Anleitung zum Entwerfen von Berichten
Access bietet Ihnen eine Reihe von Tools, mit denen Sie schnell attraktive, leicht lesbare Berichte erstellen können, die die Daten so darstellen, dass sie den Anforderungen der Benutzer am besten entsprechen. Sie können die Befehle auf der Registerkarte Erstellen verwenden, um mit einem einzigen Klick einen einfachen Bericht zu erstellen. Sie können den Berichtsassistenten verwenden, um einen komplizierteren Bericht zu erstellen, oder Sie können einen Bericht erstellen, indem Sie alle Daten und Formatierungselemente selbst hinzufügen. Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, werden Sie wahrscheinlich zumindest einige Änderungen am Design des Berichts vornehmen, damit er die Daten so anzeigt, wie Sie es möchten. Dieser Artikel beschreibt den allgemeinen Prozess zum Entwerfen eines Berichts und zeigt Ihnen dann, wie Sie Ihrem Bericht bestimmte Designelemente hinzufügen.
In diesem Artikel
Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Bericht gestalten
Wenn Sie einen Bericht entwerfen, müssen Sie zunächst überlegen, wie die Daten auf der Seite angeordnet werden sollen und wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden. Während des Designprozesses stellen Sie möglicherweise sogar fest, dass die Anordnung der Daten in den Tabellen es Ihnen nicht ermöglicht, den gewünschten Bericht zu erstellen. Dies kann ein Hinweis darauf sein, dass die Tabellen nicht normalisiert sind – das bedeutet, dass die Daten nicht auf die effizienteste Weise gespeichert werden.
Machen Sie eine Skizze Ihres Berichts
Dieser Schritt ist nicht erforderlich – möglicherweise stellen Sie fest, dass der Access-Berichtsassistent oder das Berichtstool (beide sind auf der Registerkarte „ Erstellen " in der Gruppe „ Berichte " verfügbar) ein ausreichendes Ausgangsdesign für Ihren Bericht bieten. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, Ihren Bericht ohne die Verwendung dieser Tools zu entwerfen, ist es möglicherweise hilfreich, eine grobe Skizze Ihres Berichts auf einem Blatt Papier zu erstellen, indem Sie ein Kästchen zeichnen, wo jedes Feld hingehört, und den Feldnamen in jedes Kästchen schreiben. Alternativ können Sie Programme wie Word oder Visio verwenden, um ein Mockup des Berichts zu erstellen. Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass genügend Zeilen enthalten sind, um anzugeben, wie sich die Daten wiederholen.
Sie können beispielsweise eine Zeile für Produktinformationen verwenden, dann mehrere sich wiederholende Zeilen für die Verkäufe dieses Produkts und schließlich eine Zeile mit Gesamtverkäufen für das Produkt. Dann wiederholt sich die Sequenz für das nächste Produkt und so weiter bis zum Ende des Berichts. Oder vielleicht ist Ihr Bericht eine einfache Auflistung der Daten in der Tabelle, in diesem Fall kann Ihre Skizze nur eine Reihe von Zeilen und Spalten enthalten.
Hinweis: Diese Technik ist auch sehr nützlich, wenn Sie einen Bericht für jemand anderen entwerfen. In diesem Fall kann die andere Person die Skizze zeichnen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
Nachdem Sie Ihre Skizze erstellt haben, bestimmen Sie, welche Tabelle oder Tabellen die Daten enthalten, die Sie im Bericht anzeigen möchten. Wenn alle Daten in einer einzigen Tabelle enthalten sind, können Sie Ihren Bericht direkt auf dieser Tabelle basieren. Häufiger werden die gewünschten Daten in mehreren Tabellen gespeichert, die Sie in einer Abfrage zusammenführen müssen, bevor Sie sie im Bericht anzeigen können. Die Abfrage kann in die RecordSource- Eigenschaft des Berichts eingebettet werden, oder Sie können eine separate, gespeicherte Abfrage erstellen und den Bericht darauf aufbauen.
Entscheiden Sie, welche Daten in die einzelnen Berichtsabschnitte eingefügt werden sollen
Jeder Bericht hat einen oder mehrere Berichtsabschnitte. Der einzige Abschnitt, der in jedem Bericht vorhanden ist, ist der Detailabschnitt. Dieser Abschnitt wird einmal für jeden Datensatz in der Tabelle oder Abfrage wiederholt, auf der der Bericht basiert. Andere Abschnitte sind optional und wiederholen sich seltener und werden normalerweise verwendet, um Informationen anzuzeigen, die einer Gruppe von Datensätzen, einer Seite des Berichts oder dem gesamten Bericht gemeinsam sind.
Die folgende Tabelle beschreibt, wo sich jeder Abschnitt befindet und wie der Abschnitt normalerweise verwendet wird.
Abschnitt | Ort | Typische Inhalte |
Header-Bereich des Berichts | Erscheint nur einmal oben auf der ersten Seite des Berichts. |
|
Fußzeile des Berichts | Erscheint nach der letzten Datenzeile über dem Seitenfußbereich auf der letzten Seite des Berichts. | Berichtssummen (Summen, Anzahl, Durchschnittswerte usw.) |
Kopfbereich der Seite | Erscheint oben auf jeder Seite des Berichts. |
|
Seitenfußbereich | Erscheint unten auf jeder Seite des Berichts. |
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Gruppenkopfbereich | Erscheint direkt vor einer Gruppe von Datensätzen. | Das Feld, nach dem gruppiert wird |
Gruppenfußbereich | Erscheint direkt nach einer Gruppe von Datensätzen. | Gruppensummen (Summen, Anzahlen, Durchschnitte usw.) |
Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Berichtskopf- und -fußzeilenabschnitten oder Seitenkopf- und -fußzeilenabschnitten finden Sie im Abschnitt Hinzufügen oder Entfernen von Berichts- oder Seitenkopf- und -fußzeilenabschnitten in diesem Artikel. Sie können Gruppenkopf- und Fußzeilenabschnitte hinzufügen, indem Sie die Bereiche „Gruppieren ", „Sortieren" und „Gesamt" in der Layout- oder Entwurfsansicht verwenden.
Entscheiden Sie, wie die Detaildaten angeordnet werden sollen
Die meisten Berichte sind entweder tabellarisch oder gestapelt angeordnet, aber Access gibt Ihnen die Flexibilität, nahezu jede gewünschte Anordnung von Datensätzen und Feldern zu verwenden.
Tabellarisches Layout Ein tabellarisches Layout ähnelt einer Tabellenkalkulation. Beschriftungen befinden sich oben, und die Daten sind in Spalten unterhalb der Beschriftungen ausgerichtet. Tabellarisch bezieht sich auf das tabellenartige Erscheinungsbild der Daten. Dies ist der Berichtstyp, den Access erstellt, wenn Sie auf der Registerkarte „ Erstellen " in der Gruppe „ Berichte " auf „ Bericht " klicken. Das tabellarische Layout eignet sich gut, wenn Ihr Bericht eine relativ kleine Anzahl von Feldern enthält, die Sie in einem einfachen Listenformat anzeigen möchten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines tabellarischen Layouts erstellt wurde.
Gestapeltes Layout Ein gestapeltes Layout ähnelt einem Formular, das Sie ausfüllen, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen oder bei einem Online-Händler einkaufen. Jedes Datenelement ist beschriftet und die Felder sind übereinander gestapelt. Dieses Layout eignet sich gut für Berichte, die zu viele Felder enthalten, um sie in einem tabellarischen Format anzuzeigen – das heißt, die Breite der Spalten würde die Breite des Berichts überschreiten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines gestapelten Layouts erstellt wurde.
Hinweis: Im Berichtsassistenten wird dieses Layout als spaltenförmiges Layout bezeichnet.
Gemischtes Layout Sie können Elemente tabellarischer und gestapelter Layouts mischen. Beispielsweise können Sie für jeden Datensatz einige der Felder in einer horizontalen Reihe oben im Detailbereich anordnen und andere Felder aus demselben Datensatz in einem oder mehreren gestapelten Layouts unterhalb der obersten Reihe anordnen. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mit einem gemischten Layout erstellt wurde. Die Felder „ID", „Nachname" und „Vorname" sind in einem tabellarischen Steuerungslayout angeordnet, und die Felder „Berufsbezeichnung" und „Geschäftstelefon" sind in einem gestapelten Layout angeordnet. In diesem Beispiel werden Gitternetzlinien verwendet, um eine visuelle Trennung der Felder für jeden Mitarbeiter bereitzustellen.
Blocksatz-Layout Wenn Sie den Berichtsassistenten zum Erstellen Ihres Berichts verwenden, können Sie ein Blocksatz-Layout auswählen. Dieses Layout nutzt die volle Breite der Seite, um die Datensätze so kompakt wie möglich darzustellen. Natürlich können Sie die gleichen Ergebnisse erzielen, ohne den Berichtsassistenten zu verwenden, aber es kann ein mühsamer Prozess sein, die Felder genau auszurichten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe des Blocksatzlayouts des Berichtsassistenten erstellt wurde.
Das Blocksatz-Layout ist ein gutes Layout, wenn Sie eine große Anzahl von Feldern im Bericht anzeigen. Wenn Sie im vorherigen Beispiel ein tabellarisches Layout verwenden, um dieselben Daten anzuzeigen, gehen die Felder über den Rand der Seite hinaus. Wenn Sie ein gestapeltes Layout verwenden, nimmt jeder Datensatz viel mehr vertikalen Platz ein, wodurch Papier verschwendet und der Bericht schwerer lesbar wird.
Verwenden Sie Steuerelementlayouts, um Ihre Daten auszurichten
Steuerelementlayouts sind Hilfslinien, die Sie einem Bericht hinzufügen können, während er in der Layout- oder Entwurfsansicht geöffnet ist. Access fügt Steuerelementlayouts automatisch hinzu, wenn Sie den Berichts-Assistenten zum Erstellen eines Berichts verwenden oder wenn Sie einen Bericht erstellen, indem Sie auf der Registerkarte „ Erstellen " in der Gruppe „ Berichte " auf „ Bericht " klicken. Ein Steuerelementlayout ist wie eine Tabelle, in der jede Zelle eine Beschriftung, ein Textfeld oder jede andere Art von Steuerelement enthalten kann. Die folgende Abbildung zeigt ein tabellarisches Steuerelementlayout in einem Bericht.
Die orangefarbenen Linien zeigen die Zeilen und Spalten des Steuerelementlayouts an und sind nur sichtbar, wenn der Bericht in der Layout- oder Entwurfsansicht geöffnet ist. Steuerelementlayouts helfen Ihnen, eine einheitliche Ausrichtung von Daten in Zeilen und Spalten zu erreichen, und sie erleichtern das Hinzufügen, Ändern der Größe oder Entfernen von Feldern. Mithilfe der Werkzeuge in den Gruppen „ Tabelle " und „ Position " auf der Registerkarte „ Anordnen " (verfügbar in der Layout- oder Entwurfsansicht) können Sie einen Typ von Steuerelementlayout in einen anderen ändern und Steuerelemente aus Layouts entfernen, sodass Sie die Steuerelemente beliebig positionieren können Sie möchten auf dem Bericht.
Tipps zum Formatieren verschiedener Datentypen
Wenn Sie einen Bericht mithilfe des Berichtstools (verfügbar auf der Registerkarte „ Erstellen " in der Gruppe „ Berichte ") oder mithilfe des Berichts-Assistenten erstellen, fügt Access dem Bericht die Felder für Sie hinzu und erstellt das am besten geeignete Steuerelement zum Anzeigen der einzelnen Felder. basierend auf dem Datentyp des Felds. Wenn Sie selbst Felder zu einem Bericht hinzufügen, ist die bevorzugte Methode, jedes Feld aus der Feldliste in den Bericht zu ziehen. Wie beim Berichts-Assistenten oder dem Berichtstool erstellt Access je nach Datentyp des Felds das am besten geeignete Steuerelement für jedes Feld. Für die meisten Datentypen ist das am besten geeignete (Standard-)Steuerelement das Textfeld.
Die folgenden Abschnitte enthalten Tipps zum Formatieren einiger Datentypen in Sonderfällen.
Mehrwertige Felder Das Standardsteuerelement für ein mehrwertiges Feld ist ein Kombinationsfeld. Dies kann für ein Steuerelement in einem Bericht wie eine seltsame Wahl erscheinen, da Sie nicht auf den Pfeil in einem Kombinationsfeld in einem Bericht klicken können. Im Kontext eines Berichts verhält sich ein Kombinationsfeld jedoch wie ein Textfeld. Der Pfeil ist nur in der Entwurfsansicht sichtbar.
Wenn das Feld mehrere Werte enthält, werden diese Werte durch Kommas getrennt. Wenn das Kombinationsfeld nicht breit genug ist, um alle Werte in einer Zeile anzuzeigen, und die CanGrow- Eigenschaft des Kombinationsfelds auf Yes festgelegt ist, werden die Werte in die nächste Zeile umgebrochen. Andernfalls werden die Werte abgeschnitten. Öffnen Sie zum Festlegen der CanGrow- Eigenschaft für ein Steuerelement den Bericht in der Entwurfs- oder Layoutansicht, klicken Sie auf das Steuerelement, und drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt des Steuerelements anzuzeigen. Die CanGrow- Eigenschaft befindet sich sowohl auf der Registerkarte Format als auch auf der Registerkarte Alle des Eigenschaftenblatts für das Steuerelement.
Rich-Text-Felder Das Standardsteuerelement für ein Rich-Text-Feld ist ein Textfeld. Wenn das Textfeld nicht breit genug ist, um alle Werte in einer Zeile anzuzeigen, und die CanGrow- Eigenschaft des Textfelds auf Yes festgelegt ist, werden die Werte in die nächste Zeile umgebrochen. Andernfalls werden die Werte abgeschnitten. Öffnen Sie zum Festlegen der CanGrow- Eigenschaft für ein Steuerelement den Bericht in der Entwurfs- oder Layoutansicht, klicken Sie auf das Steuerelement, und drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt des Steuerelements anzuzeigen. Die CanGrow- Eigenschaft befindet sich sowohl auf der Registerkarte Format als auch auf der Registerkarte Alle des Eigenschaftenblatts für das Steuerelement.
Ein Rich-Text-Feld hilft Ihnen, Text auf vielfältige Weise zu formatieren. Beispielsweise können mehrere Wörter in einem Feld unterstrichen und mehrere andere Wörter im selben Feld kursiv dargestellt werden. Sie können jedoch weiterhin einen allgemeinen Formatierungsstil für das Textfeld festlegen, das den Rich-Text enthält. Die Textfeldformatierung gilt nur für den Text, der nicht speziell mithilfe der Rich-Text-Formatierung formatiert wurde.
Legen Sie Formatierungsstile für ein Textfeld fest, das ein Rich-Text-Feld anzeigt
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht .
Klicken Sie auf das Textfeld, das das Rich-Text-Feld anzeigt, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf den Formatierungsstil, den Sie anwenden möchten.
Access wendet die Formatierung auf den gesamten Text im Rich-Text-Feld an, auf den dieser Typ (aber nicht der Wert) der Formatierung noch nicht in einer Ansicht angewendet wurde, die die Dateneingabe unterstützt, z. B. die Datenblattansicht für eine Tabelle oder Abfrage oder die Formularansicht für eine bilden. Wenn beispielsweise ein Teil des Texts im Feld mit einer roten Schriftfarbe formatiert ist und Sie eine blaue Schriftfarbe auf das Textfeld anwenden, färbt Access den gesamten Text blau, mit Ausnahme des Texts, der einzeln rot formatiert wurde. Wenn beispielsweise ein Teil des Texts im Feld mit einer Schriftgröße von 11 Punkt formatiert ist und Sie eine Schriftgröße von 14 Punkt auf das Textfeld anwenden, wendet Access die Schriftgröße von 14 Punkt auf den gesamten Text an mit Ausnahme dessen, was an 11 Punkten individuell formatiert wurde.
Anhangsfelder Anhangsfelder verwenden ein spezielles Steuerelement, das für keinen anderen Datentyp verwendet wird. Sie können mehrere Dateien an einen Datensatz anhängen, indem Sie ein einzelnes Anhangsfeld verwenden, aber das Feld kann jeweils nur Informationen zu einem Anhang anzeigen. Standardmäßig zeigt das Steuerelement für Anhänge entweder ein Symbol oder ein Bild an, je nach Dateityp des Anhangs, der derzeit vom Steuerelement angezeigt wird. Wenn Sie möchten, können Sie die Eigenschaften für das Anlagensteuerelement so einstellen, dass alle angehängten Dateien als Symbole angezeigt werden oder dass das Feld einfach ein Büroklammersymbol und die Anzahl der Anlagen anzeigt. Angenommen, Sie verwenden bereits ein Anlagensteuerelement in Ihrem Bericht, können Sie das folgende Verfahren verwenden, um die Eigenschaften des Steuerelements für unterschiedliche Verwendungszwecke des Steuerelements anzupassen.
Legen Sie die Anzeigeeigenschaften für ein Anlagenfeld fest
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht .
Klicken Sie auf das Anhangsteuerelement. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Format .
Verwenden Sie die folgende Tabelle als Richtlinie zum Festlegen der Eigenschaften des Anhangsteuerelements.
Eigentum
Einstellung
Darstellen als
Bild/Symbol zeigt Grafiken als Bilder und alle anderen Dateien als Symbole an. Dies ist die Standardeinstellung.
Symbol zeigt alle Dateien als Symbole an.
Büroklammer zeigt ein Büroklammersymbol gefolgt von der Anzahl der Anhänge in Klammern an.
Standardbild
Um ein Standardbild im Anlagensteuerelement anzuzeigen, wenn keine angehängten Dateien vorhanden sind, klicken Sie auf Navigieren Sie im Eigenschaftenfeld zum gewünschten Bild, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Hinweis: Das Standardbild wird nicht angezeigt, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Büroklammer eingestellt ist.
Bildausrichtung
Wählen Sie die gewünschte Ausrichtung aus der Liste aus. Die Standardeinstellung ist Mitte . Das Anpassen dieser Einstellung kann abhängig von der Einstellung der Eigenschaft Picture Size Mode zu unerwarteten Ergebnissen führen.
Bildgrößenmodus
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Image/Icon gesetzt ist.
Clip zeigt das Bild in seiner tatsächlichen Größe an. Das Bild wird abgeschnitten, wenn es zu groß ist, um in das Steuerelement zu passen.
Strecken streckt das Bild so, dass es das gesamte Steuerelement ausfüllt.
Hinweis: Wenn das Steuerelement für Anhänge nicht exakt dieselbe Größe wie das Bild hat, wird das Bild mit dieser Einstellung verzerrt, sodass es entweder vertikal oder horizontal gestreckt erscheint.
Zoom zeigt das Bild so groß wie möglich an, ohne das Bild zu beschneiden oder zu verzerren. Dies ist die Standardeinstellung.
Wenn Sie das Steuerelement zum Anzeigen von Grafiken verwenden, passen Sie die Größe des Anhangsteuerelements so an, dass Sie die gewünschte Detailmenge sehen können.
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