Szenarien für die Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services
In diesem Artikel werden Szenarien erläutert, in denen Organisationen Microsoft Office InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden könnten, um Geschäftsprozesse zu verbessern, z.
Die Szenarien und Unternehmen, die in diesem Artikel behandelt werden, sind fiktiv und dienen lediglich der Veranschaulichung. Um zu erfahren, wie InfoPath und InfoPath Forms Services in realen Geschäftsumgebungen verwendet wurden, können Sie sich auf aktuelle Fallstudien beziehen. Links zu weiteren Informationen zu Fallstudien finden Sie im Abschnitt „ Siehe auch ".
In diesem Artikel
Szenario 1: Spesenabrechnungen
A. Datum Corporation, ein nationaler Anbieter von Computerausrüstung und IT-Dienstleistungen, verkauft Computer, Netzwerkhardware und IT-Serviceverträge.
Vielen Gruppen innerhalb der A. Datum Corporation – einschließlich Marketing-, Vertriebs- und Supportberatern – entstehen und melden arbeitsbezogene Ausgaben.
Die IT-Experten der A. Datum Corporation möchten InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um den Spesenabrechnungsprozess innerhalb des Unternehmens zu rationalisieren. Insbesondere möchten sie Eingabefehler vermeiden und verhindern, dass Verwaltungsmitarbeiter Daten aus den Spesenabrechnungen erneut in eine andere, separate Datenbank eingeben müssen. Die A. Datum Corporation möchte Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit bieten, den Status ihrer Spesenabrechnungen online einzusehen.
Vor InfoPath
Obwohl die A. Datum Corporation eine Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe zum Erstellen von Spesenabrechnungen verwendete, verwendeten die Mitarbeiter immer noch einen manuellen Prozess zum Einreichen von Spesenabrechnungen. Beispielsweise hat eine Mitarbeiterin ihre Ausgaben in eine Excel-Arbeitsmappe eingegeben und die Arbeitsmappe dann gedruckt. Sie fügte dem gedruckten Bericht einen Laufzettel in Papierform bei und schickte den Bericht dann per Hauspost an ihren Vorgesetzten.
Nachdem sie den Bericht genehmigt hatte, überprüfte die Managerin ihren Namen auf dem Laufzettel und schickte den Bericht dann per interner Post an die Buchhaltungsabteilung. Wenn der Buchhaltungsleiter den Bericht genehmigte, wurden Erstattungsschecks ausgestellt. Bei Regionalbüros konnten zwischen dem Zeitpunkt der Einreichung der Erstmeldung und dem Erhalt des Erstattungsschecks Wochen vergehen.
Nach InfoPath
Als Ergebnis des Wechsels von einem papierbasierten Prozess zu einem automatisierten Prozess, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, hat die A. Datum Corporation den Zeit- und Geldaufwand für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen für Mitarbeiter reduziert. Mitarbeiter können jetzt ihre Formulare online ausfüllen und elektronisch an ihre Vorgesetzten übermitteln. Nachdem die Manager die Berichte genehmigt haben, können sie sie zur endgültigen Genehmigung und Erstattung elektronisch an die Buchhaltungsabteilung weiterleiten.
Zu den Vorteilen des Wechsels zu einem InfoPath-basierten System gehören:
Online-Komfort Mitarbeiter, die InfoPath auf ihren Computern installiert haben, können mit InfoPath ein Spesenabrechnungsformular ausfüllen und übermitteln. Mitarbeiter, die InfoPath nicht auf ihren Computern installiert haben, können ihre Spesenabrechnungen mithilfe eines Webbrowsers ausfüllen und übermitteln.
Offlineunterstützung Wenn Mitarbeiter ein Spesenabrechnungsformular in InfoPath ausfüllen, können sie ihre teilweise ausgefüllten Formulare auf ihrem Computer speichern, das Formular offline bearbeiten und dann das ausgefüllte Formular an das Unternehmensnetzwerk senden, wenn sie wieder verbunden sind. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die zeitweise oder eingeschränkten Zugriff auf Netzwerkressourcen oder das Internet haben, z. B. Mitarbeiter, die häufig reisen.
Höhere Genauigkeit Da die Formularvorlage darauf ausgelegt ist, die Datenintegrität sicherzustellen, treten weniger ungültige Einträge auf. Beispielsweise verwenden Mitarbeiter ein Dropdown-Listenfeld, um aus einer standardisierten Liste von Ausgabenkategorien auszuwählen, anstatt sich eine Ausgabenkategorie merken und manuell in das Formular eingeben zu müssen.
Effizienz Mitarbeiter können den Status des Genehmigungsprozesses sehen, indem sie eine Seite auf der Website von Microsoft Windows SharePoint Services anzeigen.
Szenario 2: Versicherungsansprüche
Humongous Insurance ist ein großes, multinationales Unternehmen, das Versicherungsprodukte an Boots-, Automobil- und Hausbesitzer verkauft. Diese Produkte werden sowohl an Verbraucher als auch an Firmenkunden verkauft.
Humongous Insurance verfügt über eine große, mobile Belegschaft von mehr als 10.000 Mitarbeitern, darunter Vertriebsmitarbeiter, Schadensregulierer, Anwälte, IT-Mitarbeiter, HR-Mitarbeiter und Finanzmitarbeiter.
Humongous Insurance möchte InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um Kunden, Versicherungsagenten und verbundenen Unternehmen die Verwendung von Online-Formularen zur Bearbeitung ihrer Versicherungsansprüche zu ermöglichen.
Vor InfoPath
Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services verwendeten die Mitarbeiter von Humongous Insurance einen manuellen, papierbasierten Anspruchsprozess. Nach der Befragung eines Kunden füllte ein Agent ein Schadensformular von Hand aus und faxte das Schadensformular dann an einen Sachverständigen. Wenn die Sachverständige die Informationen überprüfte, musste sie je nach Druckqualität des Faxes häufig den Sachbearbeiter zur Klärung anrufen.
Nach InfoPath
Der Wechsel von einem papierbasierten Anspruchsprozess zu InfoPath und InfoPath Forms Services hat es Humongous Insurance ermöglicht, Kunden, Agenten und Sachverständige online zu verbinden.
Beispielsweise ist es jetzt für einen Kunden von Humongous Insurance möglich, einen Schadensfall über das Internet einzureichen, indem er ein browserfähiges Formular ausfüllt. Der Kunde kann auf die Website von Humongous Insurance gehen, sein Konto einrichten, sich anmelden und einen Anspruch geltend machen. Nachdem der Kunde das Formular eingereicht hat, wird es in einer E-Mail-Nachricht an den Schadensregulierer gesendet, und eine Kopie der E-Mail-Nachricht wird an den Agenten gesendet. Der Sachverständige sendet das Formular an den Sachbearbeiter zurück, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Das automatisierte System hat die Bearbeitungskosten gesenkt, die Zeit für die Bearbeitung von Ansprüchen verkürzt und die allgemeine Kundenzufriedenheit erhöht.
Zu den Vorteilen des Wechsels zu einem InfoPath-basierten System gehören:
Bequemlichkeit Kunden können Ansprüche nicht nur telefonisch geltend machen, sondern auch, indem sie ein Formular im Internet ausfüllen. Dies ermöglicht es Kunden, Formulare nach Belieben einzureichen, nicht nur während der üblichen Geschäftszeiten.
Höhere Genauigkeit Da die Formularvorlage darauf ausgelegt ist, die Datenintegrität sicherzustellen, treten weniger ungültige Einträge auf. Beispielsweise verwenden Kunden oder Agenten ein Dropdown-Listenfeld, um aus einer Standardliste von Anspruchstypen auszuwählen, anstatt einen Anspruchstyp suchen und manuell in das Formular eingeben zu müssen.
Effizienz Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung eines integrierten Genehmigungs-Workflows dem Sachbearbeiter oder Sachverständigen, schnell den Status der anderen Parteien zu sehen, die an dem Anspruch arbeiten. Obwohl die Mitarbeiter von Humongous Insurance zuvor einen klar definierten Workflow verwendeten, waren ihre Prozesse papierbasiert. Daher konnten Agenten und Sachverständige den Status des Anspruchs nicht ohne einen Telefonanruf schnell ermitteln. Jetzt kann beispielsweise ein Agent die Statusseite des Workflows auf der SharePoint-Website überprüfen, auf der das Formular gespeichert ist, um festzustellen, ob der Sachbearbeiter den Genehmigungsprozess abgeschlossen hat.
Szenario 3: Zulassungsanträge
Das Department of Building Inspections ist eine 100-köpfige Behörde der Stadtverwaltung für die Stadt Springfield.
Diese Behörde ist dafür verantwortlich, Genehmigungsanträge zu prüfen, die von Elektrounternehmen eingereicht wurden, und diese Anträge dann zu genehmigen oder abzulehnen.
Das Department of Building Inspections möchte, dass Auftragnehmer Genehmigungsanträge in einem Webbrowser ausfüllen können, damit das Genehmigungsverfahren einfacher und bequemer wird.
Vor InfoPath
Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services verwendete das Department of Building Inspections einen manuellen, papierbasierten Antragsprozess, der zu einer redundanten Dateneingabe führte. Auftragnehmer füllten Papierformulare im Regierungsbüro aus. Anschließend schickten die Sachbearbeiter die handgeschriebenen Formulare an eine Rezeptionistin, die die Daten in ein Datenbanksystem eingab. Nach der Eingabe der Daten wurden die resultierenden Einträge mit dem Papierformular verglichen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Bei ungültigen oder unverständlichen Daten wurde das Formular zusammen mit einem zweiten Formular, das Anweisungen zur Korrektur der ungültigen Einträge enthielt, per Post an den Auftragnehmer zurückgeschickt.
Nachdem der Auftragnehmer ein überarbeitetes Formular eingereicht hatte, wurden die Aktualisierungen in die Datenbank eingegeben und die neuen Einträge mit dem Original- und dem zweiten Formular auf Richtigkeit überprüft. Nachdem die Daten als gültig erachtet wurden, begann der Genehmigungsprozess. Während der Genehmigungsphase genehmigte oder lehnte ein Inspektor den Genehmigungsantrag basierend auf verschiedenen Kriterien ab. Nach Abschluss des Genehmigungsworkflows wurde der Auftragnehmer per Mail über die Entscheidung informiert.
Nach InfoPath
Durch den Übergang von einem papierbasierten Genehmigungsverfahren zu einem automatisierten Verfahren, das InfoPath und InfoPath Forms Services nutzt, ist das Department of Building Inspections in der Lage, Auftragnehmer, Sachbearbeiter und Inspektoren online zu verbinden.
Wenn beispielsweise ein Auftragnehmer einen Genehmigungsantrag auf der Website des Department of Building Inspections einreicht, werden die Formulardaten an eine Datenbank übermittelt, die sich im Netzwerk des Department of Building Inspection befindet. Nachdem der Antrag eingereicht wurde, erscheint automatisch eine neue Genehmigungsanfrage auf einer SharePoint-Site, wo der empfangende Agent die Informationen auf Vollständigkeit überprüft und das Antragsformular digital signiert, um den Eingang zu bestätigen.
Zu den Vorteilen des Wechsels zu einem InfoPath-basierten System gehören:
Online-Bequemlichkeit Auftragnehmer müssen nicht mehr zum Regierungsamt reisen, um eine Genehmigung zu beantragen. Auftragnehmer können ihren Genehmigungsantrag jetzt über das Internet einreichen, indem sie ein browserfähiges Formular in einem Browser wie Firefox, Safari oder Internet Explorer ausfüllen.
Höhere Genauigkeit Da die Genehmigungsformularvorlage darauf ausgelegt ist, die Datenintegrität zu gewährleisten, treten weniger ungültige Einträge auf. Auftragnehmer verwenden zum Beispiel ein Dropdown-Listenfeld, um aus einer Standardliste von Kategorien auszuwählen, wenn sie den beantragten Genehmigungstyp auswählen, anstatt den Genehmigungstyp nachschlagen und manuell in das Formular eingeben zu müssen.
Bessere Benutzererfahrung Nachdem die Daten übermittelt wurden, erscheint automatisch ein neues Genehmigungsantragsformular auf der Intranetseite des Department of Building Inspections. Wenn ein Sachbearbeiter ein Formular öffnet, sieht er die Firmendaten des Auftragnehmers und die Daten des Genehmigungsantrags im Formular.
Szenario 4: Bestandsverwaltung
Wide World Importers ist ein internationales Unternehmen mit Sitz in Baltimore, MD. Das Unternehmen importiert Textilien, Kunsthandwerk und Verbrauchsgüter mit besonderem Schwerpunkt auf Waren aus Nordafrika.
Wide World Importers kauft bei über 70 Anbietern in 12 Ländern/Regionen. Da der Lagerbestand dieser Anbieter sehr dynamisch und saisonal ist, möchte Wide World Importers InfoPath-Formularvorlagen entwerfen, die es ihnen ermöglichen, ihre Lieferanten einfach und effektiv nach Lagerbeständen zu fragen.
Vor InfoPath
Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services verwendete Wide World Importers einen manuellen, papierbasierten Umfrageprozess, der zu einer redundanten Dateneingabe führte. Käufer verschickten Umfragen per Global Express Guaranteed Mail an Anbieter in Übersee. Anbieter würden ausgefüllte Umfrageformulare zurückschicken oder faxen. Gelegentlich riefen sie Wide World Importers mit ihren Antworten an. In seltenen Fällen holte das Verkaufspersonal die Umfrageergebnisse persönlich bei den Anbietern ein. Im Allgemeinen können Monate vergehen, bis Wide World Importers die endgültigen Umfrageergebnisse erhalten.
Fast jede Umfrage führte zu einer redundanten Dateneingabe. Die Papierumfragen wurden von einer Sekretärin bei Wide World Importers in eine Datenbank eingegeben. Die resultierenden Datenbankaufzeichnungen wurden mit dem Papierformular verglichen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Bei ungültigen oder unverständlichen Angaben wurde ein telefonisches Nachgespräch mit dem Anbieter geführt. War dies nicht möglich, wurde per Post oder Fax um Klärung gebeten. Nachdem Wide World Importers korrigierte Informationen erhalten hatte, wurden die Daten fertiggestellt.
Nach InfoPath
Anstatt Umfragen per Post an World Wide Importers zu senden, reichen Anbieter die Umfragen jetzt ein, indem sie browserfähige Formulare im Internet ausfüllen. Die Daten, die Lieferanten in die Formulare eingeben, werden sofort in eine Bestandsdatenbank eingetragen. Durch den Wechsel zu InfoPath und InfoPath Forms Services genießen Wide World Importers jetzt die folgenden Vorteile:
Online-Komfort Mit dem InfoPath-basierten System können Anbieter Umfragen über einen Browser ausfüllen. Lieferanten müssen die Umfragen nicht mehr an Wide World Importers zurücksenden oder faxen.
Aktualität Im vorherigen, papierbasierten System gab es häufig eine erhebliche Verzögerung zwischen dem Ausfüllen der Umfrage durch die Anbieter und dem Zeitpunkt, an dem ihre Antworten in die Wide Word Importer-Datenbank eingegeben wurden. Infolgedessen waren Bestandsschätzungen oft veraltet. Mit einer browserfähigen InfoPath-Formularvorlage werden die Daten, die Anbieter in die Formulare eingeben, sofort in die Bestandsdatenbank eingetragen.
Höhere Genauigkeit Da die Formularvorlage darauf ausgelegt ist, die Datenintegrität sicherzustellen, treten weniger ungültige Einträge auf. Beispielsweise verwenden Anbieter ein Dropdown-Listenfeld, um aus einer Standardliste von Kategorien auszuwählen, wenn sie einen Produkttyp auswählen, anstatt einen Produkttyp nachschlagen und manuell in das Formular eingeben zu müssen.
Szenario 5: Marktforschung
Proseware, Inc. ist ein Softwareunternehmen mit Sitz in Kanada, das Produkte für die Print-Publishing-Branche entwickelt.
Proseware, Inc. beginnt den Entwicklungszyklus für die nächste Version ihres Flaggschiffprodukts. Das Entwicklungsteam beschließt, InfoPath und InfoPath Forms Services zur Unterstützung bei Marktforschungsaktivitäten zu verwenden. Während Besprechungen mit Kunden plant das Entwicklungsteam, eine Formularvorlage zu verwenden, um Kundenfeedback zu sammeln und aufzuzeichnen. Der Zweck des Formulars besteht darin, alle Interaktionen mit Kunden aufzuzeichnen, um die Bedürfnisse der Kunden besser zu verstehen und sicherzustellen, dass die gesammelten Daten leicht auffindbar und wiederverwendbar sind.
Die Formularvorlage sendet Daten direkt an eine Datenbank, die es den Mitarbeitern ermöglicht, die gesammelten Daten aus vielen verschiedenen Besprechungen abzurufen und zu analysieren. Proseware, Inc. möchte ausgefüllte Formulare in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Website speichern.
Vor InfoPath
Obwohl Mitglieder des Entwicklungsteams früher Microsoft Office Word oder Microsoft Office Excel verwendeten, um sich Notizen zu machen, wenn sie Feedback von Kunden und Partnern sammelten, führte die Analyse und Verbreitung dieser Daten oft zu einer redundanten Dateneingabe. Teammitglieder schrieben Notizen in freier Form, und zugehörige Informationen wurden in und zwischen Dokumenten verstreut. Als die Teammitglieder die gesammelten Informationen in technische Spezifikationen integrieren wollten, verbrachten sie viel Zeit damit, nicht standardmäßige Dokumente zu durchsuchen, um das zu finden, was sie brauchten.
Nach InfoPath
Der Wechsel zu einem standardmäßigen Datenerfassungsprozess, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, ermöglicht es dem Entwicklungsteam von Proseware, Inc., den Zeit- und Kostenaufwand für die interne Erfassung, Analyse und Verbreitung von Daten zu reduzieren.
Bei Treffen mit bestehenden und potenziellen Kunden verwenden Mitglieder des Entwicklungsteams jetzt ein InfoPath-Formular, um Daten über Kundenanforderungen und -ideen zu sammeln. Das Team verwendet eine Bibliothek auf einer SharePoint-Website, um Formulare zu speichern und freizugeben. Aus dieser Bibliothek können Teammitglieder neue Kundendatenformulare ausfüllen, Daten in bestehenden Formularen überprüfen, Daten aus ausgefüllten Formularen nach Microsoft Office Excel 2003 oder Microsoft Office Excel 2007 exportieren oder die Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen.
Zu den Vorteilen des Wechsels zu einem InfoPath-basierten System gehören:
Konsistente Informationen Die Formularvorlage soll dabei helfen, eine konsistente Organisation und Formalisierung von Informationen sicherzustellen. Die Daten, die in Listen auf dem Formular angezeigt werden, stammen aus standardisierten SharePoint-Listen und .xml-Dateien. Beispielsweise stammen die Einträge in der Liste Art des Geschäfts direkt aus einem vordefinierten XML-Schema, das bei Proseware, Inc. verwendet wird, um den Austausch von Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen zu standardisieren.
Integration mit bestehenden Systemen Wenn ein Formular gesendet wird, wird es automatisch in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Site gespeichert. Daten aus jedem Formular werden außerhalb des Formulars in Spalten in der Bibliothek angezeigt. Dies erleichtert Teammitgliedern das Suchen und Sortieren von Formulardaten in der Bibliothek, ohne jedes Formular einzeln öffnen zu müssen.
Mehrere Ansichten Das Kundendatenformular enthält Ansichten, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen, einschließlich separater Ansichten zum Aufzeichnen von Kundeninformationen, Teamergebnissen, Forschungsmethoden und zusätzlichen Ressourcen. Das Formular enthält auch eine spezielle Druckansicht, die Daten aus den anderen Ansichten in einem praktischen, druckfreundlichen Format zusammenfasst.
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