Verwenden Sie Conversation Clean Up, um redundante Nachrichten zu löschen
Die Funktion „Conversation Clean Up" in Outlook kann die Anzahl der Nachrichten in Ihren E-Mail-Ordnern reduzieren. Redundante Nachrichten während einer Konversation werden in den Ordner „ Gelöschte Elemente " verschoben.
Was ist ein Gespräch?
Sie kennen eine Konversation vielleicht unter dem Begriff E-Mail-Thread. Eine Konversation ist der vollständige Satz von E-Mail-Nachrichten von der ersten Nachricht bis zu allen Antworten. Die Nachrichten einer Konversation haben denselben Betreff.
Wenn Sie beispielsweise jemandem eine Nachricht senden und dieser darauf antwortet, entsteht eine Konversation. In vielen Gesprächen kann es viele Antworten geben, die hin und her gehen. In der Konversation können mehrere Personen auf unterschiedliche Nachrichten antworten.
Was bewirkt die Konversationsbereinigung?
Die Konversationsbereinigung wertet den Inhalt jeder Nachricht in der Konversation aus. Wenn eine Nachricht vollständig in einer der Antworten enthalten ist, wird die vorherige Nachricht gelöscht. Betrachten Sie das folgende Beispiel.
Jeff schickt eine Nachricht an Anne und Tim. Anne antwortet sowohl Jeff als auch Tim, und in ihrem Outlook-Nachrichtentext ist Jeffs vollständige Originalnachricht enthalten. Jetzt sieht Tim Annes Nachricht und antwortet sowohl Jeff als auch Anne. Tims Antwort enthält alle vorherigen Nachrichten in der Konversation. Conversation Clean Up kann alle Nachrichten außer der letzten von Tim löschen, da sich in dieser Nachricht eine Kopie aller vorherigen Nachrichten befindet.
Conversation Clean Up ist am nützlichsten bei Konversationen mit vielen Antworten hin und her, insbesondere mit vielen Empfängern.
Entfernen Sie überflüssige Nachrichten
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Bereinigen .
Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
Konversation bereinigen Die aktuelle Konversation wird überprüft und redundante Nachrichten werden gelöscht.
Ordner bereinigen Alle Konversationen im ausgewählten Ordner werden überprüft und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.
Ordner und Unterordner bereinigen Alle Konversationen im ausgewählten Ordner und allen darin enthaltenen Ordnern werden überprüft und redundante Nachrichten werden gelöscht.
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Ändern Sie die Optionen für die Konversationsbereinigung
Sie können angeben, welche Nachrichten von der Bereinigung ausgenommen sind und wohin Nachrichten verschoben werden, wenn sie gelöscht werden.
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei .
Klicken Sie auf Optionen .
Klicken Sie auf E- Mail .
Führen Sie unter Konversation bereinigen eine der folgenden Aktionen aus:
Um zu ändern, wohin Elemente verschoben werden, klicken Sie für Bereinigte Elemente werden in diesen Ordner wechseln auf Durchsuchen und wählen Sie dann einen Outlook-Ordner aus. Standardmäßig werden Nachrichten in den Ordner „ Gelöschte Elemente " verschoben. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Ihrem Outlook-Profil haben, hat jedes Konto seinen eigenen Ordner „ Gelöschte Elemente ". Nachrichten werden in den Ordner „ Gelöschte Elemente " verschoben, der dem E-Mail-Konto entspricht.
Um die Ordnerstruktur von gelöschten Elementen zu replizieren (wenn Sie den Befehl Ordner und Unterordner bereinigen verwenden), wählen Sie Beim Bereinigen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu erstellen .
Hinweis: Diese Option ist nicht verfügbar, wenn das Ziel der Ordner „ Gelöschte Elemente " ist.
Um ungelesene Nachrichten immer zu behalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ungelesene Nachrichten nicht verschieben . Wir empfehlen, diese Option nicht auszuwählen. Die verbleibenden Konversationsnachrichten enthalten alle Nachrichten, die gelöscht werden, z. B. solche, die Sie möglicherweise nicht gelesen haben.
Um kategorisierte Nachrichten immer beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kategorisierte Nachrichten nicht verschieben . Wir empfehlen Ihnen, diese Option auszuwählen. Kategorien gelten für bestimmte Nachrichten, und das Löschen einer kategorisierten Nachricht würde zum Verlust der kategorisierten Nachricht führen.
Um gekennzeichnete Nachrichten immer beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gekennzeichnete Nachrichten nicht verschieben . Wir empfehlen Ihnen, diese Option auszuwählen. Markierungen gelten für bestimmte Nachrichten, und das Löschen einer markierten Nachricht würde zum Verlust der markierten Nachricht führen.
Um digital signierte Nachrichten immer beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Digital signierte Nachrichten nicht verschieben . Wir empfehlen Ihnen, diese Option auszuwählen.
Um die ursprüngliche Nachricht immer beizubehalten, wenn jemand die Nachricht ändert, wenn sie in Antworten enthalten ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn eine Antwort eine Nachricht ändert, das Original nicht verschieben . Wir empfehlen Ihnen, diese Option auszuwählen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie eine vollständige Aufzeichnung aller Inhalte in der Konversation haben, falls jemand eine Nachricht ändert, die in einer Antwort enthalten ist.
Siehe auch
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