Designelemente der Datenbank speichern und wiederverwenden
Access bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Wiederverwendung von Datenbankdesigns. Sie können eine ganze Datenbank als Vorlage speichern, einen Teil einer Datenbank als Anwendungsteil speichern oder ein Feld oder eine Reihe von Feldern als Datentypvorlage speichern. In jedem Fall erstellt Access eine Datei, die Sie dann mit anderen teilen können. Ebenso können Sie solche Dateien von Drittanbietern verwenden.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie verschiedene Datenbankobjekte als Vorlagen speichern, in einigen Fällen auch Daten. Außerdem werden die verschiedenen Vorlagendateien und ihre gemeinsame Nutzung erläutert. Dieser Artikel enthält einige Details zu den Anwendungsteilen, die mit Access geliefert werden.
In diesem Artikel
Überblick
Manchmal möchte man nicht von vorne anfangen. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, Ihr Design richtig zu machen, möchten Sie das Beste daraus machen, indem Sie es beispielsweise wiederverwenden. Oder vielleicht möchten Sie die Designarbeit nutzen, die bereits von anderen geleistet wurde. Access bietet Ihnen im Wesentlichen drei Möglichkeiten, das Datenbankdesign wiederzuverwenden:
Datenbankvorlagen sind Dateien (Dateityp *.accdt), die Sie zum Erstellen einer neuen Datenbank verwenden können. In der Regel ist eine aus einer Vorlage erstellte Datenbank gebrauchsfertig, Sie können sie jedoch an bestimmte Anforderungen anpassen. Beispielsweise bietet die Webdatenbankvorlage Assets grundlegende Asset-Management-Funktionen, aber Sie möchten sie möglicherweise erweitern, indem Sie einige Abteilungs- oder Budgetinformationen hinzufügen, die sich auf Ihre Organisation beziehen. Access wird mit einer Vielzahl von Datenbankvorlagen geliefert, die Sie in der Backstage-Ansicht sehen können, wenn Access geöffnet wird.
Anwendungsteile sind Dateien wie Datenbankvorlagen, aber Sie verwenden sie, um Designelemente zu einer vorhandenen Datenbank hinzuzufügen, anstatt als Grundlage für eine neue Datenbank zu dienen. Beispielsweise stellt der Anwendungsteil „Kommentare" eine Tabelle bereit, die so eingerichtet ist, dass sie Kommentare enthält, einschließlich eines Datums-/Uhrzeitfelds. Einige Anwendungsteile starten einen Assistenten, der Sie beim Erstellen einer Beziehung unterstützt, um zu definieren, wie sich das Anwendungsteil in Ihre vorhandenen Tabellen einfügt. Access wird mit mehreren Anwendungsteilen geliefert, die Sie auf der Registerkarte Erstellen sehen können.
Datentypvorlagen sind Dateien, die Sie verwenden können, um neue Felder und Feldkombinationen zu erstellen. Beispielsweise können Sie die Datentypvorlagen für Start- und Enddaten verwenden, um mit einem Klick ein Paar Datums-/Uhrzeitfelder zu einer Tabelle hinzuzufügen. Datentypvorlagen verwenden einen anderen Dateityp (*.accft) als Datenbankvorlagen und Anwendungsteile. Access enthält eine Vielzahl von Datentypvorlagen, die Sie auf der Registerkarte Felder sehen können, wenn Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet haben.
Speichern und Freigeben von Datenbankdesignelementen zur Wiederverwendung
Erstellen einer Datenbankvorlage oder eines Anwendungsteils Speichern Sie eine Datenbank als *.accdt-Datei, indem Sie die Befehle auf der Registerkarte Datei verwenden. (Die Schritte finden Sie im Abschnitt Speichern und Wiederverwenden von Datenbankdesignelementen .) Anschließend können Sie die Vorlage verwenden, um eine neue Datenbank zu erstellen, oder, falls es sich um einen Anwendungsteil handelt, dessen Funktionen zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen.
Datenbankvorlagen und Anwendungsteile, die Sie erstellen, werden standardmäßig im Ordner für Roaming-Anwendungsdatenvorlagen gespeichert (z. B. C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Vorlagendateien in diesem Ordner ablegen, um sie als Datenbankvorlagen oder Anwendungsteile verfügbar zu machen. Ebenso können Sie Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und anderen zur eigenen Verwendung überlassen.
Hinweis: Seien Sie wie immer vorsichtig, wenn Sie Dateien von Drittanbietern verwenden.
Erstellen einer Datentypvorlage Speichern Sie eine Auswahl von Tabellenfeldern als *.accft-Datei, indem Sie einen Befehl auf der Registerkarte Felder verwenden. (Schritte dazu finden Sie im Abschnitt Designelemente der Datenbank speichern und wiederverwenden .)
Von Ihnen erstellte Datentypvorlagen werden standardmäßig im Datenvorlagenordner Ihrer Roaminganwendung gespeichert (z. B. C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Datentypvorlagendateien in diesem Ordner ablegen, um sie als Datentypen für neue Felder verfügbar zu machen. Ebenso können Sie Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und anderen zur eigenen Verwendung überlassen.
Hinweis: Seien Sie wie immer vorsichtig, wenn Sie Dateien von Drittanbietern verwenden.
Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil (*.accdt)
Sie speichern eine Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil, indem Sie die Befehle auf der Registerkarte „ Speichern und veröffentlichen " in der Backstage-Ansicht verwenden.
Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und veröffentlichen .
Klicken Sie unter Datenbank speichern unter auf Vorlage .
Geben Sie im Dialogfeld „ Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen " die folgenden Felder an:
Name Erforderlich. Geben Sie Text ein, der die Vorlage oder das Anwendungsteil identifiziert. Access zeigt diesen Namen neben der Vorlage oder dem Anwendungsteil an.
Beschreibung Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder Zweck der Vorlage oder des Anwendungsteils beschreibt. Dies erscheint im Tooltip für das Vorlagen- oder Anwendungsteil.
Kategorie Wählen Sie Benutzervorlagen aus, damit der Anwendungsteil unter Benutzervorlagen in der Multifunktionsleiste angezeigt wird (Standardeinstellung). Sie können auch eine Kategorie hinzufügen, indem Sie sie eingeben, und Sie können dann dieses und zukünftige Anwendungsteile dieser Kategorie zuweisen. Die neue Kategorie wird im Menüband angezeigt.
Symbol Geben Sie ein Symbol an, das für die Vorlage oder den Anwendungsteil angezeigt werden soll. Für Anwendungsteile wird dieses Symbol in der Anwendungsteilegalerie auf dem Menüband angezeigt.
Vorschau Geben Sie ein größeres Bild an, das für die Vorlage in der Backstage-Ansicht angezeigt werden soll. Wenn Sie nach einer Vorlage suchen, sehen Sie dieses Bild für diese Vorlage.
Primärtabelle Geben Sie eine Tabelle an, die die Primärtabelle für den Anwendungsteil sein soll. Diese Tabelle wird standardmäßig verwendet, um den Anwendungsteil mit anderen Tabellen in einer Datenbank zu verknüpfen, zu der der Teil hinzugefügt wird. Wenn jemand den Anwendungsteil verwendet, startet Access einen Assistenten, der beim Erstellen der Beziehung hilft. Obwohl standardmäßig die primäre Tabelle verwendet wird, können Sie beim Ausführen des Assistenten eine andere Tabelle auswählen.
Instanziierungsformular Geben Sie ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn aus dieser Vorlage erstellte Datenbanken zum ersten Mal geöffnet werden. Dieses Formular wird standardmäßig nur einmal geöffnet. Das Formular kann Code enthalten, der beim Öffnen ausgeführt wird, aber das Vorhandensein von Code erzeugt eine Sicherheitswarnung.
Anwendungsteil Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Anwendungsteil zu speichern. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Datenbankvorlage zu speichern.
Hinweis: Sie müssen dieses Kontrollkästchen aktivieren, bevor Sie einen Wert für Primärtabelle angeben können.
Daten in Vorlage einbeziehen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Daten in der Datenbank als Teil der Vorlage zu speichern. Wenn neue Datenbanken aus der Vorlage erstellt werden, enthalten sie diese Daten.
Klicken Sie auf OK , um Ihre Vorlage zu speichern. Standardmäßig speichert Access Ihre Vorlage unter C:\Benutzer\<aktueller Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.
Speichern Sie ein Feld als Datentypvorlage (*.accft)
Um eine Datentypvorlage zu erstellen, wählen Sie ein Feld oder eine Kombination von Feldern aus und verwenden dann einen Befehl im Menüband, um sie als Vorlage zu speichern. Stellen Sie sicher, dass das Feld oder die Felder wie gewünscht eingerichtet sind, bevor Sie beginnen – legen Sie alle Eigenschaften fest, die Sie als Teil der Datentypvorlage beibehalten möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für den Datentyp „Euro" erstellen möchten, können Sie ein Währungsfeld erstellen und dann dessen Format auf Euro festlegen.
Öffnen Sie die Tabelle mit den Feldern oder Feldern, die Sie als Vorlage speichern möchten.
Wählen Sie das oder die Felder aus, die Sie zur Wiederverwendung speichern möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen auf Weitere Felder und dann auf Auswahl als neuen Datentyp speichern .
Geben Sie im Dialogfeld „ Neuen Datentyp aus Feldern erstellen " Folgendes an:
Name Erforderlich. Es identifiziert Ihre Datentypvorlage und wird in der Liste der verfügbaren Felder angezeigt, wenn Sie ein Feld aus der Liste „ Weitere Felder " auswählen.
Beschreibung Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder Zweck der Datentypvorlage beschreibt. Dies erscheint in der QuickInfo, die angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über die Datentypvorlage in der Liste „ Weitere Felder " bewegen.
Kategorie Wählen Sie eine Kategorie aus, in der die Datentypvorlage in der Liste „ Weitere Felder " aufgelistet werden soll. Standardmäßig ist die Kategorie Benutzerdefinierte Typen.
Instanziierungsformular Geben Sie bei Bedarf ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn die Datentypvorlage zum ersten Mal verwendet wird.
Klicken Sie auf OK , um Ihre Datentypvorlage zu speichern.
Datenbankdesign von Drittanbietern wiederverwenden
Sie können eine Datenbankvorlage oder ein Anwendungsteil eines Drittanbieters in der Multifunktionsleiste verfügbar machen, indem Sie eine Kopie der .accdt-Datei in den entsprechenden Ordner auf Ihrem Computer legen.
Rufen Sie die Vorlagendatei ab (sie sollte die Dateierweiterung .accdt oder .accft haben).
Legen Sie eine Kopie der Datei in <Systemstamm>Benutzer\<aktueller Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ ab, wobei Folgendes gilt:
<System Root> ist der Stammordner Ihrer Windows-Installation (normalerweise C:\) und
<aktueller Benutzer> ist der Benutzername, mit dem Sie sich bei Windows angemeldet haben.
Hinweis: Wenn der Ordner noch nicht existiert, erstellen Sie ihn.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Um eine Datenbankvorlage zu verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu , klicken Sie auf Meine Vorlagen , klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und dann auf Erstellen .
Um ein Anwendungspart zu verwenden, öffnen Sie die Datenbank, der Sie das Part hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Erstellen auf Anwendungsparts und dann auf das gewünschte Part.
Um eine Datentypvorlage zu verwenden, öffnen Sie die Tabelle, in der Sie ein Feld erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen auf Weitere Felder und dann auf die gewünschte Datentypvorlage.
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