Genehmigungen verwalten – Google Workspace-Administratorhilfe [gg-a-en]

Genehmigungen verwalten

Unterstützte Editionen für diese Funktion: Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Bildung Plus; Essentials , Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus ; G Suite Business. Vergleichen Sie Ihre Edition

Benutzer können Dokumente in Google Drive durch einen formellen Genehmigungsprozess senden. Prüfer können die Dokumente direkt in Drive, Docs und anderen Google Workspace-Editoren genehmigen, ablehnen oder Feedback dazu hinterlassen. Mit diesem Prozess können Sie die Genehmigung für einen Vertrag oder eine Neueinstellung einholen, Änderungen für ein Dokument vor der Veröffentlichung genehmigen oder andere formelle Genehmigungssituationen durchführen.

Wie es funktioniert

Wenn ein Benutzer ein Dokument zur Genehmigung sendet, erhalten Genehmiger E-Mail- oder Drive-Benachrichtigungen über die Anfrage. Wenn der Benutzer ein Fälligkeitsdatum festlegt, werden Prüfer per E-Mail daran erinnert, dass ihre Genehmigung erforderlich oder überfällig ist. Benutzer entscheiden, ob Redakteure den Inhalt bearbeiten, Kommentare hinterlassen oder Vorschläge zum Dokument machen können, indem sie das Dokument sperren oder nicht. Standardmäßig sind Dokumente entsperrt.

Genehmiger folgen einem Link zum Dokument, wo sie das Dokument überprüfen, Kommentare hinterlassen und ablehnen oder genehmigen können. Wenn ein Benutzer Genehmigungen von mehreren Personen anfordert, wird das Dokument genehmigt, sobald alle Prüfer die Datei genehmigt haben. Wenn eine Änderung vorgenommen wird, müssen alle Prüfer die neueste Version der Datei erneut genehmigen. Die Datei wird abgelehnt, wenn ein einzelner Prüfer die Datei ablehnt.

Wenn alle Prüfer das Dokument genehmigen, wird die Datei gesperrt. Gesperrte Dateien können erst bearbeitet werden, wenn sie entsperrt werden. Durch das Entsperren der Datei wird die aktuelle Genehmigungsanfrage nicht abgebrochen.

Weitere Einzelheiten finden Sie unter Genehmigungen für Dateien in Google Drive einholen .

Kontrollgenehmigungen

Als Administrator können Sie steuern, wie Ihre Benutzer und Dateien am Genehmigungsprozess teilnehmen.

1. Melden Sie sich bei Ihrer Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an (endet nicht auf @gmail.com).

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Menü Apps Google Workspace Laufwerk und Dokumente .
3. Klicken Sie auf Genehmigungen .
4. Um die Einstellung auf alle anzuwenden, lassen Sie die oberste Organisationseinheit ausgewählt. Andernfalls wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe aus.
5. Um Benutzern außerhalb der Organisation die Genehmigung von Dokumenten zu ermöglichen, die der Organisation gehören, klicken Sie unter „Genehmigungsanfragen für Dateien zulassen, die Ihrer Organisation gehören" auf „Ein" .
6. Damit Benutzer Genehmigungen für Dateien von außerhalb der Organisation anfordern können, klicken Sie unter „Benutzern in Ihrer Organisation erlauben, Genehmigungen für Dateien anzufordern" auf „Ein" .
7. Klicken Sie auf Speichern . Wenn Sie eine Organisationseinheit oder Gruppe konfiguriert haben, können Sie möglicherweise eine übergeordnete Organisationseinheit erben oder überschreiben oder die Festlegung einer Gruppe aufheben .