Posteingangsregeln in Outlook Web App

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Eine Regel ist eine Aktion, die Outlook Web App automatisch für eingehende oder ausgehende Nachrichten ausführt. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, um alle E-Mails, die an eine Gruppe gesendet werden, in der Sie Mitglied sind, automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben oder alle Nachrichten mit „Jetzt kaufen" im Betreff zu löschen.

Wenn Sie Posteingangsregeln im Outlook-Desktopprogramm erstellen und verwalten möchten, finden Sie weitere Informationen unter E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln verwalten .

Dieser Artikel bezieht sich auf Outlook Web App, das von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server verwalten, auf denen Exchange Server 2013 oder 2010 ausgeführt wird. Wenn Sie Microsoft 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Hilfe zu Outlook im Web .

1. Melden Sie sich in einem Webbrowser bei Outlook Web App an, indem Sie die URL verwenden, die von der Person bereitgestellt wird, die E-Mails für Ihre Organisation verwaltet. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und wählen Sie dann Anmelden aus .

2. Wählen Sie oben auf der Seite Einstellungen > Optionen aus.

3. Wählen Sie unter Optionen E-Mail organisieren > Posteingangsregeln aus.

Die Seite Posteingangsregeln zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Posteingangsregeln. Von hier aus können Sie überprüfen, was eine Regel bewirkt, Regeln deaktivieren oder aktivieren, neue Regeln erstellen, vorhandene Regeln bearbeiten oder Regeln löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

Artikel	Beschreibung
Neu	Verwenden Sie dies, um eine neue Posteingangsregel zu erstellen.
bearbeiten	Markieren Sie eine Regel und wählen Sie dann aus, um die Details einer Regel anzuzeigen oder zu bearbeiten.
löschen	Markieren Sie eine Regel und wählen Sie dann Löschen aus, um sie zu löschen.
aufsteigen	Verwenden Sie dies, um die ausgewählte Regel in der Liste nach oben zu verschieben. Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet.
sich abwärts bewegen	Verwenden Sie dies, um die ausgewählte Regel in der Liste nach unten zu verschieben.
Aktualisierung	Verwenden Sie dies, um die Liste der Regeln zu aktualisieren.
An	Verwenden Sie das Kontrollkästchen neben einer Regel, um sie zu aktivieren (Kontrollkästchen aktiviert) oder zu deaktivieren (Kontrollkästchen nicht aktiviert).
Regel	Der Name der Regel

Um eine neue leere Regel auf der Seite Posteingangsregeln zu erstellen, wählen Sie neu .

Das neue Regelfenster besteht aus drei Abschnitten:

Abschnitt	Beschreibung
Name Wenn die Nachricht ankommt und:	Geben Sie der Regel einen Namen Verwenden Sie dieses Feld, um Kriterien für Ihre Regel auszuwählen. Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um die gewünschten Kriterien anzuzeigen und auszuwählen. Wenn die Kriterien zusätzliche Optionen haben, geben Sie diese in das angezeigte Fenster ein.
Mach Folgendes:	Verwenden Sie dieses Feld, um die Aktion auszuwählen, die ausgeführt werden soll, wenn eine Nachricht eintrifft, die die von Ihnen ausgewählten Kriterien erfüllt.
Mehr Optionen	Verwenden Sie „Weitere Optionen", um: Fügen Sie einer Regel zusätzliche Bedingungen oder Aktionen hinzu. Fügen Sie einer Regel Ausnahmen hinzu, indem Sie Ausnahme hinzufügen auswählen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option, um die Verarbeitung weiterer Regeln zu stoppen. Standardmäßig ist die Option zum Stoppen der Verarbeitung weiterer Regeln aktiviert. Wenn diese Option aktiviert ist, wird nur die erste Regel angewendet, wenn eine Nachricht eingeht, die die Kriterien für mehr als eine Regel erfüllt. Ohne diese Einstellung werden alle Regeln angewendet, für die die Nachricht die Kriterien erfüllt. Wenn Sie beispielsweise keine Regeln zum Beenden der Verarbeitung weiterer ausgewählt haben, wenn Sie eine Regel zum Verschieben aller an eine öffentliche Gruppe gesendeten Nachrichten in einen bestimmten Ordner und eine andere Regel zum Verschieben von Nachrichten von Ihrem Manager in einen anderen Ordner haben und Ihr Manager dann eine Nachricht an diesen sendet Gruppe finden Sie eine Kopie der Nachricht in beiden Ordnern. Wenn Sie möchten, dass nur die Regel angewendet wird, die Nachrichten von Ihrem Manager verschiebt, platzieren Sie diese Regel in der Liste höher als die Regel, die an die Gruppe gesendete Nachrichten verschiebt, und bearbeiten Sie dann die erste Regel, um die Option zum Beenden der Verarbeitung weiterer Regeln hinzuzufügen. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Namen für eine Regel.

Sie können jede Regel bearbeiten, indem Sie sie auswählen und wählen Bearbeiten, um die Regel zu öffnen, damit Sie die Bedingungen oder Aktionen der Regel ändern können.

Wenn Sie eine Regel haben, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie sie auswählen und dann auswählen löschen, um es zu entfernen. Wenn Sie die Regel nur für eine Weile deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen neben der Regel.

• Wenn Sie eine neue Regel in Outlook Web App erstellen, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung, dass einige Regeln, die in Outlook erstellt wurden und derzeit deaktiviert sind, gelöscht werden. Bevor Sie diese Regeln löschen, sollten Sie sich möglicherweise mit Outlook bei Ihrem Konto anmelden und die Regeln überprüfen, um festzustellen, ob Sie sie behalten möchten. Aktivieren Sie alle Regeln, die Sie beibehalten möchten.

• Regeln werden von oben nach unten in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Fenster "Regeln" angezeigt werden. Um die Reihenfolge der Regeln zu ändern, wählen Sie die zu verschiebende Regel und dann die aus auf oder Abwärtspfeil, um die Regel an die gewünschte Position in der Liste zu verschieben.

• Einige Arten von Nachrichten lösen keine Posteingangsregeln aus, darunter:

  • Benachrichtigungen zum Zustellstatus, die Unzustellbarkeitsberichte und Systemmeldungen enthalten.

  • Lesebestätigungen und Zustellbestätigungen, die von einem E-Mail-Client generiert werden.

  • Einige automatische Antwortnachrichten (Abwesenheit).

• Sie müssen nicht die Registerkarte Posteingangsregeln verwenden, um eine Regel zu erstellen. Sie können Regeln auch direkt aus Nachrichten erstellen. So erstellen Sie eine Regel direkt aus einer Nachricht:

  • Klicken Sie im Nachrichtenlistenbereich mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie dann Regel erstellen aus.

  • Oder wählen Sie das erweiterte Menü aus, während Sie die Nachricht im Lesebereich anzeigen und wählen Sie dann Regel erstellen aus dem Menü aus.

• Jede von Ihnen erstellte Regel nimmt Platz in einem verborgenen Bereich Ihres Postfachs ein. Dieser Abschnitt ist auf 64 KB begrenzt. Die tatsächliche Menge an Speicherplatz, die eine Regel verwendet, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. davon, wie lang der Name ist und wie viele Bedingungen Sie angewendet haben. Wenn Sie das 64-KB-Limit erreichen, werden Sie gewarnt, dass Sie keine weiteren Regeln erstellen können. In diesem Fall müssen Sie einige Ihrer vorhandenen Regeln löschen oder vereinfachen, bevor Sie neue erstellen können. Einige Möglichkeiten, wie Sie den von Regeln belegten Platz reduzieren können, sind:

  • Löschen Sie Regeln, die Sie nicht mehr benötigen.

  • Kürzen Sie die Namen Ihrer Regeln.

  • Kombinieren Sie eine oder mehrere Regeln, die dasselbe tun.

  • Kriterien aus Regeln entfernen.

• Wenn Sie eine Weiterleitungsregel erstellen, können Sie mehr als eine Adresse zum Weiterleiten hinzufügen. Die Anzahl der Adressen, an die Sie weiterleiten können, ist möglicherweise begrenzt, abhängig von den Einstellungen für Ihr Konto. Wenn Sie mehr Adressen hinzufügen als zulässig, funktioniert Ihre Weiterleitungsregel nicht. Wenn Sie eine Weiterleitungsregel mit mehr als einer Adresse erstellen, testen Sie sie, um sicherzustellen, dass sie funktioniert.