Was ist eine Document Center-Site?
SharePoint bietet eine skalierbare, funktionsreiche Erfahrung zum Verwalten von Inhalten. Wenn Sie eine große Menge an Dateien zu verwalten haben, sollten Sie die Verwendung einer Dokumentcenter-Websitevorlage in Betracht ziehen. Diese Vorlage ist für umfangreiches Dokumentenmanagement optimiert. Es kann Zeit sparen und Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten. Versionen, Dokument-IDs, Dokumentensätze, Metadatennavigation und Inhaltstypen sind in der Vorlage enthalten.
Eine Document Center-Website funktioniert für beide Szenarien:
Authoring-Umgebung In einer Document Center-Authoring-Umgebung erstellen und bearbeiten Benutzer Tausende von Dokumenten oder Medien-Assets, die in einem zentralen Repository gespeichert sind.
Inhaltsarchiv In einem Inhaltsarchiv, z. B. einer Wissensdatenbank, speichern oder zeigen Benutzer Dokumente an.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Features in einer Dokumentcenter-Websitevorlage.
Informationen zum Erstellen eines Dokumentcenters finden Sie unter Verwenden von Vorlagen zum Erstellen verschiedener Arten von SharePoint-Websites
Was befindet sich auf einer Document Center-Site?
Die Dokumentcenter-Websitevorlage enthält Funktionen, die das Erstellen und Verwalten großer Dokumentensätze einfacher und effizienter machen. In den meisten Fällen kann ein Websitebesitzer jede dieser Funktionen separat hinzufügen. Die Dokumentcenter-Websitevorlage aktiviert automatisch die empfohlenen Dokumentverwaltungsfunktionen. In den folgenden Abschnitten werden diese Funktionen kurz beschrieben.
Sie können eine Document Center-Site als Authoring-Umgebung oder Inhaltsarchiv verwenden. In einer Authoring-Umgebung checken Benutzer häufig Dateien ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionierung ist aktiviert, und frühere Versionen jedes Dokuments werden beibehalten. Darüber hinaus können Workflows die Lebenszyklen von Dokumenten steuern.
Im Gegensatz dazu findet in einem Inhaltsarchiv nur sehr wenig Authoring statt. Benutzer können nur Dokumente anzeigen oder hochladen. Die Dokumentcenter-Websitevorlage unterstützt das Erstellen eines Typs von Inhaltsarchiven, die als Wissensdatenbankarchive bezeichnet werden. In der Regel enthalten Wissensdatenbanken einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Site kann auf Millionen von Dateien skaliert werden. In einem typischen Szenario, z. B. in einem technischen Supportcenter für eine große Organisation, greifen möglicherweise Tausende von Personen auf den Inhalt zu, hauptsächlich um ihn zu lesen. Nur einige würden neue Inhalte auf die Website hochladen.
Die folgenden Elemente beschreiben einige SharePoint-Features, die Sie in eine Document Center-Website aufnehmen können. Zusätzlich zu diesen Funktionen passen einige Organisationen das Aussehen und die Navigation eines Document Center an. Einige fügen benutzerdefinierte Webparts hinzu.
Verwaltete Metadaten sind ein System, das Dokumenten in SharePoint bestimmte Begriffe zuordnet. Anschließend können Sie diese Begriffe verwenden, um die Dokumente zu klassifizieren. Sie können Metadaten auch verwenden, um ein leistungsstarkes Navigationstool für Benutzer zu erstellen, mit dem sie schnell finden können, was sie suchen.
Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über eine Wissensdatenbank mit Artikeln, die Personen bei der Fehlerbehebung bei Problemen mit Produkten helfen. Sie können Metadatenbegriffe erstellen, mit denen Benutzer Informationen nach Produkt, Problemtyp oder anderen Eigenschaften filtern können.
Auf einer Document Center-Website erhält jeder Inhalt eine eindeutige ID, die nichts mit dem Speicherort des Dokuments zu tun hat, wie ein URL-Link. Das heißt, wenn Sie das Dokument verschieben oder umbenennen, bleibt die ID gleich. Sie können die ID verwenden, um einen permanenten Link für das Dokument zu erstellen und defekte Links zu minimieren.
Versionen werden auf einer Document Center-Website automatisch aktiviert. Das bedeutet, dass Sie automatisch eine Historie aller verschiedenen Versionen einer Datei haben. In einem Dokumentenüberprüfungsprozess bedeutet dies beispielsweise, dass Sie eine Aufzeichnung aller Aktualisierungen haben, die während des Überprüfungszyklus eingegeben wurden. Sie können Updates nachverfolgen, Antwortende kontaktieren und so weiter. Wenn ein Problem mit der aktuellen Version eines Artikels auftritt, können Sie außerdem schnell zur letzten als funktionierend bekannten Version zurückkehren.
Ein Inhaltstyp ist eine bestimmte Art von Inhalt zusammen mit einer Gruppe von Einstellungen für den Inhalt. Wenn jemand ein Dokument eines definierten Inhaltstyps erstellt, erhält es automatisch alle entsprechenden Einstellungen für diesen Inhaltstyp. Ein Document Center kann eine Sammlung von Inhaltstypen haben – verschiedene Arten von Dokumenten, Videos, Vorlagen usw.
Die Inhaltsorganisation ist nicht automatisch in einer Document Center-Site enthalten, viele Benutzer fügen sie jedoch hinzu. Die Inhaltsorganisation ist eine SharePoint-Funktion, mit der Sie die Gesamtorganisation und -struktur von Elementen verwalten können. Durch die Verwendung von Metadaten oder Inhaltstypen kann die Inhaltsorganisation Dokumente und andere Elemente automatisch an bestimmte Speicherorte weiterleiten. Beispielsweise könnten Sie in einer Wissensdatenbank die Inhaltsorganisation alle neuen Übermittlungen automatisch an eine spezielle Bibliothek weiterleiten lassen, die Artikel für ein bestimmtes Produkt sammelt.
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