Verwenden Sie ein Websitepostfach, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten
Neben der Zusammenarbeit per E-Mail möchten Sie möglicherweise auch über ein Websitepostfach an Dokumenten zusammenarbeiten. Ein Vorteil der Verwendung von Websitepostfächern für die Zusammenarbeit an Dokumenten besteht darin, dass Sie auf Dokumente zugreifen können, die auf einer SharePoint-Website oder in Outlook gespeichert sind. Sie können Dokumente auch ganz einfach mit anderen teilen. Weitere Informationen dazu, wie ein Websitepostfach helfen kann, finden Sie unter Hinzufügen einer Websitepostfach-App, um E-Mails auf einer Website im Kontext zu halten .
Wichtig: Das Websitepostfach-Feature in SharePoint ist ab März 2017 veraltet. Dieses Feature wird in einer zukünftigen Version vollständig entfernt. Neue SharePoint-Organisationen haben keinen Zugriff mehr auf das Websitepostfachfeature. Vorhandene SharePoint-Organisationen können keine neuen Websitepostfächer mehr erstellen. Alle Websitepostfächer, die vor März 2017 eingerichtet und bereitgestellt wurden, funktionieren weiterhin.
Wir werden im September 2017 einen Prozess bereitstellen, der Sie bei der Umstellung Ihrer vorhandenen Websitepostfach-Websites auf eine Microsoft 365-Gruppe unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Office 365-Gruppen anstelle von Websitepostfächern .
Hinweis: Das Websitepostfach-Feature wird weiterhin unterstützt, ist aber in den Produkten SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 und SharePoint 2010 veraltet. Kunden wird empfohlen, freigegebene Postfächer als Alternative zu Websitepostfächern zu erkunden.
Wichtig: Wenn Benutzer ein Websitepostfach in Outlook anzeigen, sehen sie eine Liste aller Dokumente in den Dokumentbibliotheken dieser Website. Websitepostfächer präsentieren allen Benutzern dieselbe Liste von Dokumenten, sodass einige Benutzer möglicherweise Dokumente sehen, auf deren Öffnen sie keinen Zugriff haben.
Um Dokumente mithilfe Ihres Websitepostfachs hinzuzufügen, ziehen Sie die Dokumente einfach in eine E-Mail-Nachricht und sie werden der Dokumentbibliothek auf Ihrer SharePoint-Website hinzugefügt.
Tipp: Wussten Sie, dass Sie auch ein Websitepostfach verwenden können, um Team-E-Mails zu koordinieren ?
Weiterleiten von Dokumenten aus dem Websitepostfach
Sobald Dokumente auf einer SharePoint-Website gespeichert sind, ist es wichtig, dass alle zukünftigen Änderungen am Dokument in der Version vorgenommen werden, die auf der Website gespeichert ist. Um Personen auf die richtige Version des Dokuments hinzuweisen, können Sie das Dokument einfach in Outlook weiterleiten, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Weiterleiten klicken.
Wenn Sie mehrere Dokumente haben, die Sie freigeben möchten, können Sie sie einfach per Drag-and-Drop in eine E-Mail-Nachricht ziehen, um automatisch Links zu jedem der Dokumente einzufügen.
Fügen Sie den Ordner Dokumente zu Ihren Favoriten in Outlook hinzu
Wenn Sie die Favoritenliste in Outlook verwenden, kann es hilfreich sein, auch die Ordner „ Dokumente " aus dem Websitepostfach in Ihre Favoritenliste aufzunehmen. Sie können mit der rechten Maustaste auf den Ordner Dokumente klicken und dann auf In Favoriten anzeigen klicken.
Wenn Sie in Ihrer Favoritenliste zwei Dokumentordner mit demselben Namen haben, fügt Outlook automatisch den Postfachnamen zum Ordnernamen hinzu (z. B. „Dokumente – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), damit Sie leicht erkennen können, welcher Ordner ist welcher.
Lesen Sie mehr über Outlook-Favoriten in Häufig verwendete E-Mail-Ordner in Favoriten behalten .
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