Setzen Sie zurück, wer E-Mail-Benachrichtigungen zu Kommentaren für eine bestimmte Aufgabe erhält

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Es gibt zwei Möglichkeiten, um zurückzusetzen, wer eine Kommentar-E-Mail-Benachrichtigung für eine bestimmte Aufgabe erhält:

• Kopieren Sie die Aufgabe und löschen Sie dann die ursprüngliche Aufgabe.

  • Durch das Kommentieren der kopierten Aufgabe wird ein neuer Gruppen-E-Mail-Thread erstellt, der keine Mitglieder außerhalb der Gruppe enthält.

  • Beim Kopieren einer Aufgabe werden keine Aufgabenkommentare kopiert, sodass die kopierte Aufgabe keine Kommentare zu der Aufgabe anzeigt, die vor dem Kopieren aufgetreten sind. Kommentare für die ursprünglich gelöschte Aufgabe können weiterhin im Gruppenpostfach gefunden werden, indem Sie nach dem E-Mail-Thread suchen, der dieser Aufgabe zugeordnet ist.

• Suchen Sie den der Aufgabe zugeordneten Gruppen-E-Mail-Thread im Gruppenpostfach und löschen Sie ihn.

  Warnung: Durch das Löschen des mit der Aufgabe verknüpften Gruppen-E-Mail-Threads werden auch alle vorhandenen Kommentare für die Aufgabe gelöscht .

  • Der erste Kommentar zu der Aufgabe nach dieser Löschung erstellt einen neuen Gruppen-E-Mail-Thread, der keine Mitglieder außerhalb der Gruppe enthält.

  • Wenn Sie die ursprünglichen Kommentare vor dem Löschen des Threads archivieren möchten, leiten Sie den E-Mail-Thread zuerst an das Gruppenpostfach weiter.

Wie funktionieren Aufgabenkommentare?

Aufgabenkommentare werden im Gruppenpostfach der Gruppe gespeichert, die dem Plan zugeordnet ist. Jeder Aufgabe ist ein einzelner Gruppen-E-Mail-Thread zugeordnet. Wenn jemand eine Aufgabe in Planner kommentiert, wird er als Einzelperson zur „An"-Zeile des zugehörigen E-Mail-Threads hinzugefügt und erhält danach eine E-Mail in seinem Posteingang, wenn der Aufgabe ein Kommentar hinzugefügt wird.

Jeder Kommentar zu der Aufgabe ist eine „Antwort an alle" an den damit verknüpften Gruppen-E-Mail-Thread, was bedeutet, dass alle Personen im E-Mail-Thread eine E-Mail erhalten, wenn ein Kommentar zu der Aufgabe gepostet wird.

Welche Situationen führen dazu, dass Nicht-Gruppenmitglieder E-Mail-Benachrichtigungen zu Aufgabenkommentaren erhalten?

Die folgenden Situationen können dazu führen, dass Benutzer außerhalb der Gruppe eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn ein Aufgabenkommentar gepostet wird:

• Benutzer fügen dem E-Mail-Thread, der der Aufgabe in Outlook zugeordnet ist, Empfänger hinzu, was dazu führt, dass diese hinzugefügten Empfänger ebenfalls eine E-Mail erhalten, wenn ein Kommentar zu der zugeordneten Aufgabe gepostet wird.

• Benutzer, die eine bestimmte Aufgabe kommentiert haben, aber später aus der Gruppe entfernt werden, erhalten weiterhin eine E-Mail, wenn ein Kommentar zu dieser Aufgabe gepostet wird, da sie sich in der Zeile „An" des mit dieser Aufgabe verknüpften E-Mail-Threads befinden.

Wie kann ich überprüfen, ob Nicht-Gruppenmitglieder E-Mail-Benachrichtigungen zu Kommentaren für eine bestimmte Aufgabe erhalten?

Sie können in das Gruppenpostfach für die Gruppe gehen, die dem Plan zugeordnet ist, und den Gruppen-E-Mail-Thread finden, der der Aufgabe zugeordnet ist (Sie können danach suchen, indem Sie das Gruppenpostfach nach dem Aufgabentitel durchsuchen, auf den in der E-Mail-Betreffzeile verwiesen werden sollte). .

Die „An"-Zeile für den E-Mail-Thread zeigt alle Empfänger, die eine E-Mail-Benachrichtigung für jeden zur Aufgabe geposteten Kommentar erhalten. Sie können Empfänger im E-Mail-Thread mit der Liste der Gruppenmitglieder vergleichen, um festzustellen, welche Empfänger keine Mitglieder der Gruppe sind.