Speichern Sie eine Sortierreihenfolge mit einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht
Wenn Sie die Daten in einer Access-Tabelle, Abfrage, einem Formular oder einem Bericht sortieren, können Sie die Sortierreihenfolge mit dem Objekt speichern. Wenn Sie die Daten in einem dieser Objekte sortieren und das Objekt anschließend speichern, wird die beim Speichern des Objekts gültige Sortierreihenfolge automatisch mit dem Objekt gespeichert. Sie können festlegen, ob die gespeicherte Sortierreihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts wirksam ist.
Für Abfragen und Berichte können Sie auch eine Standardsortierreihenfolge definieren. Die Standardsortierreihenfolge wird auf die Daten in der Abfrage oder im Bericht angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben ist.
Was möchten Sie tun?
Gespeicherte Sortierreihenfolgen verstehen
Es gibt zwei Arten von gespeicherten Sortierreihenfolgen:
Zuletzt angewendet Eine zuletzt angewendete Sortierreihenfolge ist die Sortierreihenfolge, die gültig war, als das Objekt zuletzt gespeichert wurde. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können alle zuletzt angewendete Sortierreihenfolgen haben.
Standard Eine Standardsortierreihenfolge ist in das Design einer Abfrage oder eines Berichts integriert. Wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben ist, wird eine Standardsortierreihenfolge angewendet.
Zuletzt angewendete Sortierreihenfolgen
Wenn Sie eine Tabelle, Abfrage, ein Formular oder einen Bericht speichern, während die Daten sortiert sind, wird die Sortierreihenfolge automatisch gespeichert, wenn Sie das Objekt speichern. Dies wird als zuletzt angewendete Sortierreihenfolge bezeichnet. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge erstellen, ändern Sie tatsächlich das Design des Objekts.
Wenn Sie möchten, dass die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge automatisch angewendet wird, wenn Sie das Objekt das nächste Mal öffnen, setzen Sie die Eigenschaft Sortieren nach beim Laden des Objekts auf Ja . Um diese Eigenschaft festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus, während das Objekt in der Entwurfsansicht geöffnet ist.
Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.
Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn das Eigenschaftenblatt bereits angezeigt wird.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn es sich bei dem Objekt um eine Tabelle oder Abfrage handelt, legen Sie auf der Registerkarte Allgemein des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Sortieren nach beim Laden auf Ja fest.
Wenn es sich bei dem Objekt um ein Formular oder einen Bericht handelt, legen Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Sortieren nach beim Laden auf Ja fest.
Hinweis: Sie können verhindern, dass die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge angewendet wird, indem Sie die Eigenschaft Sortieren nach beim Laden auf Nein setzen.
Standard-Sortierreihenfolgen
Da sich die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge ändern kann, wenn jemand ein Objekt sortiert und dann speichert, möchten Sie möglicherweise eine Standardsortierreihenfolge definieren. Eine Standardsortierreihenfolge ist Teil des Objektdesigns und ändert sich nicht, wenn eine andere Sortierreihenfolge angewendet wird.
Sie können nur eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Obwohl die Standardsortierreihenfolge nicht durch die aktuelle oder zuletzt angewendete Sortierreihenfolge überschrieben wird, tritt sie erst in Kraft, wenn die aktuelle oder zuletzt angewendete Sortierreihenfolge entfernt wird.
Definieren Sie die Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage
Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.
Das Feld wird im Entwurfsbereich angezeigt.
Deaktivieren Sie im Entwurfsbereich das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen des Felds, das Sie hinzugefügt haben.
Geben Sie in der Zeile Sortieren an, ob Sie das Feld in aufsteigender Reihenfolge (kleinste Werte zuerst; von A bis Z) oder in absteigender Reihenfolge (größte Werte zuerst; von Z bis A) sortieren möchten.
Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie zusätzliche Sortierfelder hinzu, indem Sie die Schritte 2 bis 4 wiederholen.
Hinweis: Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden die Ergebnisse zunächst nach dem ersten von Ihnen angegebenen Feld sortiert, dann nach dem nächsten von Ihnen angegebenen Feld usw. Wenn Sie beispielsweise nach Nachname und dann nach Geburtsdatum sortieren, werden alle Datensätze mit dem Nachnamenswert Dow vor Datensätzen mit dem Nachnamenswert Stevens angezeigt, unabhängig vom Wert des Geburtsdatums. Die Datensätze in jedem Feld „Nachname" werden dann gemäß dem Wert im Feld „Geburtsdatum" sortiert.
Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
Hinweis: Um eine Standardsortierreihenfolge aus einer Abfrage zu entfernen, entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Abfrageentwurfsbereich.
Definieren Sie die Standardsortierreihenfolge für einen Bericht
Öffnen Sie den Bericht in der Berichtsansicht oder Layoutansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Erweitertes Filtern/Sortieren .
Eine neue Dokumentregisterkarte wird angezeigt, die ein Entwurfsraster und ein Fenster enthält, in dem Sie ein Feld zum Sortieren auswählen können.
Doppelklicken Sie im Fenster auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.
Das Feld wird im Entwurfsbereich angezeigt.
Geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Sortieren an, ob Sie das Feld in aufsteigender Reihenfolge (kleinste Werte zuerst; von A bis Z) oder in absteigender Reihenfolge (größte Werte zuerst; von Z bis A) sortieren möchten.
Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie zusätzliche Sortierfelder hinzu, indem Sie die Schritte 2 bis 4 wiederholen.
Hinweis: Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden die Ergebnisse zunächst nach dem ersten von Ihnen angegebenen Feld sortiert, dann nach dem nächsten von Ihnen angegebenen Feld usw. Wenn Sie beispielsweise nach Nachname und dann nach Geburtsdatum sortieren, werden alle Datensätze mit dem Nachnamenswert Dow vor Datensätzen mit dem Nachnamenswert Stevens angezeigt, unabhängig vom Wert des Geburtsdatums. Die Datensätze in jedem Feld „Nachname" werden dann gemäß dem Wert im Feld „Geburtsdatum" sortiert.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter umschalten .
Hinweis: Um eine standardmäßige Sortierreihenfolge aus einem Bericht zu entfernen, entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Entwurfsbereich.
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