Verwenden Sie Ihr Online-Archiv mit Outlook für Mac
Ein Online-Archiv – auch Archivpostfach genannt – ist ein Ort, an dem Sie alte E-Mail-Nachrichten speichern können, damit sie keinen Speicherplatz in Ihrem primären Postfach belegen. Ihr IT- oder Microsoft 365-Administrator erstellt das Archivpostfach für Sie.
Hinweis: Damit Ihr Archivpostfach mit Outlook für Mac funktioniert, müssen sich sowohl Ihr Archivpostfach als auch Ihr primäres Postfach entweder auf einem Exchange Server (lokal) oder auf Exchange Online in Microsoft 365 (Cloud) befinden. Wenn sich Ihr primäres Postfach beispielsweise auf Exchange Server und Ihr Archivkonto in Exchange Online in Microsoft 365 befindet, können Sie Ihr Onlinearchiv nicht verwenden. Sprechen Sie mit Ihrem IT- oder Microsoft 365-Administrator über die gemeinsame Unterbringung.
Best Practices zum Verschieben Ihrer E-Mails in das Archiv
Obwohl Sie einzelne Nachrichten einzeln aus Outlook für Mac in Ihr Archivpostfach verschieben können (Sie können nicht mehrere Elemente gleichzeitig verschieben oder kopieren), ist die effizientere Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten archiviert werden, die Verwendung von Outlook Web App Archive and Aufbewahrungsrichtlinien.
Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien werden von Ihrem IT- oder Microsoft 365-Administrator festgelegt. Archivrichtlinien steuern, wie lange Nachrichten in einem E-Mail-Ordner verbleiben, bevor sie in ein Archiv verschoben werden; Aufbewahrungsrichtlinien steuern, wie lange Ihre Nachrichten gespeichert werden. Obwohl Administratoren Richtlinien für die gesamte Organisation festlegen, können Sie die Richtlinien entsprechend Ihren Anforderungen überschreiben. Anweisungen finden Sie unter Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien in Outlook Web App .
Wenn Sie mehrere Nachrichten gleichzeitig archivieren möchten und keine Archivierungs- oder Aufbewahrungsrichtlinien vorhanden sind, verwenden Sie Outlook Web App, um die Nachrichten aus Ihrem primären Postfach in das Archiv zu verschieben. Sie können keine Ordner verschieben, aber Sie können alle Nachrichten in einem Ordner auf einmal verschieben.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Nachrichten, die Sie archivieren möchten.
Ziehen Sie sie in den Ordner im Navigationsbereich mit der Bezeichnung Persönliches Archiv - <Ihr Name> .
Hinweis: Wenn Ordner, Kalenderelemente, Kontakte, Aufgaben oder Notizen in einer anderen Version von Outlook, z. B. Outlook für Windows, in Ihr Archiv verschoben wurden, können Sie sie mit Outlook nicht verschieben oder im Archivpostfach anzeigen für Mac.
Zusätzliche Tipps
Um innerhalb des Archivs zu suchen, wählen Sie im Ordnerbereich einen Archivordner aus. Sie können Ihr Postfach und Ihre Archive nicht gleichzeitig durchsuchen.
Sie können Posteingangsregeln erstellen , um Nachrichten automatisch in Ordnern abzulegen, Nachrichten Kategorien zuzuweisen oder Nachrichten an ein anderes Konto umzuleiten. Diese Regeln werden jedoch nicht auf Ihr Archivpostfach übertragen, und Sie können Nachrichten nicht mithilfe einer Posteingangsregel an Ihr Archiv umleiten.
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