Implementieren Sie die Datensatzverwaltung
Sie können Datensätze „an Ort und Stelle" verwalten, was bedeutet, dass Sie ein Dokument an seinem aktuellen Speicherort auf einer Website belassen oder Datensätze in einem bestimmten Archiv speichern können, z. B. auf einer Datenarchiv-Website.
Bevor Sie die Datensatzverwaltung implementieren, wird empfohlen, zunächst einen Datensatzverwaltungsplan für Ihre Organisation zu erstellen. Informationen zur Auswahl des richtigen Datensatzverwaltungssystems für Ihre Organisation finden Sie unter Auswählen, wie Datensätze gespeichert und verwaltet werden .
Hinweis: In SharePoint in Microsoft 365 haben wir die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen eingeführt, um Inhalte als Datensätze zu deklarieren , wodurch die Verwendung des Datenarchivs effektiv ersetzt wird. Wenn Sie das Datenarchiv verwenden, können Sie es weiterhin zusammen mit Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden. Aber in Zukunft empfehlen wir zum Zweck der Datensatzverwaltung die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle des Datenarchivs.
Erstellen und konfigurieren Sie eine Datenarchiv-Website
Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über die wichtigsten Schritte zum Erstellen und Konfigurieren einer Datenarchiv-Website. Klicken Sie auf die Links, um spezifische Anleitungen zu jedem Schritt anzuzeigen.
Erstellen Sie die Datenarchiv-Website mithilfe der Datenarchiv-Websitevorlage.
Erstellen Sie Datensatzbibliotheken oder Listen , um jeden Datensatztyp zu verwalten und zu speichern, der in Ihrem Aktenplan angegeben ist (Def.: Ein Aktenplan beschreibt die Arten von Dokumenten oder Elementen, die eine Organisation als offizielle Geschäftsunterlagen anerkennt. Er gibt an, wo diese Datensätze gespeichert werden, und es enthält Informationen, die einen Datensatztyp von einem anderen unterscheiden).
Fügen Sie Ihren Bibliotheken und Listen einen zugeordneten Inhaltstyp hinzu.
Erstellen Sie Websitespalten und fügen Sie sie den relevanten Inhaltstypen hinzu, um die Metadaten für jeden Datensatztyp, der in Ihrem Aktenplan angegeben ist, aufzunehmen und anzuzeigen.
Fügen Sie einem Inhaltstyp auf der Datenarchiv-Website eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzu .
Konfigurieren Sie die Inhaltsorganisation so, dass jeder Datensatztyp an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet wird.
Erstellen Sie eine Datenarchiv-Website
Wir empfehlen, dass Sie ein Datenarchiv als Websitesammlung auf oberster Ebene und nicht als Unterwebsite erstellen. Zum Erstellen einer Websitesammlung müssen Sie Mitglied der SharePoint-Gruppe Farmadministratoren auf dem Computer sein, auf dem die Website für die SharePoint-Zentraladministration ausgeführt wird.
In SharePoint Online können Sie eine Datenarchiv-Website von Ihrer SharePoint-Website der obersten Ebene erstellen. Klicken Sie auf + Website erstellen und beginnen Sie dann mit Schritt 4 unten.
Starten Sie die SharePoint 2013- oder 2016-Zentraladministration.
Für Windows Server 2008 R2:
Klicken Sie auf Start , klicken Sie auf Microsoft SharePoint 2013-Produkte oder Microsoft SharePoint 2013-Produkte , und klicken Sie dann auf SharePoint 2013-Zentraladministration oder SharePoint 2016-Zentraladministration .
Für Windows Server 2012:
Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf SharePoint 2013-Zentraladministration oder SharePoint 2016-Zentraladministration .
Wenn die Zentraladministration von SharePoint 2013 oder die Zentraladministration von SharePoint 2016 nicht auf dem Startbildschirm angezeigt wird:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Computer , klicken Sie auf Alle Apps und dann auf SharePoint 2013-Zentraladministration oder SharePoint 2016-Zentraladministration .
Klicken Sie auf der Website für die Zentraladministration im Abschnitt Anwendungsverwaltung auf Websitesammlungen erstellen .
Wenn die Webanwendung, in der Sie die Websitesammlung erstellen möchten, nicht ausgewählt ist, klicken Sie auf der Seite Websitesammlung erstellen im Abschnitt Webanwendung auf den Abwärtspfeil . Klicken Sie im Menü Webanwendung auf Webanwendung ändern und dann auf die Webanwendung, in der Sie die Websitesammlung erstellen möchten.
Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung den Titel und die Beschreibung für die Websitesammlung ein.
Wählen Sie im Abschnitt Website-Adresse den Pfad aus, der für Ihre URL verwendet werden soll (z. B. einen Platzhalterpfad wie /sites/ oder das Stammverzeichnis (/).
Wenn Sie einen Wildcard-Einschlusspfad auswählen, müssen Sie auch den Site-Namen eingeben, der in der URL Ihrer Site verwendet werden soll.
Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl in der Liste Erlebnisversion auswählen die SharePoint-Erlebnisversion der Vorlagen aus, die Sie verwenden möchten.
Wählen Sie die Experience-Version aus, wenn die Websitesammlung wie eine Websitesammlung in SharePoint Server aussehen und ausgeführt werden soll. Eine Websitesammlung, die eine frühere Erfahrungsversion verwendet, wird in einer neueren Version von SharePoint ausgeführt, aber die Benutzeroberfläche und die Benutzererfahrung der Websitesammlung spiegeln die frühere Version wider. Eine Websitesammlung, die jederzeit auf die neueste Experience-Version aktualisiert werden kann.
Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl die Registerkarte Unternehmen aus und klicken Sie dann auf Datenarchiv .
Geben Sie im Abschnitt Primärer Websitesammlungsadministrator den Benutzernamen (im Format DOMÄNE\Benutzername) für den Benutzer ein, der der Websitesammlungsadministrator sein wird.
Geben Sie im Abschnitt Sekundärer Websitesammlungsadministrator den Benutzernamen für den sekundären Administrator der Websitesammlung ein. Die Bestimmung eines sekundären Websitesammlungsadministrators ist eine bewährte Methode, um sicherzustellen, dass jemand die Websitesammlung verwalten kann, wenn kein primärer Websitesammlungsadministrator anwesend ist.
Wenn Sie Kontingente verwenden, um den Speicher für Websitesammlungen zu verwalten, klicken Sie im Abschnitt Kontingentvorlage auf eine Vorlage in der Liste Kontingentvorlage auswählen .
Klicken Sie auf OK .
Erstellen Sie Bibliotheken oder Listen, um Datensätze zu verwalten
Bibliotheken und Listen sind wichtige Elemente in der Datensatzverwaltung. Sie dienen als Aktenschränke für jeden Datensatztyp, den Sie speichern oder verwalten möchten. Das Zuordnen von Inhaltstypen (später erklärt) zu Bibliotheken und Listen hilft weiter beim Kategorisieren Ihrer Datensätze. Wir empfehlen, dass Sie für jeden Inhaltstyp in Ihrem Aktenplan eine Dokumentbibliothek oder -liste erstellen.
Hinzufügen eines vorhandenen Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek
Wenn Sie einer Liste oder Bibliothek einen Inhaltstyp hinzufügen, ermöglichen Sie dieser Liste oder Bibliothek, Elemente dieses Typs zu enthalten. Wenn Datensätze an das Datenarchiv übermittelt werden, werden sie basierend auf dem Inhaltstyp des Dokuments an die relevante Liste oder Bibliothek weitergeleitet.
Erstellen und fügen Sie Websitespalten zu Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen hinzu
Spalten helfen Ihnen beim Gruppieren, Kategorisieren und Verfolgen von Datensätzen oder anderen Elementen. Eine Websitespalte definiert ein Metadatenelement, das einem Inhaltstyp, einer Liste oder einer Bibliothek zugeordnet werden kann. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Websitespalten hinzufügen, um „Autor" oder „Fertigstellungsdatum" zu definieren. Fügen Sie einem Inhaltstyp für Datensätze eine Websitespalte hinzu, um entweder ein Metadatenelement zu speichern, das mit einem Datensatz übermittelt wird, oder um Metadaten hinzuzufügen, die bei der Verwaltung des Datensatzes helfen.
Erstellen Sie eine Websitespalte
Klicken Sie auf der Datenarchiv-Website auf Einstellungen
, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen .Klicken Sie auf einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen .
Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Web Designer-Galerien auf Websitespalten .
Klicken Sie auf der Seite Websitespalten auf Erstellen .
Geben Sie auf der Seite Neue Websitespalte im Abschnitt Name und Typ im Feld Spaltenname den gewünschten Namen ein.
Wählen Sie den Informationstyp aus, den Sie in der Spalte speichern möchten – beispielsweise Währung, Datum und Uhrzeit oder Text.
Wählen Sie im Abschnitt Gruppe die vorhandene Gruppe aus, in der die neue Websitespalte gespeichert werden soll, oder wählen Sie Neue Gruppe aus, um eine neue Gruppe zum Speichern der Spalte zu erstellen. Gruppen bieten eine Möglichkeit, Spalten zu organisieren und das Auffinden zu erleichtern.
Wählen Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen die gewünschten zusätzlichen Spalteneinstellungen aus. Die in diesem Abschnitt verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Spaltentyp, den Sie im Abschnitt Name und Typ auswählen. Wenn beispielsweise der in einer Spalte zu speichernde Informationstyp Auswahl ist, können Sie die aufzulistenden Auswahlmöglichkeiten im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen definieren.
Klicken Sie auf OK .
Fügen Sie einem Inhaltstyp für Datensätze eine Websitespalte hinzu
Klicken Sie auf der Homepage der Datenarchiv-Website auf Einstellungen und dann auf Websiteeinstellungen .
Klicken Sie auf einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen .
Klicken Sie im Abschnitt Web Designer-Galerien auf Website-Inhaltstypen .
Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Websiteinhaltstyp, den Sie konfigurieren möchten.
Nachdem Sie entweder einen Websiteinhaltstyp von der übergeordneten Website ausgewählt oder einen neuen Websiteinhaltstyp erstellt haben, klicken Sie auf der Seite „Ausgewählter Websiteinhaltstyp" im Abschnitt „ Spalten " auf Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen .
Wählen Sie auf der Seite „Spalten zu Inhaltstyp hinzufügen" im Abschnitt „Spalten auswählen" in der Liste „ Spalten auswählen aus" die Gruppe aus, nach der Sie filtern möchten.
Wählen Sie die hinzuzufügende Spalte aus der Liste Verfügbare Spalten aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen .
Geben Sie im Abschnitt Listen und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob die untergeordneten Websiteinhaltstypen, die von diesem Websiteinhaltstyp erben, mit Ihren Änderungen aktualisiert werden.
Nachdem Sie die gewünschten Spalten hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK .
Hinweis: Wenn der Inhaltstyp, den Sie auswählen möchten, nicht als Link (ausgegraut) auf dieser Seite angezeigt wird, gehört der Inhaltstyp zu einer übergeordneten Website der Datenarchiv-Website und muss daher von der übergeordneten Website ausgewählt und konfiguriert werden Seite? ˅. Sie können dies tun, indem Sie auf den Link unter der Spalte Quelle neben dem ausgegrauten Website-Inhaltstyp in der Spalte Website-Inhaltstyp klicken.
Erstellen Sie Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze
Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen es Organisationen, Dinge zu kontrollieren und zu verfolgen, wie z. B. wie lange Inhalte aufbewahrt werden oder welche Aktionen Benutzer mit diesen Inhalten durchführen können.
Hinweis: Sie müssen Mitglied der Gruppe „Besitzer" für die Datenarchiv-Website sein, um diese Aufgabe ausführen zu können.
Fügen Sie einem Inhaltstyp eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzu
Hinweis: Sie können keine Informationsverwaltungsrichtlinie für einen Kerninhaltstyp angeben. Kerninhaltstypen werden installiert, wenn eine Websitesammlung erstellt wird. Sie müssen einen Inhaltstyp erstellen, der von einem Kerninhaltstyp abgeleitet ist, und eine Informationsverwaltungsrichtlinie auf den abgeleiteten Inhaltstyp anwenden .
Klicken Sie auf der Website auf Einstellungen
, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen .Klicken Sie auf einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen .
Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Web Designer-Galerien auf Websiteinhaltstypen .
Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Inhaltstyp, dem Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf der Seite Inhaltstyp auf Richtlinieneinstellungen für die Informationsverwaltung .
Geben Sie auf der Seite „Richtlinie bearbeiten" eine Beschreibung für die Richtlinie ein und schreiben Sie dann eine kurze Richtlinienanweisung, die den Benutzern erklärt, wofür die Richtlinie gedacht ist. Eine Richtlinienanweisung kann bis zu 512 Zeichen lang sein.
Als Nächstes müssen Sie der Informationsverwaltungsrichtlinie ein oder mehrere Richtlinienfeatures hinzufügen. Wenn Sie Funktionen aktivieren, werden zusätzliche Einstellungen angezeigt.
Fügen Sie der Informationsverwaltungsrichtlinie Richtlinienfunktionen hinzu
Die Richtlinienfunktionen, die Sie einer Informationsrichtlinie hinzufügen können, sind Bezeichnungen, Überwachung, Ablauf und Strichcodes.
Hinzufügen einer Aufbewahrungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten das Kontrollkästchen Aufbewahrung aktivieren .
Klicken Sie auf Aufbewahrungsphase hinzufügen und wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Aufbewahrungszeitraum aus, um anzugeben, wann Dokumente ablaufen: Um das Ablaufdatum basierend auf einer Datumseigenschaft festzulegen, wählen Sie Diese Phase basiert auf einer Datumseigenschaft des Elements aus und wählen Sie dann die Aktion ( Erstellt oder geändert ) und den Zeitraum (Tage, Monate oder Jahre).
Geben Sie einen Wert in das Feld zwischen den Listen ein, um den Zeitraum anzugeben.
Wählen Sie die Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Dokument abläuft.
Wenn Sie möchten, dass die ausgewählte Aktion wiederholt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Abschnitt „ Wiederholung " und wählen Sie dann den Wiederholungszeitraum aus.
Klicken Sie auf OK .
Fügen Sie eine Überwachungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie hinzu
Wählen Sie auf der Seite „Richtlinie bearbeiten" im Abschnitt „ Prüfung " die Option „Prüfung aktivieren " und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Sie ein Prüfprotokoll führen möchten.
Klicken Sie auf OK .
Hinweis: Um die Überwachungsprotokolle anzuzeigen, klicken Sie auf der Seite Websitesammlungseinstellungen auf Überwachungsprotokollberichte und wählen Sie dann den anzuzeigenden Bericht aus.
Hinzufügen einer Barcode-Richtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Wählen Sie auf der Seite „Richtlinie bearbeiten" im Abschnitt „ Barcodes " die Option „ Barcodes aktivieren " aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer zum Einfügen eines Barcodes auffordern … , wenn Sie möchten, dass Office-Clientanwendungen Benutzer auffordern, einen Barcode in ihre Dokumente einzufügen.
Hinzufügen einer Bezeichnungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Labels das Kontrollkästchen Labels aktivieren.
Um Benutzer aufzufordern, vor dem Speichern oder Drucken eines Dokuments ein Etikett einzufügen, wählen Sie Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken ein Etikett einzufügen.
Um zu verhindern, dass Bezeichnungen nach dem Hinzufügen geändert werden, wählen Sie Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern aus.
Geben Sie im Feld Etikettenformat den Text ein, der auf dem Etikett erscheinen soll. Sie können eine beliebige Kombination fester Text- oder Dokumenteigenschaften verwenden, außer berechnete oder integrierte Eigenschaften wie eine global eindeutige Kennung (GUID) oder Erstellt von. Um eine neue Zeile zu beginnen, verwenden Sie die Zeichenfolge \n .
Wählen Sie eine Schriftart, Schriftgröße, einen Schriftstil und eine Ausrichtung für den Beschriftungstext aus.
Geben Sie eine Etikettenhöhe in Zoll in das Feld Höhe und eine Etikettenbreite in Zoll in das Feld Breite ein.
Klicken Sie auf Aktualisieren , um Ihre Änderungen anzuzeigen.
Klicken Sie auf OK .
Konfigurieren Sie die direkte Datensatzverwaltung
Wenn Sie das Datenarchiv verwenden, arbeiten Sie in einem gesperrten Repository und können einen Vorgang „Senden an" verwenden, um Datensätze in dieses Repository zu übertragen. Jede Site kann jedoch für die interne Datensatzverwaltung aktiviert und als Datensatzverwaltungssystem konfiguriert werden. Anders als im Datenarchiv können Sie bei dieser Art von System Datensätze zusammen mit aktiven Dokumenten in einem kollaborativen Bereich speichern. Einige zusätzliche Vorteile der Verwendung eines internen Datensatzverwaltungssystems sind:
Datensätze können über mehrere Standorte hinweg existieren und verwaltet werden.
Bei aktivierter Versionierung können automatisch neue zusätzliche Versionen von Datensätzen erstellt werden.
Die eDiscovery-Suche kann gleichzeitig für Datensätze und aktive Dokumente ausgeführt werden.
Umfassendere Kontrolle darüber, was ein Datensatz in Ihrer Organisation ist und wer einen Datensatz erstellen kann.
Es gibt drei Hauptschritte zum Konfigurieren der direkten Datensatzverwaltung:
Aktivieren Sie die interne Datensatzverwaltung auf Websitesammlungsebene.
Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Deklaration von Datensätzen auf Websitesammlungsebene.
Konfigurieren Sie Datensatzdeklarationseinstellungen auf Listen- oder Bibliotheksebene.
Hinweis: Sie müssen Listenmitwirkender oder Administrator sein, um Elemente manuell als Datensätze zu deklarieren.
Aktivieren Sie die interne Datensatzverwaltung auf Websitesammlungsebene
Der erste Schritt beim Konfigurieren eines vorhandenen Datensatzverwaltungssystems besteht darin, das Feature auf Websitesammlungsebene zu aktivieren. Das Aktivieren der Funktion aktiviert den Befehl „Datensatz deklarieren/nicht deklariert" in der Multifunktionsleiste.
Hinweis: Sie müssen ein Websitesammlungsadministrator sein, um diese Aufgabe auszuführen.
Klicken Sie auf der obersten Site-Ebene auf Einstellungen
, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen .Klicken Sie auf einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen .
Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsfeatures .
Klicken Sie neben In-Place Records Management auf Aktivieren .
Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Deklaration von Datensätzen auf Websitesammlungsebene
Klicken Sie auf der obersten Site-Ebene auf Einstellungen
, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen .Klicken Sie auf einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen .
Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Deklarationseinstellungen für Datensätze .
Wenn Sie einschränken möchten, was mit Elementen geschehen kann, die als Datensätze deklariert sind, wählen Sie auf der Seite Datensatzdeklarationseinstellungen eine der Optionen im Abschnitt Datensatzbeschränkungen aus.
Wählen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration aus, ob die manuelle Deklaration von Datensätzen standardmäßig in Listen und Bibliotheken verfügbar sein soll oder nicht. Wenn Sie die Option Standardmäßig nicht an allen Standorten verfügbar auswählen, können Datensätze nur über eine Richtlinie oder einen Workflow deklariert werden.
Wählen Sie im Abschnitt Deklarationsrollen die Rollen aus, die manuell und nicht deklarierte Datensätze deklarieren können.
Wählen Sie OK aus .
Konfigurieren Sie Datensatzdeklarationseinstellungen auf Listen- oder Bibliotheksebene
Sie können besser steuern, wo Elemente als Datensätze deklariert werden können, indem Sie Datensatzdeklarationen für eine Liste oder Bibliothek konfigurieren. Wenn Sie eine Liste oder Bibliothek für die Deklaration von Datensätzen konfigurieren, können Sie festlegen, dass Elemente automatisch als Datensätze deklariert werden, wenn sie der Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden.
Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Sie Einstellungen für die Datensatzdeklaration konfigurieren möchten, auf die Registerkarte Bibliothek oder Liste im Menüband und dann auf Bibliothekseinstellungen oder Listeneinstellungen .
Klicken Sie in SharePoint Online auf Einstellungen
und klicken Sie dann auf Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen . Klicken Sie auf der Seite Dokumentbibliothek/Listeneinstellungen unter Berechtigungen und Verwaltung auf Einstellungen für Datensatzerklärungen .
Wählen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der manuellen Datensatzerklärung Folgendes aus:
Ob Sie möchten, dass die Liste oder Bibliothek die von der Websitesammlung verwendeten Standardeinstellungen für die Datensatzdeklaration verwendet,
ob Benutzer immer berechtigt sein sollten, Elemente manuell als Datensätze für die Liste oder Bibliothek zu deklarieren, oder
ob Benutzer niemals Datensätze innerhalb der Liste oder Bibliothek manuell deklarieren können oder nicht.
Aktivieren Sie im Abschnitt Automatische Deklaration das Kontrollkästchen, wenn alle Elemente, die der Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden, automatisch als Datensätze deklariert werden sollen.
Klicken Sie auf OK .
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