Verwenden Sie die Access-Datenbankvorlage für Kontakte
Verwenden Sie die Vorlage Access-Kontaktdatenbank, um Namen, Adressen, Telefonnummern und andere Informationen nachzuverfolgen. Mit dieser neuen Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie außerdem jeden Kontakt kategorisieren, E-Mail-Nachrichten senden und Karten von Adressen erstellen.
Möchten Sie sich ein Video über die Verwendung dieser Vorlage ansehen? Siehe diesen Artikel, Verwenden der Datenbankvorlage für Kontakte .
Hinweis: Die Datenbankvorlage Kontakte wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download zur Verfügung steht. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Einstieg
In diesem Artikel behandeln wir die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Kontaktdatenbankvorlage.
Bereiten Sie die Datenbank für die Verwendung vor
Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen anzeigen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .
Schließen Sie das Willkommensformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Statusleiste auf Diesen Inhalt aktivieren .
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll .
Fügen Sie Kontakte aus Microsoft Outlook hinzu
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen .
Wählen Sie im Dialogfeld „Hinzuzufügende Namen auswählen" die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK .
Suchen Sie nach einem Kontakt
Mit dem Schnellsuchfeld können Sie schnell einen Kontakt im Kontaktlistenformular finden.
Geben Sie im Formular Kontaktliste im Feld Schnellsuche den Text ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen . (Das ist das X im Suchfeld.)
Spalten ein- oder ausblenden
Im Kontaktlistenformular sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:
Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden .
Aktivieren Sie im Dialogfeld „Spalten einblenden" das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Kontaktdaten anzeigen
Im Formular Kontaktdetails können Sie weitere Informationen zu jedem Kontakt anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular „Kontaktdaten" an:
Klicken Sie im Formular Kontaktliste neben dem Kontakt, den Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .
Bild hinzufügen
Auf dem Formular Kontaktdetails können Sie ein Bild für den Kontakt hinzufügen.
Klicken Sie unter dem Bilderrahmen auf Bild bearbeiten .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf Hinzufügen .
Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen .
Klicken Sie im Dialogfeld Anhänge auf OK .
Hinweis: Sie können jedem Kontakt mehrere Dateien anhängen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Tabellenkalkulationen.
Zeigen Sie eine Karte mit der Adresse eines Kontakts an
Wenn Sie im Formular „Kontaktdaten" eine Adresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:
Klicken Sie auf Zum Zuordnen klicken .
Berichte anzeigen
Die Kontaktdatenbank enthält zwei Berichte: Verzeichnis und Telefonbuch . So zeigen Sie einen Bericht an:
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einen einfachen Bericht erstellen .
Ändern Sie die Kontaktdatenbank
Sie können die Kontaktdatenbank anpassen, indem Sie der Tabelle „Kontakte" ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Formular „Kontaktliste" und dem Formular „Kontaktdetails" hinzufügen.
Fügen Sie der Tabelle Kontakte ein Feld hinzu
Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Kontakte .
Scrollen Sie nach rechts, bis Sie die Spalte mit dem Namen Neues Feld hinzufügen sehen. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben Sie den Feldnamen ein.
Wenn Sie zum ersten Mal Daten in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.
Fügen Sie einem Formular ein Feld hinzu
Sobald ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular hinzufügen.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen .
Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste in das Formular.
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