Arbeiten Sie intelligent: Planen Sie ein Online-Meeting und nehmen Sie daran teil
Sie können eine Microsoft Lync Online-Besprechung planen, indem Sie das Online-Besprechungs-Add-In für Microsoft® Lync™ 2010 in Microsoft® Outlook® verwenden. Sie können Lync Online auch verwenden, um eine außerplanmäßige Besprechung zu starten, um etwas zu besprechen, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
Was möchten Sie tun?
Planen Sie ein Online-Meeting
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Online-Meeting-Einladung zu erstellen:
Klicken Sie im Microsoft® Outlook®- Kalender auf der Registerkarte Startseite in der Gruppe Neu auf Neues Online-Meeting (in Microsoft® Outlook® 2010) oder Online-Meeting (in Microsoft® Office Outlook® 2007).
Geben Sie in der Besprechungsanfrage im Feld An die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zur Besprechung einladen möchten, getrennt durch Semikolons.
Geben Sie in der Besprechungsanfrage im Feld Betreff einen Betreff für die Besprechung ein.
(Optional) Geben Sie im Text der Besprechungsanfrage über dem Link „An Online-Besprechung teilnehmen" zusätzliche Besprechungsdetails ein.
Ändern Sie keinen der vorhandenen Texte in der Besprechungsanfrage. Dies kann verhindern, dass Personen dem Meeting beitreten.
(Optional) Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent . Verwenden Sie den Terminplanungsassistenten, um sicherzustellen, dass alle während der von Ihnen gewählten Zeit verfügbar sind.
Klicken Sie in der Besprechungsanfrage in der Gruppe Online-Besprechung auf Besprechungsoptionen und akzeptieren oder ändern Sie dann die Standardoptionen nach Bedarf.
Legen Sie Zugriffs- und Moderatoroptionen für Meetings fest
Die standardmäßigen Online-Meeting-Optionen eignen sich am besten für kleine Meetings oder Freigabe- und Zusammenarbeitssitzungen mit Personen in Ihrer Organisation. Wenn Sie ein Online-Meeting mit Personen außerhalb Ihrer Organisation planen oder Ihr Meeting ungewöhnlich groß ist, verwenden Sie das Dialogfeld Online-Meeting-Optionen , um Folgendes zu bestimmen:
Wer sollte in der Lobby warten, bevor er zur Besprechung zugelassen wird? (Dies ist nur für Meetings mit VoIP-Audio verfügbar.)
Wer sollte während des Meetings Moderatorenrechte haben?
Gehen Sie wie folgt vor, um Zugriffs- und Moderatoroptionen festzulegen:
Klicken Sie in der von Ihnen erstellten Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Onlinebesprechung auf Besprechungsoptionen .
Aktivieren Sie im Dialogfeld Besprechungsoptionen das Kontrollkästchen Zugriff und Referenten für diese Besprechung anpassen.
Wählen Sie unter Zugriff und Moderator die Optionen aus, die der Größe und Art des geplanten Meetings entsprechen. Anleitungen finden Sie in den Screenshots und Tabellen am Ende dieses Verfahrens.
Klicken Sie auf Audio und Telefon , um die Audiokonferenzinformationen Ihres Meetings anzuzeigen. Wenn die Option „Audio und Telefon" nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass Ihre Meetings nur VoIP-Audio verwenden und dass PSTN-Audiokonferenzen (Public Switched Telephone Network) für Ihre Organisation nicht aktiviert sind. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem IT-Administrator.
Zugangsoptionen steuern, welche Teilnehmer in der Lobby warten müssen, bevor sie von einem Präsentator zugelassen werden.
Die folgende Tabelle beschreibt jede Option im Detail.
Zugriffsmöglichkeit | Wer wartet in der Lobby | Wann Sie diese Option wählen sollten |
Nur Organizer (gesperrt) | Alle | Sie möchten nicht, dass andere Ihre Handouts oder Microsoft® PowerPoint®-Folien vor dem Meeting ansehen. |
Personen, die ich aus meinem Unternehmen einlade | Personen, die kein Konto in Ihrem Netzwerk haben, und Personen, die nicht eingeladen wurden | Sie besprechen etwas Sensibles oder Vertrauliches. |
Leute aus meiner Firma | Personen, die kein Konto in Ihrem Netzwerk haben | Alle Teilnehmer haben ein Konto im Netzwerk Ihrer Organisation. |
Alle, einschließlich Personen außerhalb meines Unternehmens (es gibt keine Einschränkungen) | Niemand (Standardzustand) | Sie laden externe Teilnehmer ein. |
Personen, die sich telefonisch einwählen, umgehen die Lobby | N / A | Dieses Kontrollkästchen ist deaktiviert und nicht funktionsfähig, wenn das Meeting „gesperrt" ist (Option 1); aus, aber wählbar mit Optionen 2 und 3; standardmäßig aktiviert, wenn es keine Zugriffsbeschränkungen gibt (Option 4, hier gezeigt). |
Referentenoptionen steuern, welche Teilnehmer automatisch Referentenrechte erhalten, wenn Sie das Meeting ansetzen.
Die folgende Tabelle beschreibt jede dieser Optionen im Detail.
Presenter-Option | Wer ist Moderator | Wann Sie diese Option wählen sollten |
Nur Veranstalter | Nur die Person, die die Besprechungen plant | Für Präsentationen, bei denen die Teilnehmer nicht mit den Besprechungsinhalten interagieren müssen. Beachten Sie, dass Sie während des Meetings zusätzliche Referenten bestimmen können. |
Leute aus meiner Firma | Alle, die Sie einladen und die ein Konto in Ihrem Netzwerk haben | Für Gruppenarbeitssitzungen, bei denen die Teilnehmer in Ihrer Organisation arbeiten und Besprechungsinhalte teilen und ändern können. |
Alle, einschließlich Personen außerhalb meines Unternehmens (es gibt keine Einschränkungen) | Alle, die Sie einladen | Für Gruppenarbeitssitzungen mit Personen, die kein Konto in Ihrem Netzwerk haben. |
Menschen, die ich wähle | Sie und die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer | Für Präsentationen mit mehr als einem Moderator. |
Starten Sie ein ungeplantes Meeting mit Jetzt treffen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein außerplanmäßiges Meeting mit dem Befehl „Jetzt treffen" zu starten:
Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf den Pfeil Menü anzeigen
, und klicken Sie dann auf Jetzt treffen . 
Klicken Sie im Gruppenunterhaltungsfenster auf das Menü Personenoptionen
, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:Um Personen aus Ihrer Kontaktliste einzuladen, klicken Sie auf Nach Name oder Telefonnummer einladen , wählen Sie einen oder mehrere Kontakte aus und klicken Sie dann auf OK .
Um Personen durch Senden einer E-Mail-Nachricht einzuladen, klicken Sie auf Per E-Mail einladen , kopieren Sie die Besprechungsinformationen und füllen Sie dann die Besprechungsanfrage aus.
Nehmen Sie an einem geplanten Online-Meeting teil
Gehen Sie folgendermaßen vor, um an einem geplanten Meeting teilzunehmen.
Öffnen Sie im Outlook-Kalender das Meeting, an dem Sie teilnehmen möchten.
Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf An Online-Besprechung teilnehmen .
Nehmen Sie an einem außerplanmäßigen Meeting teil
Möglicherweise werden Sie zu einem außerplanmäßigen oder „Jetzt treffen" -Meeting oder zu einem bereits laufenden Meeting eingeladen:
Klicken Sie in der Benachrichtigung, die im Infobereich ganz rechts in der Taskleiste angezeigt wird, auf Beitreten .
Stellen Sie eine Verbindung zum Besprechungsaudio her
Sie können Lync so konfigurieren, dass es jedes Mal auf die gleiche Weise eine Verbindung zum Besprechungsaudio herstellt oder Sie zu einer Auswahl auffordert.
Wählen Sie bei der ersten Verwendung von Lync Online eine Audioverbindungsoption aus
Wenn Sie zum ersten Mal an einer Lync-Besprechung oder -Telefonkonferenz teilnehmen, wird das Dialogfeld An Besprechungsaudio teilnehmen angezeigt.
Beachten Sie, dass möglicherweise unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten angezeigt werden, je nachdem, wie Lync in Ihrer Organisation konfiguriert ist.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Verbindung zum Besprechungsaudio herzustellen:
Wählen Sie im Dialogfeld „Meeting-Audio beitreten" die gewünschte Option aus. Einzelheiten finden Sie in der Tabelle am Ende dieses Verfahrens.
(Optional) Wählen Sie Nicht mehr anzeigen aus, um Ihre Audioverbindungsauswahl für jedes Meeting zu verwenden.
Klicken Sie auf OK , um dem Meeting beizutreten.
Meeting-Audio-Option beitreten | Wann Sie diese Option wählen sollten |
Audio nicht beitreten | Sie wählen sich mit der von Ihrem ACP bereitgestellten Telefonnummer in das Meeting ein. |
Verwenden Sie Lync (integriertes Audio und Video) | Sie verwenden die in Lync integrierte Audio- und Videointegration des Computers. |
Ruf mich an um: | Sie möchten, dass die Kommunikationssoftware Microsoft® Lync™ Server 2010 Sie anruft. Sie können im Textfeld eine neue Telefonnummer angeben oder eine der angezeigten Nummern verwenden. Diese Nummern haben Sie in den Telefonoptionen im Dialogfeld Lync – Optionen eingegeben. |
Ändern Sie Ihre Standard-Audioauswahl
Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf die Schaltfläche Optionen
. Klicken Sie im Dialogfeld „Lync – Optionen" auf „ Telefone " und führen Sie unter „An Konferenzanrufen teilnehmen " im Feld „Meeting-Audio teilnehmen von" einen der folgenden Schritte aus:
Um integriertes Computeraudio während Besprechungen zu verwenden, klicken Sie auf Lync .
Wählen Sie eine Telefonnummer aus der Liste aus, damit Sie von Ihrem Audiokonferenzanbieter angerufen werden.
Hinweis: Diese Option ist in der aktuellen Version von Lync Online nicht verfügbar.
Um ein Telefon für die Einwahl in Besprechungen zu verwenden, wählen Sie Nicht an Audio teilnehmen aus .
(Optional) Aktivieren Sie unter Teilnehmen an Konferenzgesprächen das Kontrollkästchen Vor dem Beitritt zur Bestätigung auffordern oder eine andere Audioquelle auswählen . Wählen Sie diese Option, wenn sich Ihre Audioeinstellungen häufig ändern.
Laden Sie Personen ein, die Lync nicht installiert haben
Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation können einer Lync-Besprechung von einem Computer aus beitreten, auf dem Lync nicht installiert ist.
Wenn die von Ihnen eingeladene Person die Besprechungsanfrage öffnet und dann auf den Link An Online-Besprechung teilnehmen klickt, sieht sie eine oder mehrere der folgenden Optionen, je nachdem, wie Ihre Organisation – oder die Organisation der eingeladenen Person – konfiguriert ist:
Beitrittsoption | Alternativer Besprechungskunde |
Treten Sie dem Meeting über Ihren Webbrowser bei | Microsoft® Lync™ Web-App Wichtig: Für Lync Web App ist die aktuellste Version des Microsoft Silverlight-Browser-Plug-Ins erforderlich. Wenn Silverlight noch nicht installiert ist, müssen Sie über Administratorrechte verfügen, um es zu installieren. |
Laden Sie Lync Attendee herunter und installieren Sie es | Lync 2010-Teilnehmer |
Verwenden Sie Communicator | Microsoft® Office Communicator 2007 R2 oder Microsoft® Office Communicator 2007 |
Einzelheiten finden Sie unter Beitreten von einem Computer ohne installiertes Lync Online in der Lync Online-Hilfe auf Office.com.
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