenten unterscheidet sich leicht je nach Ihrer Version von Access. Wählen Sie die Schritte aus, die Ihrer Access-Version entsprechen:
Wenn Sie die neueste Version der Microsoft 365-Abonnementversion von Access oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf Neue Datenquelle > Aus Datei > Excel .
Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf Excel .
Hinweis: Die Registerkarte Externe Daten ist nur verfügbar, wenn eine Datenbank geöffnet ist.
Geben Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen – Excel -Tabelle im Feld Dateiname den Namen der Excel-Quelldatei an.
Wählen Sie Verknüpfung zur Datenquelle durch Erstellen einer verknüpften Tabelle aus, und klicken Sie dann auf OK .
Der Link Spreadsheet Wizard startet und führt Sie durch den Verknüpfungsprozess.
Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus und klicken Sie auf Weiter .
Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder -bereichs die Feldnamen enthält, wählen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus . Access verwendet diese Spaltenüberschriften, um die Felder in der Tabelle zu benennen. If a column name includes certain special characters, it cannot be used as a field name in Access. In such cases, an error message is displayed that tells you that Access will assign a valid name for the field. Click OK to continue.
On the final page of the wizard, specify a name for the linked table and then click Finish . If the table with the name you specify already exists, you are asked if you want to overwrite the existing table or query. Click Yes if you want to overwrite the table or query, or click No to specify a different name.
Access tries to create the linked table. If the operation succeeds, Access displays the Finished linking table message. Open the linked table and review the fields and data to ensure that you see the correct data in all the fields.
If you see error values or incorrect data, you must troubleshoot the source data. For more information about how to troubleshoot error values or incorrect values, see the next section.
Troubleshoot #Num! and other incorrect values in a linked table
Even if you receive the message Finished linking table , you should open the table in Datasheet view to ensure that the rows and columns show the correct data.
If you see errors or incorrect data anywhere in the table, take correct action as described in the following table, and then try linking again. Remember that you cannot add the values directly to the linked table, because the table is read-only.
Issue | Resolution |
|---|---|
Graphical elements | Graphical elements in an Excel worksheet, such as logos, charts, and pictures, cannot be linked to in Access. |
Display format | You might have to set the Format property of certain fields in Design view to ensure that the values are displayed correctly in Datasheet view. |
Calculated values | The results of a calculated column or cells are displayed in the corresponding field, but you cannot view the formula (or expression) in Access. |
Truncated text values | Increase the width of the column in Datasheet view. If you still don't see the entire value, it could be because the value is longer than 255 characters. Access can only link to the first 255 characters, so you should import the data instead of linking to it. |
Numeric field overflow error message | The linked table might appear to be correct, but later, when you run a query against the table, you might see a Numeric Field Overflow error message. This can happen because of a conflict between the data type of a field in the linked table and the type of data that is stored in that field. |
TRUE or FALSE and -1 or 0 values | If the source worksheet or range includes a column that contains only TRUE or FALSE values, Access creates a Yes/No field for the column in the linked table. However, if the source worksheet or range includes a column that contains only -1 or 0 values, Access, by default, creates a numeric field for the column, and you will not be able to change the data type of the corresponding field in the table. If you want a Yes/No field in the linked table, ensure that the source column includes TRUE and FALSE values. |
Multivalued fields | Access does not enable support for multiple values in a field, even if the source column contains a list of values separated by semicolon (;). The list of values will be treated as a single value, and placed in a text field. |
#Num! | Access displays the #Num! error value instead of the actual data in a field in the following situations:
Do the following to minimize the instances of null values in the table:
|
Numeric values instead of date values | If you see a seemingly random five-digit number in a field, check to see if the source column contains mostly numeric values but also includes a few date values. Date values that appear in numeric columns get incorrectly converted to a number. Replace the date values with numeric values and then try linking again. |
Date values instead of numeric values | If you see a seemingly random date value in a field, check to see if the source column contains mostly date values but also includes a few numeric values. Numeric values that appear in date columns get incorrectly converted to a date. Replace the numeric values with date values and then try linking again. |
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