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Benutzerziel: Planen Sie Ihr Projekt

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Es empfiehlt sich, mit der Planung zu beginnen, bevor Sie Microsoft Project öffnen. Verwenden Sie eine Anwendung wie Word, Excel, OneNote oder Outlook, um Ihre frühen Gedanken zu den Zielen Ihres Projekts festzuhalten. Nachdem alle Ihre Ideen angenommen haben, können Sie mit der Planung Ihres Zeitplans mit Project beginnen. Gehen Sie zurück zu Die Projekt-Roadmap für weitere Artikel, die Projektmanagement lehren.

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen. . .

• Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projekt haben Stellen Sie sicher, dass das, woran Sie denken, ein tatsächliches Projekt ist. Ein Projekt hat drei Merkmale:

  • Es ist temporär und einzigartig Der Entwurf einer Automobilfabrik ist ein Projekt, weil es sich um eine einmalige Aktivität handelt. Die Herstellung von Autos im Werk ist eine sich wiederholende Reihe von Aktivitäten und daher kein Projekt.

  • Es hat klar definierte Leistungen. Leistungen geben einen Fokus und Zweck des Projekts. Stakeholder werden nicht das Gefühl haben, dass sich ihre Projektinvestitionen lohnen, wenn die Ergebnisse nicht klar angegeben sind.

  • Es hat einen Anfang und ein Ende Ohne ein Enddatum des Projekts werden Stakeholder und Investoren das Ergebnis und die Vorteile des Projekts, die ihre Investition ermöglicht hat, nicht genießen.

    Hier sind einige Beispiele, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie ein Projekt haben.

Aktivitäten, die keine Projekte sind	Projekte klar definiert
Autos herstellen	Projekt zur Modernisierung einer Produktionsanlage zur Steigerung der Effizienz. Projekt zur Ansiedlung von Wartungswerken näher an Produktionsstätten.
Reduzieren Sie das Wettbewerbsrisiko	Projekt zum Ersatz von Sicherheitssoftware. Projekt zur Rekrutierung von Risikospezialisten aus verwandten Branchen.

• Identifizieren Sie Projektbeschränkungen Beschränkungen sind Faktoren, die die Möglichkeiten des Projektmanagers beim Entwerfen und Verwalten eines Projekts einschränken. Die meisten Projekte haben drei Einschränkungen:

  • Begrenzte Zeitspanne Endtermine für wichtige Leistungen legen normalerweise die Gesamtdauer des Projekts fest.

  • Begrenzte Anzahl von Personen und anderen Ressourcen Projektmanager haben normalerweise eine begrenzte Anzahl von Personen, um die Arbeit an einem Projekt auszuführen, oder ein begrenztes Budget.

  • Geringer Umfang Ein Projekt wird normalerweise dadurch eingeschränkt, wie viel das Team erreichen kann. Wenn das Projekt zu viele Ergebnisse oder Funktionen hat, ist im Zeitplan möglicherweise nicht genug Zeit, um sie alle zu erledigen.

Eine Änderung an einer Einschränkung wirkt sich normalerweise auf die beiden anderen aus und kann die Gesamtqualität beeinträchtigen. Beispielsweise zwingt die Verkürzung der Projektdauer den Projektmanager, Entscheidungen über die Anzahl der Mitarbeiter zu treffen, die zur Fertigstellung der Projektergebnisse benötigt werden. Wenn nicht genügend Mitarbeiter vorhanden sind, kann die Verkürzung des Projekts andere Kompromisse wie die Reduzierung des Projektumfangs haben.

• Identifizieren Sie Ihre Stakeholder frühzeitig Nichts schadet einem Projekt mehr, als nicht zu erkennen, wer die kritischen Stakeholder sind und wie man am besten mit ihnen kommuniziert. Wenn Sie nach Projektbeginn keinen kritischen Stakeholder identifizieren, kann das Projekt zum Erliegen kommen oder das Budget überschreiten, wenn neue Projektziele und -methoden vorgeschlagen werden.

Schritt 1: Halten Sie Ihre frühen Gedanken fest

Erfassen Sie frühe Gedanken in OneNote	Machen Sie sich Notizen mit OneNote, während Sie über Ihr Projekt nachdenken und was es erreichen soll. Ihre Notizen können E-Mails, Links zu Websites, Videos oder frühe Spezifikationen enthalten.
Importieren Sie Excel-Daten in Project	Projekte beginnen manchmal als einfache Listen in Excel. Aber wenn sie wachsen, importieren Sie sie in Project, wo Sie Aufgaben effizienter organisieren und planen können.
Verwenden Sie Microsoft 365 auf jedem PC, um überall Projektnotizen zu erfassen	Arbeiten Sie mit Microsoft 365 mit frühen Projektspezifikationen. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, können Sie mit Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote an Ihren Dokumenten arbeiten – bei Bedarf und überall.
Verwenden Sie Office Online in einem Webbrowser	Arbeiten Sie mit Office für das Web ohne Microsoft 365. Solange Sie über ein Microsoft-Konto verfügen, können Sie die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote verwenden, um Ihre frühen Projektideen zu erfassen.

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Schritt 2: Treten Sie mit Ihren Stakeholdern in Kontakt

Bericht über frühe Fortschritte	Ganz gleich, wo Sie sich in der Projektplanung befinden, ein gut präsentierter Bericht trägt dazu bei, die Akzeptanz der Stakeholder für die Projektergebnisse zu gewinnen.
Nehmen Sie an einem Online-Meeting teil	Wenn Stakeholder nicht anwesend sein können, nutzen Sie Online-Meetings, um mit ihnen in Kontakt zu treten. Teilen Sie PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder OneNote-Notizen, um frühe Projektpläne zu besprechen. Personen können in ihrem Büro, unterwegs oder auf ihrem mobilen Gerät an Microsoft Teams-Onlinebesprechungen teilnehmen.
Chatten Sie mit einem Mitglied des Projektteams	Wenn Fragen auftauchen, während Sie an einem Projektplan arbeiten, können Sie mit ihnen online über Teams chatten.

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Schritt 3: Starten Sie ein Projekt

Kopieren und Einfügen aus Word, Outlook oder PowerPoint in Project	Kopieren Sie eine Aufgabenliste in Word, Outlook oder PowerPoint und fügen Sie sie in Project ein, um schnell einen Zeitplan zu erstellen. Project behält die Gliederungsstruktur und Formatierung bei (nur in Project 2013 und späteren Versionen).
Erstellen Sie ein neues Projekt aus einem anderen Projekt oder einer anderen Vorlage	Erstellen Sie ein neues Projekt basierend auf einer Vorlage, die mit Aufgaben aus ähnlichen Projekten wie Ihrem vorbelegt ist. Branchenexperten haben viele dieser Projekte erstellt, um Ihnen den schnellen Einstieg zu erleichtern.
Importieren Sie Excel-Daten in Project	Verschieben Sie eine Aufgabenliste, die in Excel gestartet wurde, in Project. Project behält die Gliederungsstruktur und Formatierung bei.
Importieren Sie eine SharePoint-Aufgabenliste als frühes Projekt	Projekte beginnen manchmal als Aufgabenlisten in SharePoint, um sie mit Personen ohne Project zu teilen. Sobald die Aufgabenliste eine bestimmte Größe erreicht hat, verschieben Sie sie in Project, um dort weiter daran zu arbeiten.
Ziel des Projektmanagements: Erstellen Sie einen neuen Projektzeitplan	Nachdem Sie Ihr Projekt in Project gestartet haben, können Sie damit beginnen, Aufgaben hinzuzufügen, sie zu organisieren, sie miteinander zu verknüpfen, Personen hinzuzufügen usw.

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