Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps
Sie können die Office-Programme verwenden, um Ihre Dateien zu speichern oder in PDFs zu konvertieren, damit Sie sie freigeben oder auf kommerziellen Druckern drucken können. Und Sie benötigen keine weitere Software oder Add-Ins.
Verwenden Sie das PDF-Format, wenn Sie eine Datei wünschen, die:
Sieht auf den meisten Computern gleich aus.
Hat eine kleinere Dateigröße.
Entspricht einem Branchenformat.
Beispiele hierfür sind Lebensläufe, juristische Dokumente, Newsletter, Dateien, die gelesen (nicht bearbeitet) und gedruckt werden sollen, und Dateien, die für den professionellen Druck bestimmt sind.
Wichtig: Viele Programme, einschließlich Microsoft Word, können PDF-Dateien öffnen und bearbeiten. Einfach etwas als PDF zu teilen reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Datei nicht bearbeiten kann.
Um Schritt-für-Schritt-Anleitungen anzuzeigen, wählen Sie ein Office-Programm aus der Dropdown-Liste aus.
Öffnen Sie die Tabelle oder den Bericht, den Sie als PDF veröffentlichen möchten.
Wählen Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren die Option PDF oder XPS aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für das Dokument ein oder wählen Sie einen Namen aus.
Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF (*.pdf) aus.
Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (online veröffentlichen und drucken) .
Wenn die Dateigröße wichtiger ist als die Druckqualität, wählen Sie Mindestgröße (Online-Veröffentlichung) .
Wählen Sie Optionen , um die zu druckende Seite festzulegen, auszuwählen, ob Markups gedruckt werden sollen, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus .
Wählen Sie Veröffentlichen aus .
Diese Informationen gelten auch für Microsoft Excel Starter 2010 .
Hinweis: Sie können Power View-Blätter nicht als PDF-Dateien speichern.
Wählen Sie die Registerkarte Datei .
Wählen Sie Speichern unter aus .
Um das Dialogfeld „ Speichern unter" in Excel 2013 oder Excel 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF (*.pdf) aus.
Wenn die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen .
Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (online veröffentlichen und drucken) .
Wenn die Dateigröße wichtiger ist als die Druckqualität, wählen Sie Mindestgröße (Online-Veröffentlichung) .
Wählen Sie Optionen , um die zu druckende Seite festzulegen, auszuwählen, ob Markups gedruckt werden sollen, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Weitere Informationen zum Dialogfeld „Optionen" in Excel finden Sie unter Weitere Informationen zu PDF-Optionen . Wählen Sie OK , wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie Speichern aus .
Wählen Sie die Registerkarte Datei .
Wählen Sie Exportieren aus .
Wählen Sie unter Aktuelles exportieren aus, welchen Teil des Notizbuchs Sie als PDF speichern möchten.
Wählen Sie unter Format auswählen die Option PDF (*.pdf) und dann Exportieren aus.
Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für das Notizbuch ein.
Wählen Sie Speichern aus .
Wählen Sie die Registerkarte Datei .
Wählen Sie Speichern unter aus .
Um das Dialogfeld „ Speichern unter" in PowerPoint 2013 und PowerPoint 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF (*.pdf) aus.
Wenn Sie möchten, dass die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (online veröffentlichen und drucken) .
Wenn die Dateigröße wichtiger ist als die Druckqualität, wählen Sie Mindestgröße (Online-Veröffentlichung) .
Wählen Sie Optionen , um die zu druckende Seite festzulegen, auszuwählen, ob Markups gedruckt werden sollen, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK , wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie Speichern aus .
Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Speichern unter aus.
Um das Dialogfeld Speichern unter in Project 2013 oder Project 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und Ordner auswählen.Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF-Dateien (*.pdf) oder XPS-Dateien (*.xps) und dann Speichern aus.
Wählen Sie im Dialogfeld Dokumentexportoptionen einen Veröffentlichungsbereich aus, ob nicht druckbare Informationen eingeschlossen werden sollen, und ISO 19500-1-Konformität (nur PDF).
Tipps zur Formatierung
Project unterstützt nicht jede PDF- oder XPS-Formatierungsfunktion, aber Sie können dennoch einige Druckoptionen verwenden, um das Aussehen des endgültigen Dokuments zu ändern.
Wählen Sie „ Datei " > „ Drucken " und ändern Sie dann eine der folgenden Optionen:
Termine
Orientierung
Papier größe
Seiteneinrichtung
Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie Optionen auf diesen Registerkarten ändern:
Ränder
Legende
Aussicht
Wählen Sie die Registerkarte Datei .
Wählen Sie Speichern unter aus .
Um das Dialogfeld „ Speichern unter" in Publisher 2013 oder Publisher 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF (*.pdf) aus.
Wenn Sie ändern möchten, wie das Dokument optimiert wird, wählen Sie Ändern . (Wählen Sie Optionen in Publisher 2013 oder Publisher 2016.)
Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an der Bildauflösung und den nicht druckbaren Informationen vor.
Wählen Sie Druckoptionen , um Änderungen an den Druckoptionen für das Dokument vorzunehmen.
Wählen Sie OK , wenn Sie fertig sind.
Wenn Sie möchten, dass die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
Wählen Sie Speichern aus .
Wählen Sie die Registerkarte Datei .
Wählen Sie Speichern unter aus .
Um das Dialogfeld „ Speichern unter" in Visio 2013 oder Visio 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF (*.pdf) aus.
Wenn Sie möchten, dass die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Speichern automatisch anzeigen .
Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (online veröffentlichen und drucken) .
Wenn die Dateigröße wichtiger ist als die Druckqualität, wählen Sie Mindestgröße (Online-Veröffentlichung) .
Wählen Sie Optionen , um die zu druckende Seite festzulegen, auszuwählen, ob Markups gedruckt werden sollen, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus .
Wählen Sie Speichern aus .
Wenn die Datei zuvor gespeichert wurde, wählen Sie Datei > Kopie speichern .
Wenn die Datei nicht gespeichert ist, wählen Sie Datei > Speichern unter .Wählen Sie Durchsuchen aus, um den Speicherort auf Ihrem Computer auszuwählen, an dem Sie die Datei speichern möchten.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste PDF aus.
Wählen Sie Speichern aus .
Wählen Sie Weitere Optionen > Optionen , um Ihre PDF-Datei anzupassen.
Um eine PDF-Datei nur aus einigen Seiten Ihres Dokuments zu erstellen, wählen Sie eine Option unter Seitenbereich aus.
Um nachverfolgte Änderungen in das PDF aufzunehmen, wählen Sie unter Veröffentlichen was die Option Dokument mit Markup aus . Stellen Sie andernfalls sicher, dass Dokument ausgewählt ist.
Um einen Satz Lesezeichen in der PDF-Datei zu erstellen, wählen Sie Lesezeichen erstellen mit . Wählen Sie dann Überschriften oder, wenn Sie Ihrem Dokument Lesezeichen hinzugefügt haben, Word-Lesezeichen .
Wenn Sie Dokumenteigenschaften in die PDF-Datei aufnehmen möchten, stellen Sie sicher, dass Dokumenteigenschaften ausgewählt ist.
Um das Lesen des Dokuments für Bildschirmlesesoftware zu erleichtern, wählen Sie Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit .
ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) Diese Option gibt das PDF-Dokument als PDF der Version 1.7 aus, was ein Archivierungsstandard ist. PDF/A hilft sicherzustellen, dass ein Dokument gleich aussieht, wenn es später auf einem anderen Computer geöffnet wird.
Bitmap-Text, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können Wenn Schriftarten nicht in das Dokument eingebettet werden können, verwendet das PDF Bitmap-Bilder des Textes, sodass das PDF genauso aussieht wie das Originaldokument. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist und die Datei eine Schriftart verwendet, die nicht eingebettet werden kann, ersetzt der PDF-Reader möglicherweise eine andere Schriftart.
Dokument mit einem Passwort verschlüsseln Wählen Sie diese Option aus, um den Zugriff einzuschränken, damit nur Personen mit dem Passwort die PDF-Datei öffnen können. Wenn Sie OK auswählen, öffnet Word das Feld PDF-Dokument verschlüsseln , in dem Sie ein Kennwort eingeben und erneut eingeben können.
Öffnen und kopieren Sie Inhalte aus einem PDF mit Word
Sie können beliebige Inhalte aus einer PDF-Datei kopieren, indem Sie sie in Word öffnen.
Gehen Sie zu Datei > Öffnen und navigieren Sie zur PDF-Datei. Word öffnet den PDF-Inhalt in einer neuen Datei. Sie können beliebige Inhalte daraus kopieren, einschließlich Bilder und Diagramme.
Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um Ihre Datei als PDF in Office für Mac zu speichern:
Wählen Sie Datei.
Wählen Sie Speichern unter.
Wählen Sie unten im Fenster Dateiformat aus.
Wählen Sie PDF aus der Liste der verfügbaren Dateiformate.
Geben Sie Ihrer Datei einen Namen, falls noch keiner vorhanden ist, und wählen Sie dann Exportieren aus.
Hinweis: Wenn Sie Optimal zum Drucken verwenden , werden die Hyperlinks möglicherweise nicht richtig konvertiert. Dies ist ein bekanntes Problem in Word für Mac.
Wichtig:
Bei Verwendung des Onlinediensts können nur Schriftarten verwendet werden, für die Microsoft die gesetzlichen Rechte hat. Wenn die Dokumentation eine benutzerdefinierte Schriftart enthält, wird diese ersetzt und kann Probleme verursachen. Dies kann vermieden werden, indem die Schriftarten in das Dokument eingebettet werden.
Erfahren Sie mehr über das Einbetten von Schriftarten unter:
Einige Ihrer Schriftarten können nicht mit der Präsentation gespeichert werden
Sie können Word, PowerPoint und OneNote für das Web verwenden, um Ihr Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren.
Wählen Sie Datei > Drucken > Drucken (in PowerPoint wählen Sie eines von drei Formaten aus).
Wählen Sie im Dropdown-Menü unter Drucker die Option Als PDF speichern und dann Speichern aus.
Dann können Sie im sich öffnenden Explorer-Menü das PDF benennen und auswählen, wo es gespeichert werden soll, und dann Speichern auswählen.
Dadurch wird ein einfaches PDF generiert, das das Layout und Format Ihres Originaldokuments beibehält.
Wenn Sie mehr Kontrolle über die Optionen für Ihr PDF benötigen, wie z. B. das Hinzufügen von Lesezeichen, verwenden Sie die Desktop-App, um Ihr Dokument in ein PDF zu konvertieren. Wählen Sie in der Symbolleiste von PowerPoint und OneNote In Desktop-App öffnen aus , um mit der Verwendung der Desktop-App zu beginnen, und wählen Sie in Word zuerst das Dropdown-Menü Bearbeiten und dann In Desktop-App öffnen aus .
Wenn Sie die Desktop-App nicht besitzen, können Sie die neueste Version von Office jetzt testen oder kaufen .
Haben Sie einen Vorschlag für diese Funktion?
Stimmen Sie für eine Idee ab oder teilen Sie eine neue Idee in unserem Vorschlagsfeld unter word.uservoice.com .
Um Ihr Word-Dokument oder Ihre Excel-Arbeitsmappe unter iOS in das PDF-Format zu exportieren, tippen Sie oben links auf die Schaltfläche Datei , wählen Sie Exportieren und dann PDF .
Portable Document Format (PDF) behält die Dokumentformatierung bei und ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dateien. Wenn die Datei im PDF-Format online angezeigt oder gedruckt wird, behält sie das gewünschte Format bei. Das PDF-Format ist auch nützlich für Dokumente, die mit kommerziellen Druckverfahren reproduziert werden. PDF wird von vielen Behörden und Organisationen als gültiges Format akzeptiert, und Viewer sind auf einer größeren Vielfalt von Plattformen verfügbar als XPS.
XML Paper Specification (XPS) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und die gemeinsame Nutzung von Dateien ermöglicht. Das XPS-Format stellt sicher, dass die Datei, wenn sie online angezeigt oder gedruckt wird, genau das von Ihnen beabsichtigte Format beibehält und dass Daten in der Datei nicht einfach geändert werden können.
Wichtig: Die meisten modernen Webbrowser können eine PDF-Datei öffnen und anzeigen. Wenn Sie jedoch ein älteres Betriebssystem haben, müssen Sie möglicherweise einen PDF-Reader auf Ihrem Gerät installieren, z. B. den Acrobat Reader , erhältlich von Adobe Systems .
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