Benutzerziel: Optimieren Sie den Projektplan, um das Enddatum einzuhalten - Microsoft Support

Benutzerziel: Optimieren Sie den Projektplan, um das Enddatum einzuhalten

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Sie haben Änderungen an Ihrem Projektplan vorgenommen und jetzt ist das Enddatum zu weit nach hinten verschoben. Um das Enddatum des Projekts festzulegen, passen Sie die Aufgaben an, die sich am stärksten auf das Enddatum auswirken. Diese Aufgaben liegen auf dem kritischen Pfad des Projekts. Weitere Artikel in dieser Reihe von Anleitungen zum Projektmanagement finden Sie unter The Project Road Map .

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Zeitplan vornehmen, müssen Sie drei Faktoren berücksichtigen: Kosten des Projekts, Umfang der Leistungen und Zeit. Diese werden oft als Dreieck dargestellt. Sie können keinen Punkt des Dreiecks ändern, ohne die anderen zu beeinflussen.

Hier sind Beispiele dafür, was dies für Ihr Projektenddatum bedeutet.

• Wenn Sie das geplante Enddatum einführen, können Sie am Ende mit höheren Kosten und einem geringeren Umfang rechnen.

• Wenn Sie vorhaben, die Kosten des Projekts nie zu ändern, kann dies zu einem längeren Zeitplan und einem geringeren Umfang führen.

• Wenn Sie den Umfang oder die Anzahl der Ergebnisse erhöhen, kann Ihr Projekt mehr Zeit in Anspruch nehmen und durch zusätzliche Arbeitskräfte oder Ressourcen mehr Geld kosten.

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind Egal wie gut Sie ein Projekt planen, es wird immer etwas schief gehen. Suchen Sie lieber jetzt nach Problemen als später, wenn die Dinge noch viel schlimmer werden könnten.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit der Überwachung und Fehlerbehebung Ihres Projekts beginnen können.

• Sehen Sie sich zuerst die wichtigsten Aufgaben an Einige Aufgaben sind wichtiger als andere, wenn Sie Probleme in Ihrem Projekt lösen müssen. Die Aufgaben, die sich am meisten auf den Zeitplan auswirken, sind die kritischen Aufgaben, denen Sie am meisten Aufmerksamkeit schenken müssen.

• Holen Sie sich die richtige Ansicht Ihres Projekts Project verfügt über zahlreiche Ansichten und Berichte, mit denen Sie herausfinden können, was mit Ihrem Projekt nicht stimmt. Behalten Sie bei einfachen Projekten das Enddatum des Projekts mithilfe des Gantt-Diagramms im Auge. Überprüfen Sie bei komplizierten Projekten die Abweichungstabellen oder Ertragswertberichte.

• Erhalten Sie wöchentliche Statusberichte Es ist nicht einfach, Arbeitsstatusberichte einzusenden. Einfache Möglichkeiten, den Status zu erhalten, wären während wöchentlicher Teambesprechungen. Das Sammeln des Status häufiger als wöchentlich kann kontraproduktiv sein.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Sie waren lange Zeit Projektmanager, aber jetzt stehen Sie vor einem Projekt, das genau überwacht werden muss, um innerhalb des Budgets zu bleiben.

Außerdem sagt Ihre Sponsorin, dass sie monatlich Executive Reports haben möchte.

Hier sind ein paar Dinge, die Ihnen helfen, Ihr Projekt zu überwachen, zu melden und zu reparieren.

• Erstellen einer Baseline für Ihr Projekt Nachdem Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, speichern Sie eine Baseline-Version. Eine Baseline ist eine Originalversion Ihres Projekts, die Sie verwenden können, um den Fortschritt Ihrer Aufgaben zu vergleichen.

• Holen Sie sich die richtige Ansicht Ihres Projekts Project verfügt über zahlreiche Ansichten und Berichte, mit denen Sie herausfinden können, was mit Ihrem Projekt nicht stimmt. Wenn Projekte komplizierter werden, sehen Sie sich Abweichungstabellen oder Ertragswertberichte an, um zu sehen, was falsch läuft.

• Erhalten Sie wöchentliche Statusberichte Wenn Projekte immer komplizierter werden, können Sie ausgefeiltere Methoden verwenden, um wöchentliche Statusberichte zu sammeln. Teammitglieder können Statusinformationen in eine SharePoint-Aufgabenliste eingeben, die dann mit Microsoft Project synchronisiert werden kann. Wenn Sie Project Professional verwenden, können Sie auch Project Web App verwenden, um Statusberichte von Ihrem Team zu sammeln. Das Sammeln des Status häufiger als wöchentlich kann kontraproduktiv sein.

• Earned-Value-Analyse verstehen Die Earned-Value-Analyse hilft Ihnen festzustellen, ob Ihr Projekt auf Kurs ist.

Überwachen Sie Ihr Projekt

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Zeitplans	Zeigen Sie Aufgabenaktualisierungen von Teammitgliedern an, um zu erfahren, wo Probleme liegen. Sie können den Fortschritt mithilfe des Gantt-Diagramms schnell verfolgen oder eine ausgefeilte Earned-Value-Analyse verwenden. So können Sie sehen, ob die Arbeit an Ihrem Projekt wie erwartet voranschreitet.
Anzeigen und Verfolgen von Planungsfaktoren	Erfahren Sie, wie Ihr Projekt geplant wird. Sie können sehen, wie sich Änderungen am Aufgabenplan auf das Enddatum Ihres Projekts auswirken.
Zeigen Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts auf	Zeigen Sie Aufgaben an, die den größten Einfluss auf das Enddatum des Projekts haben. Schauen Sie sich zuerst diese Aufgaben an, um Probleme in Ihrem Zeitplan zu beheben.
Wählen Sie die richtige Ansicht Ihres Projektzeitplans	Verwenden Sie die Ansichten und Berichte in Project, um mögliche Probleme zu erkennen und Änderungen am Zeitplan vorzunehmen.
Legen Sie eine Baseline fest und speichern Sie sie	Um mit Ihrer Nachverfolgung von vorne zu beginnen, beginnen Sie mit einer neuen Baseline, um den zukünftigen Fortschritt zu vergleichen.
Zeigen Sie einen Bericht über potenzielle Probleme an	Erstellen und passen Sie grafische Berichte zum Projektfortschritt an. Zeigen Sie diese Berichte in Project an oder exportieren Sie sie in andere Anwendungen wie PowerPoint, Word oder Excel.
Finden Sie Probleme mithilfe der Ertragswertanalyse	Earned Value hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie: „Angesichts der bisher in diesem Projekt geleisteten Arbeit, wie viel Geld hätten wir eigentlich ausgeben sollen?" oder "Werden wir pünktlich fertig?"

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Beheben Sie die Probleme

Ändern Sie das Start- oder Enddatum	Wählen Sie ein Datum aus, das an einem Datum beginnt oder endet, das vor dem Datum des aktuellen Plans liegt. Wenn dies eine Option für Ihr Projekt ist, versuchen Sie zuerst, das Startdatum zu ändern.
Ändern Sie die Dauer einer Aufgabe	Reduzieren Sie die Aufgabendauer, um das Enddatum einzubringen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorgangsdauer für kritische Vorgänge verkürzen, die den größten Einfluss auf das Enddatum des Projekts haben.
Weisen Sie die Arbeit an einer Aufgabe neu zu	Wenn Personen gleichzeitig an zu vielen Aufgaben arbeiten, lassen Sie Project die Arbeit gleichmäßiger verteilen, indem Sie die Ressourcenzuweisungen nivellieren.
Teilen Sie eine Aufgabe auf	Sie können eine einzelne Aufgabe aufteilen, wenn sie mehrere Elemente umfasst, die gleichzeitig von verschiedenen Ressourcen bearbeitet werden können. Wenn Sie eine Aufgabe des kritischen Pfads in diese verschiedenen Elemente mit unterschiedlichen Aufgaben aufteilen, können Sie möglicherweise das Enddatum einhalten.
Fügen Sie Ihrem Projekt weitere Personen hinzu	Fügen Sie Personen hinzu, um an Aufgaben zu arbeiten, die das Enddatum verschieben.
Entfernen Sie eine Person aus dem Team	Das Entfernen von Personen aus Aufgaben ist eine weitere Möglichkeit, das Enddatum des Projekts einzugeben. Zu viele Personen an einer Aufgabe oder die falschen Personen können Kommunikationsprobleme verursachen, die die Aufgabendauer verlängern können.
Arbeitstage für den Projektkalender ändern	Sie können das Enddatum des Projekts einfügen, indem Sie die Arbeitskalender der Personen ändern. Sie können den Zeitplänen von Personen zusätzliche Arbeitstage hinzufügen oder sie Überstunden machen lassen.
Stellen Sie eine Frage im Projektforum	Lassen Sie sich Projektfragen von Experten beantworten. Das Project-Forum auf Answers.com hat erfahrene Benutzer sowie Project-Berater, die bereit sind, Ihre Fragen zu beantworten.
Kommunizieren Sie Projektinformationen	Nachdem Sie Änderungen am Zeitplan einer Person vorgenommen haben, teilen Sie diese Änderungen mit, damit keine Informationen verloren gehen.
Verstehen Sie die Kompromisse bei der Verwaltung eines Projekts	Jede Änderung in einem Projekt geht zu Lasten von Zeit, Geld oder Umfang. Dies sind die Faktoren, mit denen Sie jeden Tag jonglieren, um Ihren Projektplan auf Kurs zu halten. Erfahren Sie, wie Sie mit diesen Einschränkungen umgehen können.
So plant Project Aufgaben	Wenn Project Ihren Zeitplan anpasst, können Aufgaben unerwartet verschoben werden. Verstehen Sie das große „Warum?" hinter der leistungsstarken Planungs-Engine von Project.

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