Erste Schritte als Drive-Labels-Administrator – Google Workspace-Administratorhilfe [gg-a-en]

Beginnen Sie als Drive-Labels-Administrator

Unterstützte Editionen für diese Funktion: Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Essentials , Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus ; G Suite Business. Vergleichen Sie Ihre Edition

Als Administrator können Sie Etiketten erstellen, die auf in Drive gespeicherte Dateien angewendet werden. Laufwerksbezeichnungen sind Metadaten, die Ihrer Organisation beim Organisieren, Suchen und Anwenden von Richtlinien auf Dateien in Drive helfen können. Die Labels Ihrer Organisation können auf jede Datei in Drive angewendet werden, die Ihrer Organisation gehört, nicht jedoch auf Ordner, Verknüpfungen, freigegebene Ablagen oder Dateien, die einer anderen Organisation gehören. Laufwerksbezeichnungen können einfach sein, z. B. ein Tag. Oder sie können über viele strukturierte Metadatenfelder verfügen, die Auswahlfelder, Daten, Zahlen oder Personen umfassen.

Auf dieser Seite

• Beispielanwendungsfälle für Drive-Labels
• Arten von Laufwerksbezeichnungen werden angezeigt und wo sie angezeigt werden
• Wer kann Etiketten sehen?
• Beispiele für Drive-Labels
• Grenzwerte für Laufwerksbezeichnungen
• Möglichkeiten zum Anwenden von Labels auf Drive-Elemente
• Nächste Schritte
• FAQ

Beispielanwendungsfälle für Drive-Labels

Laufwerksbezeichnungen sind für viele gängige Arbeitsplatzszenarien nützlich, darunter Datensatzverwaltung, Klassifizierung, strukturierte Suche, Workflow, Berichterstellung, Prüfung und mehr.

• Klassifizieren Sie Inhalte, um einer Information-Governance-Strategie zu folgen
  Verwenden Sie eine Kennzeichnung, um sensible Inhalte oder Inhalte zu kennzeichnen, die eine besondere Behandlung erfordern. Mit der Kennzeichnung „Vertraulichkeit" können Sie beispielsweise den Zugriff auf Dateien beschränken, die als „Vertraulich" oder „Hochsensibel" gekennzeichnet sind.
• Richtlinien auf Artikel anwenden
  Verwenden Sie eine Bezeichnung als Bedingung oder Aktion in DLP-Regeln (Data Loss Prevention) oder Vault-Aufbewahrungsregeln, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn eine Datei beispielsweise personenbezogene Daten enthält, können Sie mit DLP automatisch die Kennzeichnung „Vertraulich" anwenden und die externe Weitergabe blockieren. Wenn Sie eine Bezeichnung in einer Regel verwenden, ist die Bezeichnung für eine destruktive Bearbeitung gesperrt – sie kann nicht deaktiviert oder gelöscht werden.
• Finden Sie Dateien schneller
  Personen in Ihrer Organisation können Inhalte anhand von Beschriftungen und Feldern finden. Mit den Beschriftungsfeldern „Vertragsstatus" und „Fälligkeitsdatum" können Sie beispielsweise in Drive nach allen Verträgen suchen, die auf die Unterzeichnung warten und bis Freitag fällig sind.

Arten von Laufwerksbezeichnungen und wo sie erscheinen

			Etikett mit Abzeichen
			Standardetikett

Google Drive verfügt über zwei Arten von Labels: Badged und Standard.

Mit Badges versehene Labels sind für die wichtigsten Metadaten Ihres Unternehmens vorgesehen und werden auf den Dateien, auf die sie angewendet werden, optisch hervorgehoben. Das gekennzeichnete Label wird neben dem Dateinamen aufgeführt, wenn Benutzer eine Datei in Google Docs, Sheets oder Slides im Web öffnen. Bei anderen Dateitypen, z. B. PDFs, wird das mit einem Badge versehene Etikett zusammen mit allen anderen Etiketten im Bereich „Etiketten" der Datei aufgeführt.

Sie können nur ein Badge-Label für Ihre Organisation erstellen. Das mit einem Badge versehene Etikett muss mindestens ein Auswahlfeld haben.

Standardbezeichnungen gelten für andere Metadaten. Sie können 150 Standardetiketten erstellen (oder 149, wenn Sie ein Badge-Etikett erstellen). Mit einem Standardlabel können Sie es wie ein Tag einrichten (ein einfaches Label ohne Benutzereingabe) oder Sie können strukturierte Felder hinzufügen, in denen Benutzer weitere Informationen bereitstellen können.

Benutzer können alle auf eine ungeöffnete Datei angewendeten Labels in „Meine Ablage" sehen, wo sie im Detailbereich der Datei aufgeführt sind. Die Etikettenaktivität wird im Aktivitätsbereich der Datei angezeigt. Bei geöffneten Dateien können Benutzer auf „Dateien" klicken Etiketten , um den Bearbeitungsbereich für Etiketten zu öffnen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Benutzer mit Labels arbeiten .

Wer kann Etiketten sehen?

Wenn Sie ein Label erstellen, können Sie festlegen, wer das Label sehen und verwenden kann – Ihre gesamte Organisation (Standard) oder nur bestimmte Benutzer und Gruppen. Wenn ein Nutzer das Label nicht anwenden oder sehen darf, wird es ihm in Drive nicht angezeigt.

Beschriftungen werden in den folgenden Szenarien nicht angezeigt:

• Von Drive heruntergeladene Dateien
• Vorschau der Dateien in Gmail, Kalender, Chat oder Meet

Superadministratoren und Administratoren mit der Berechtigung „Labels verwalten" können alle Labels im Label-Manager sehen. Administratoren mit der Berechtigung „Berichte" können Beschriftungen sehen, die auf in Berichten und Audits aufgeführten Dateien angewendet werden, auch wenn sie nicht über die Berechtigung „Bezeichnungen verwalten" verfügen.

Beispiele für Drive-Labels

Beispiel für ein mit einem Badge versehenes Etikett:

• Ein „Dateivertraulichkeit"-Label mit den Optionen „Streng geheim", „Intern", „Öffentlich" und „Privat", jeweils in einer anderen Farbe. Wenn Benutzer das Label anwenden, wählen sie aus, wie vertraulich der Inhalt ist. Wenn Sie möchten, dass Benutzer aufzeichnen, warum sie eine Vertraulichkeitsstufe gewählt haben, können Sie ein Textfeld „Begründung" hinzufügen.

Beispiele für Standardetiketten:

• Ein „Project Alpha"-Label, das Benutzer auf jedes Element im Zusammenhang mit Project Alpha anwenden können, damit sie alle relevanten Dateien leicht finden können.
• Ein Etikett „Vertrag" mit den folgenden Feldern: Typ, Unternehmen, Status und Fälligkeitsdatum. Beim Erstellen des Etiketts weisen Sie jedem Feld einen Datentyp (Zahl, Datum, Person, Text oder Auswahl) zu und legen die möglichen Werte für Auswahlfelder fest. Beispielsweise können Sie die Optionen für das Feld „Status" auf „Entwurf", „Warten auf Unterschrift", „Abgelehnt", „Unterzeichnet" oder „Abgelaufen" festlegen. Benutzer können dann in Drive nach Feldwerten suchen, beispielsweise nach allen abgelaufenen Verträgen.

Zusätzliche Label-Taxonomien:

• Exportkontrolle : EAR, ITAR, OFAC
• Compliance : FINRA, HIPAA
• Datenschutz : PII, SPII, keine PII
• Status : Entwurf, In Prüfung, Endgültig
• Inhaltstyp : Vertrag, Designdokument, Modell
• Arzneimittelstudie : Experiment-ID, Patienten-ID

Grenzwerte für Laufwerksbezeichnungen

• Sie können bis zu 150 Labels für Ihre Organisation erstellen, darunter 1 Label mit Badge.
• Dateien können bis zu 5 vom Benutzer angewendete Etiketten haben. Sie können insgesamt bis zu 20 Labels zwischen vom Benutzer angewendeten und durch Regeln angewendeten Labels anwenden.
• Beschriftungen können auf jede Datei in Drive angewendet werden, jedoch nicht auf Ordner, Verknüpfungen, freigegebene Ablagen oder Dateien, die einer anderen Organisation gehören.

Möglichkeiten zum Anwenden von Labels auf Drive-Elemente

Sie haben 3 Möglichkeiten:

• Benutzer mit Bearbeitungszugriff auf Dateien können Etiketten auf Dateien in Google Drive anwenden .
• Mit der Labels-API können Sie Labels programmgesteuert erstellen, bearbeiten, anwenden und entfernen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Google Drive Labels API .
• Wenn Ihre Google Workspace-Version Data Loss Prevention (DLP) für Drive unterstützt, können Sie DLP-Regeln einrichten, um Inhalte automatisch mit Labels zu versehen .

Nächste Schritte

Aktivieren Sie Drive-Labels für Ihre Organisation . Obwohl Sie Labels erstellen können, während Drive-Labels deaktiviert sind, kann Ihre Organisation sie erst verwenden, wenn Drive-Labels aktiviert sind.

FAQ

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Auf welche Dateitypen können Etiketten angewendet werden? Können Ordner Beschriftungen haben?

Beschriftungen können auf jede Datei in Drive angewendet werden, einschließlich hochgeladener Dateien wie PDFs, Microsoft Office-Dateien, Textdateien und mehr.

Labels können nicht auf Ordner, Verknüpfungen, freigegebene Ablagen oder Dateien angewendet werden, die einer anderen Organisation gehören.

Kann ich Beschriftungen oder Felder als Pflichtfelder festlegen?

Sie können Felder als erforderlich markieren. Benutzer werden jedoch nicht daran gehindert, Dateien zu verwenden, freizugeben oder zu bearbeiten, wenn sie keine Beschriftung ausfüllen.

Beschriftungen mit Pflichtfeldern werden dem Benutzer hervorgehoben, um ihn zum Ausfüllen zu ermutigen. Sie sehen ein Banner, wenn ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt ist.

Kann ich Beschriftungen und Felder aus anderen Systemen oder Organisationen importieren?

Nein. Darüber hinaus werden Labels von Google Workspace Domain Transfer nicht unterstützt.

Wer kann Etiketten erstellen? Wer kann Etiketten sehen?

Um Etiketten zu erstellen, müssen Sie mindestens über die Berechtigung „Etiketten verwalten" verfügen.

So sehen Sie Etiketten:

• In Drive muss ein Benutzer mindestens Lesezugriff auf das Etikett und die Datei haben.
• Im Label-Manager muss ein Administrator ein Superadministrator sein oder über die Berechtigung „Labels verwalten" verfügen.
• In Drive-Berichten und Audits können Administratoren mit der Berechtigung „Berichte" arbeiten, auch wenn sie nicht über die Berechtigung „Labels verwalten" verfügen.

Sind Beschriftungen und Felder in der Standardsprache des Benutzers lokalisiert?

Nein. Benutzer sehen den vom Etikettenersteller eingegebenen Text.