Wie man Projektänderungsanträge auswertet
Von Jane Suchan, PMP
Unkontrollierte Veränderungen sind einer der größten Feinde eines Projektmanagers. Aus diesem Grund kann ein solider Change-Management-Prozess der beste Freund eines Projektmanagers sein. Die Einrichtung eines solchen Prozesses ermöglicht es Ihnen, das zu liefern, was der Kunde angefordert hat, im erforderlichen Zeitrahmen und innerhalb des vereinbarten Budgets. Ohne Änderungskontrolle wird der Projektumfang zu einem beweglichen Ziel und Sie laufen Gefahr, einen oder mehrere Ihrer Projekterfolgsfaktoren zu verpassen. Die Fähigkeit, Veränderungen zu managen und zu kontrollieren, insbesondere die des Projektumfangs, ist ein Schlüssel zum Erreichen von Zielen und ein typischer Leistungsindikator für einen Projektmanager. Projektänderungen sind unvermeidlich und Sie müssen bereit sein, damit umzugehen, wenn – nicht wenn – sie passieren.
Balance zwischen Change Management und Bürokratie
Eine Herausforderung für Projektmanager besteht darin, die Notwendigkeit, Projektänderungen zu kontrollieren, in Einklang zu bringen und gleichzeitig übermäßige Bürokratie zu vermeiden. Die Frage ist: Wo liegt der Wendepunkt? Da jedes Projekt einzigartig ist, ist der Punkt, an dem die Änderungskontrolle aufhört, Mehrwert zu schaffen und sich in Bürokratie verwandelt, von Projekt zu Projekt unterschiedlich.
Einige Ihrer Stakeholder oder sogar Ihre Projektteammitglieder sind möglicherweise der Meinung, dass die Einrichtung von Änderungskontrollen Ihre Möglichkeit ist, das gefürchtete Scope Creep zu vermeiden, und dass Sie nicht bereit sind, flexibel zu sein und das Beste für Ihre Kunden und das Unternehmen zu tun. Es ist wichtig, diese Wahrnehmung zu zerstreuen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie genau das Gegenteil tun: Sie implementieren einen effizienten Prozess zur konsequenten Bewertung von Änderungswünschen. Wenn die Änderung als gute Idee angesehen wird, haben Sie Prozesse eingerichtet, um bei Bedarf zu reagieren.
Der Projektänderungsmanagementplan
Damit Sie schnell reagieren können, beschreibt ein Projektänderungsmanagementplan, was passiert, wenn Abweichungen auftreten. Es ist nicht beabsichtigt, Veränderungen zu verhindern; Vielmehr soll ein Prozess skizziert werden, der deutlich macht, wie Änderungen kommuniziert, Entscheidungen getroffen und das Projekt entsprechend angepasst werden.
Änderungskontrolle einrichten
Sie sollten Ihren Änderungskontrollprozess in Kraft setzen, sobald Sie eine Basislinie für wichtige Leistungen wie Geschäftsanforderungen und Zeitplan erstellt haben. Das Projektteam und die Beteiligten – und alle anderen, die von Änderungen im Projekt betroffen sind – sollten den Änderungsmanagementplan überprüfen und genehmigen, bevor Sie ihn ins Spiel bringen.
Kleine Änderungen, die nur geringe Auswirkungen auf den Gesamterfolg des Projekts haben, sollten nicht die gleichen Strenge nach sich ziehen wie diejenigen, die an Anforderungen oder Meilensteinen des kritischen Zeitplans vorgenommen werden. Der Projektänderungsmanagementplan muss angeben, wann ein formeller Projektänderungsantrag (PCR) erforderlich ist. Zum Beispiel:
Was sind die Schwellenwerte für Zeitplan- und Budgetänderungen?
Gibt es Änderungen, die immer einen Änderungsantrag erfordern?
Welche Änderungen kann der Change-Management-Prozess überspringen?
Eine Warnung hier: Oft sind es eher viele kleine Änderungen, die den Schaden anrichten, als die großen, offensichtlichen. Berücksichtigen Sie dies bei der Definition Ihrer PCR-Kriterien. Beispielsweise sollte Ihr Change-Management-Plan Change-Request-Kategorien definieren, z. B. was größer oder kleiner ist:
Wesentliche Änderungen Diese sollten als PCR dokumentiert werden. Wichtige Projektänderungen:
Beeinflussen Sie Anforderungen oder Arbeitselemente auf dem kritischen Pfad, indem Sie wichtige Meilensteine oder das Enddatum des Gesamtprojekts um einen bestimmten Zeitprozentsatz oder eine bestimmte Dauer verzögern. Für jedes Projekt sollten wesentliche Änderungskriterien definiert werden.
Benötigen Sie zusätzliche Finanzierung (in Dollar oder Prozentsatz des Budgets). Auch hier sollte der Betrag für jedes Projekt definiert werden.
Geringfügige Änderungen Diese routinemäßigen Änderungen erfordern keine PCR. Kleinere Änderungen:
Beeinflussen Sie den Plan nicht wesentlich. Sie verlängern nicht das Fertigstellungsdatum von Meilensteinen oder Aufgaben mit Projektabhängigkeiten.
Keine negativen finanziellen Auswirkungen. Als Ergebnis tritt keine Projektbudgetabweichung auf.
Tipps zur Bewertung von Änderungsanträgen
Der Projektänderungsmanagementplan sollte auch Informationen darüber enthalten, wie Änderungsanträge bewertet werden. Es ist wichtig, dass die Kriterien für diese Bewertung festgelegt werden, bevor sie benötigt wird, damit keine Zeit damit verschwendet wird, einen Konsens zu erzielen. Das Festlegen dieser Parameter trägt dazu bei, Änderungen mit den allgemeinen Geschäftszielen und -vorteilen in Einklang zu bringen.
Hier sind einige typische Fragen, die bei der Bewertung einer Änderungsanforderung zu berücksichtigen sind:
Ergänzt oder ändert diese Änderung die Geschäftsanforderungen?
Gibt es eine Umgehung oder ist diese Änderung für den Gesamterfolg des Projekts notwendig?
Erfordert diese Änderung eine Aufstockung der Mittel?
Wird sich dadurch das Enddatum des Projekts verzögern?
Auch wenn sich diese Änderung negativ auf dieses Projekt auswirken kann, führt sie zu erheblichen geschäftlichen Vorteilen, die es lohnenswert machen?
Ist es sinnvoller, diese Änderung jetzt zu erlassen, als sie zu verzögern? Wird die Verzögerung das Unternehmen am Ende mehr Geld kosten?
Wurden alle betroffenen Stakeholder berücksichtigt und unterstützen sie die Änderung?
Sind vertragliche Konsequenzen zu beachten? Werden beispielsweise Verpflichtungen gegenüber externen Anbietern aufgrund dieser Änderung nicht erfüllt?
Genehmigen von Projektänderungsanträgen
Es ist auch wichtig zu definieren, wer die angeforderten Änderungen genehmigen oder nicht genehmigen kann. Es ist üblich, verschiedene Autoritätsebenen zu definieren, damit routinemäßige Änderungen effizient gehandhabt werden können, während bedeutende Änderungen das erforderliche Maß an Managementaufmerksamkeit erhalten.
Wenn sich eine vorgeschlagene Änderung auf den Umfang des Projekts auswirkt, sollten Sie dies als Geschäftsentscheidung betrachten, die der Genehmigung des Projektsponsors bedarf. Wenn der Umfang nicht betroffen ist, können das Projektteam und der Sponsor entscheiden, dass der Projektmanager befugt ist, die Änderung innerhalb bestimmter Grenzen zu genehmigen. Für einige Projekte werden Änderungskontrollgremien eingerichtet und regelmäßig einberufen, um Änderungsanträge zu prüfen und zu genehmigen. Es kann verschiedene Änderungskontrollgremien in der Organisation geben, die verschiedene Arten von Änderungsanforderungen bearbeiten. Beispielsweise könnte sich ein Kontrollgremium für technische Änderungen mit Technologieproblemen befassen.
Eine einfache Möglichkeit, die Richtlinien für die Genehmigung von Änderungsanträgen zusammenzufassen, ist in einer Tabelle wie der folgenden, die auf einem Beispielprojekt basiert:
Art der Änderung | Allgemeine Beschreibung | Kriterien | Genehmiger | PCR erforderlich? |
Haupt | Stellt eine erhebliche Änderung des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgets dar | Hinzufügung einer neuen Anforderung oder Erweiterung einer bestehenden Geschäftsanforderung Planen Sie eine Verzögerung von mehr als 14 Tagen ein oder verzögern Sie das Enddatum des Projekts Erfordert eine zusätzliche Finanzierung von 100.000 $ oder mehr | Steuerplatine für Projektänderungen | Ja |
Haupt | Stellt Änderungen im Projektumfang, Zeitplan oder Budget dar | Klärung der Geschäftsanforderungen Planverzögerung von weniger als 14 Tagen, die das Enddatum des Projekts nicht beeinflusst Erfordert eine zusätzliche Finanzierung von weniger als 100.000 $ | Projektmanager | Ja |
Unerheblich | Routineänderung mit geringen oder keinen Auswirkungen auf das Projekt | Ändert die Fertigstellungstermine von Meilensteinen nicht Die Auswirkung auf das Projektbudget beträgt weniger als X $ oder X % | Projektmanager | Nein |
Die große Auszahlung
Projektteams sind immer bestrebt, zur Projektausführung zu gelangen, manchmal auf Kosten einer effektiven Planung. Es ist verlockend, Abkürzungen zu nehmen und davon auszugehen, dass Sie die Dinge im Laufe der Zeit herausfinden werden. Ein gut entwickelter Änderungskontrollprozess vor dem Auftreten von Änderungen wird sich auszahlen und insgesamt bessere Projektergebnisse erzielen. Die Subjektivität aus der Änderungskontrolle herauszunehmen, wird es dem Projektteam ermöglichen, Schwankungen effizient und effektiv zu bewältigen. Ein gut durchdachter, detaillierter Änderungsmanagementplan, der von Projektteammitgliedern und Stakeholdern akzeptiert wurde, spart Zeit und Geld, wovon Projektmanager nie genug haben.
Über die Autorin Jane Suchan ist Programmmanagerin mit Erfahrung in der Überwachung von Geschäftsinitiativen auf Unternehmensebene und der Entwicklung von Projektmanagementmethoden. Jane lebt in Seattle, Washington. |
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